SISTEM INFORMASI AKUNTANSI -Accounting Information system Marshall B. Romney Paul John Steinbart George H. Bodnar William S. Hopwood

Materi 2 Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan dapat: Menguasai teknik, prinsip, dan pengetahuan prosedural tentang penggunaan teknologi informasi. (PP9)

Siklus pemrosesan data dan aktivitasnya Akuntan dan pengguna sistem memainkan peranan penting dalam siklus pengolahan data. Contohnya mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk membantu menjawab pertanyaan seperti ini , Data apa yang sebaiknya dimasukan dan disimpan oleh organisasi dan siapa yang sebaiknya memiliki akses terhadap data tersebut ? Bagaimana sebaiknya ata diatur, diperbaharui, diakses, diambil kembali ? Bagaimana agar penjadwalan dan kebutuhan informasi yang tidak terduga dapat dipenuhi ? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, membutuhkan konsep pengolahan data.

Siklus pemrosesan data dan aktivitasnya Salah satu fungsi SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam sistem manual (tidak berbasis komputer), data dimasukan kedalam jurnal dan buku besar yang disimpan dalam bentuk buku. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukan kedalam komputer dan disimpan dalam file dan database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan yang disebut sebagai Siklus pengolahan Data.

Siklus pemrosesan data dan aktivitasnya PENYIMPANAN DATA SIKLUS PENGOLAHAN DATA Proses empat operasi yang terdiri dari input data, penyimpanan data, pengolahan data dan output informasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informai yang berarti dan relevan OUTPUT INFORMASI INPUT PENGOLAHAN DATA

INPUT DATA Langkah pertama dalam pemprosesan input adalah mengambil data transaksi dan memasukannya ke dalam sistem. Data harus di kumpulkan dari 3 segi setiap aktivitas bisnis : Setiap aktivitas yang menarik Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas Contohnya siklus pendapatan yang paling melakukan transaksi adalah penjualan, baik tunai ataupun kredit. Data mengenai transaksi penjualan; waktu dan tangga; penjualan kredit, karyawan yang membuat form penjualan dan memeriksa, barang yang dijual, kuantitas barang, membuat dftar harga, total jumlah penjualan, instruksi pengiriman, tagihan pelanggan.

INPUT DATA Dokumen Sumber (source documents) Dokumen yang digunakan untuk memperoleh data transaksi pada sumbernya ketika transaksi terjadi, meliputi pesanan pembeliaan, pesanan penjualan dan kartu absen karyawan. Dokumen Sumber (source documents) Catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak ekternal dan kemudian dikembalikan ke sistem input. Dokumen ini ada dalam mesin yang dapat dibaca untuk mempermudah pemprosesan berikutnya sebagai catatan input. Contohnya tagihan utilitas yang dikirim kepelanggan, dikembalikan bersama pembayaran pelanggan dan dibaca oleh alat pemindai khusus ketika dikembalikan. Dokumen Turnaround (turnaround documents)

INPUT DATA Langkah kedua dalam pemprosesan input adalah untuk memastikan data yang di ambil akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data. Langkah ketiga dalam pemprosesan input adalah untuk menyakinkan kebijakan perusahaan, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya, perusahaan tidak ingin menjual barang kepelanggan yang belum membayar tagihannya atau menjual barang untuk pengiriman sesegera mungkin yang keluar dari stok. Permasalahan ini dapat dicegah oleh sistem pemprograman dengan melakukan pengecekan pada batas kredit pelanggan dan catatan pembayaran, dan juga status persediaan, sebelum mengkonfirmasi penjualan ke pelanggan.

PENYIMPANAN DATA Buku Besar Buku besar umum (general ledger) Berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban organisasi Buku besar umum (general ledger) Buku Besar Buku Besar pembantu (subsidiary ledger) Buku besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub akun yang terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang usaha Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun kontrol (control account). Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap – tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA.

