Langkah Project PR Campaign

Manajemen Kampanye PR Fase 1 Fase 2 RISET STRATEGI Analisis situasi Analisis organisasi Analisis publik Fase 2 STRATEGI 4. Tentukan Target dan Tujuan 5. Formulasi strategi aksi dan respon 6. Mengembangkan strategi pesan Fase 3 TAKTIK 7. Menentukan taktik komunikasi 8. Implementasi rencana strategis Fase 4 RISET EVALUASI 9. Mengevaluasi rencana strategis

Sistematika Proposal Campaign Halaman judul Nama program/kampanye, nama organisasi, nama organisasi konsultan, nama anggota, tanggal Executive summary Ringkasan isi Daftar isi Riset formatif Analisis situasi (step 1), organisasi (step 2), publik (step 3) Strategi dan taktik 4. Tujuan 5. Strategi aksi dan respon 6. Mengembangkan strategi pesan 7. menentukan taktik komunikasi Timeline/Jadwal Anggaran Rencana evaluasi Uraian tentang metode evaluasi yang digunakan untuk mengukur efektivitas kampanye

Step 1: Analisis situasi Situasi PR Opportunity: sesuatu yg menawarkan keuntungan potensial bagi organisasi atau publiknya Obstacle: tantangan yang menghambat organisasi dalam menjalankan misinya Obstacle atau Opportunity? Mis. Situasi krisis dapat dilihat sebagai opportunity MENGAPA perlu campaign?

Step 2 Analisis organisasi Tiga aspek: Lingkungan internal Kinerja Struktur Penghambat internal Dasar etika Persepsi publik: visibility, reputation Lingkungan eksternal: Pendukung Kompetitor Lawan Penghambat eksternal

Step 3 Analisis publik Publik = siapa?? A public is a group of people that shares a common interest with an organization, recognizes its significance, and sets out to do something about it.

Shadow constituencies Key Publics Customers Producers current potential Financiers Suppliers Shadow constituencies Second Customers Personnel PUBLICS Competitors Opinion Leaders Allies Limiters Enablers Opponents Hostile Forces Media Regulators

Step 4 Menentukan target dan tujuan Visi dan Misi Target (goal): target yg berakar dari visi misi organisasi, lebih umum/global Reputation management goals Relationship management goals Task management goals.

Step 4 Menentukan Target dan Tujuan Standar tujuan: Rooted in goals SMART: Specific Measurable Achievable Relevant Time definite Public-focused Linked to research Clearly defined Singular Challenging Acceptable Tujuan (Objective): pernyataan yg diturunkan dari goal yg bersifat spesifik dan dapat diukur Tujuan Awareness terkait informasi dan pengetahuan Attention Comprehension Retention Tujuan Acceptance fokus pada bagaimana publik bereaksi terhadap informasi Interest Attitude Tujuan Action terkait respon yang diharapkan pada informasi atau sikap Opinion Behavior

Step 5 Formulasi strategi Proaktif dan Reaktif Strategi Proaktif: organisasi meluncurkan program komunikasi berdasarkan rencana dan jadwal yang sesuai dengan kepentingan organisasi – PALING EFEKTIF Strategi reaktif: Merespon pengaruh dan peluang dari lingkungan organisasi

1.Proactive strategy Communication PR Action: Publicity Organizational performance Audience participation Special events Alliance and coalitions Sponsorships Strategic