PENYIMPANAN DATA Data dalam buku besar disusun secara logis menggunkaan teknik pengkodean PENGKODEAN (coding) Adalah Penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasikan dan mengatur item – item tersebut. Kode Urutan (Sequence code) Kode Blok (Block code) Kode gruop (Group code) Kode Mnemonik (Mnemonic code) Item yang diberi nomor, secara berurutan untuk akun semua item. Contohnya cek yang nomori sebelumnya, faktur dan pesanan pembeliaan Blok angka di cadangkan untuk kategori data tertentu, contohnya menyimpan kategori produk Merupakan dua atau lebih subgroup dri digit yang digunakan untuk kode item, seringkali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok Huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. Contohnya Dry300W05 dapat diartikan Low end(300), putih(W), Pengering (Dry) yang dibuat oleh Sears(05)

PENYIMPANAN DATA BAGAN AKUN JURNAL Merupakan semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan laopran lapa rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk dikodekan, diklasifikasikan dan dimasukan kedalam akun yang sesuai. Bagan akun juga memudahkan laporan keuangan dan laporan persiapan. BAGAN AKUN Jurnal Umum : jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup JURNAL Jurnal khusus : jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas, pembelian, dan pengeluaran kas.

PENYIMPANAN DATA JEJAK AUDIT Jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari ouput ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar dan untuk menelusur perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo awal ke saldo akhir. JEJAK AUDIT

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER ENTITAS (entity) Sesuatu mengenai informasi yang disimpan dalam catatannya, seperti karyawan, barang persediaan dan pelanggan. ATRIBUT (attributes) Sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan dalam database. Contohnya adalah nomor karyawan, tingkat pembayaran, nama dan alamat FIELD Posisi data catatan dimana nilai data untuk atribut tertentu disimpan. Contohnya dalam spreadsheet setiap baris mempresentasikan pelanggan dan setiap kolom adalah atribut untuk pelanggan. Setiap sel dalam spreadsheet adalah field. CATATAN Seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu entitas, seperti semua data penggajian yang terkait karyawan tunggal. Contohnya adalah baris dalam spreadsheet.

ELEMEN – ELEMEN PENYIMPANAN DATA Lima atribut terpisah digunakan untuk menjelaskan masing – maing pelanggan: nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat, batas kredit dan saldo Atribut File piutang ini menyimpan informasi mengenai 3 entitas terpisah perusahan XYZ, ABC dan QRS Nomor pelanggan Nama pelanggan Alamat Batas kredit Saldo 19283 Perusahaan XYZ Jakarta 30.000 24.750 35794 Perusahaan ABC Bekasi 45.000 12.000 56987 Perusahaan QRS Depok 25.000 24.900 Tiga entitas tiga catatan Terdapat 5 field terpisah dalam setiap catatan, berisi data yang menjelaskan atribut entitas khusus (pelanggan). Seperti nilai data 19283 adalah nomor pelanggan untuk perusahaan XYZ Perpotongan baris dan kolom adalah field didalam record, kontennya disebut nilai data (data value) Field

File induk (master file) File Transaksi (transaction file) KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER File adalah sekelompok record yang saling berhubungan, seperti record penggajian semua karyawan. File induk (master file) File permanen record yang menyimpan data kumulatif mengenai organisasi. Saat transaksi terjadi, record dalam file akan diperbaharui. File induk bersifat permanen. File Transaksi (transaction file) File yang berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal tertentu. File transaksi secara konseptual sama dengan jurnal dalam SIA manual Database Seperangkat file data yang saling terkait dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan sedikit redundansi data .

Memperbarui (Updating) PENGOLAHAN DATA Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CURD adalah sebagai berikut : Membuat (Creating) Membuat record data baru, seperti menambahkan data karyawan yag baru di pekerjakan ke database penggajian Membaca (Reading) Mengambil, atau melihat data yang sudah ada Memperbarui (Updating) Data yang tersimpan sebelumnya Menghapus (Deleting) Menghapus data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan

Pemprosesan online, real-time PENGOLAHAN DATA Mengasumsikan catatan transaksi kedalam grup atau batch untuk memproses pada interval reguler seperti harian atau mingguan. Catatan biasanya disortir kedalam beberapa urutan (seperti secara numerik atau alfabet) sebelum pemprosesan. Pemprosesan batch hanya digunakan untuk aplikasi seperti penggajian, yang tidak perlu pembaruan terlalu sering dan terjadi secara alami atau diproses pada waktu yang tepat Pemprosesan Batch Sistem komputer yang mengolah data sesegera mungkin setelha mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk pengguna secara tepat waktu. Sistem ini lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki pada saat itu juga. Ini memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan. Pemprosesan online, real-time

PENGOLAHAN DATA 4 5 1 2 3 1)Mengelompokan dokumen sumber kedalam batch. Membuat total pengendalian 2) Memasukan batch pada waktu yang ditentukan sebelumnya atau ukuran batch. Urutkan file dan edit data yang sesuai 3) Menyimpan data dalam file sementara. 4) Memproses semua batch. Memperbarui file induk lama dengan data transaksi, membuat file induk baru. 5) Cetak atau tampilkan output yang diinginkan secara elektronik.

PENGOLAHAN DATA 3 1 2 4 1) Masukan transaksi ke dalam sistem saat terjadi transaksi 3) Proses file sementara pada waktu yang telah ditentukan. Perbarui file induk lama dengan data transaksi, membuat file induk baru. 4) Cetak atau tampilkan output yang diinginkan secara elektronik 2) Simpen data dalam file sementara

PENGOLAHAN DATA 1) Masukan transaksi ke dalam sistem saat terjadi transaksi 2) Proses pada saat terjadi transaksi. Perbarui file induk dengan data transaksi 3) Cetak atau tampilkan output yang diinginkan secara elektronik

PENGOLAHAN DATA Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Informasi disajikan dalam 3 bentuk : Dokumen Laporan, dan Respon pertayaan

PENGOLAHAN DATA DOKUMEN Laporan (report) Adalah catatan transaksi atau data perusahaan lain yang digunakan oleh pihak internal atau dikirimkan kepihak eksternal. Seperti Cek dan faktur di kirimkan kepada pihak eksternal, sedaangkan laporan penerimaan dan daftar pembelian digunakan secara internal.. DOKUMEN Digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis. Laporan (report) Pengguna eksternal perlu laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan, menilai kelayakan kredit, atau mematuhi peraturan yang disyaratkan

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP) Suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi, seperti keuangan, akuntansi, pemasaran, SDM, manufaktur, manajemen, persediaan ke dalam satu sistem. Penggunaan ERP pada organisasi besar dan menengah untuk mengkoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, menyimpan data dan memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak eksternal untuk mengukur perusahaan. Sistem ERP yang terkoordinasi dengan baikmenggunakan database terpusat untuk berbagai informasi di seluruh proses bisnis maupun mengkoordinasikan aktivitas.

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP) Modul ERP mencangkup : Keuangan : Buku besar, Piutang, Utang, Aktiva Tetap, Penganggaran, manajemen kas, dan Persiapan laporan manajerial dan laporan keuangan SDM dan Penggajian : SDM, Penggajian, Imbalan kerja, Pelatihan, Waktu dan Kehadiran, manfaat dan Laporan pemerintah Memesan ke kas (Siklus pendapatan) : entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan komisi Membeli untuk membayar (Siklus pengeluaran) : Pembelian, penerimaan dan inspeksi persediaan, persediaan dan manejemen gudang dan pengeluaran kas Manufaktur (Siklus produksi) : Perekayasaan, penjadawalan produksi, daftar bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya dan proses manufaktur dan proyek

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP) Manajemen proyek : Penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kinerja, manajemen aktivitas Manajemen hubungan pelanggan : penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan, kontak pelanggan dan dukungan pusat panggilan Alat sistem : Membuat data file induk, membuat perincian arus informasi, pengendalian akses dan sebagainya

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP) Keuntungan sistem ERP dengan database terpusat ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi seluruh perusahaan Input data diambil atau dikunci sekali (tidak berkali-kali saat dimasukan kedalam sistem yang berbeda) Manajemen mendapatkan visibiltas lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan kemampuan memonitor lebih besar Organisasi memiliki pengendalian akses yang lebih baik Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antar unit bisnis Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dengan cepat mengakses pesanan, persediaan, mengirimkan informasi dan detail transaksi pelanggan sebelumnya Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time dan otomasisasi proses manufaktur membuat produktivitas meningkat

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP) Kerugian sistem ERP Biaya : Hardware, Software ERP dan biaya konsultasi berkisar $50 - $500 juta. Pembaruan $50 n- $100 juta dan perusahaan ukuran sedang menghabiskan $10 - $20 juta Jumlah waktu yang diminta : Butuh beberapa tahun untuk mengimplementasi sistem ERP secara penuh tergantung ukuran bisnis, jumlah modul, tingkat penyesuaian, lingkup perubahan dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek Perubahan proses bisnis : Penyesuaian modul membuat organisis harus beradaptasi untuk menstandardisasi proses bisnis sebagai lawan dalam mengadopsi paket ERP untuk proses perusahaan yang ada Kompleksitas : Integrasi berbagai aktivitas dan sistem bisnis yang berbeda Resistansi

TUGAS Siapkan Jurnal yang sudah dipublikasi mengenai ERP Kumpulkan saat Jam matakuliah SIA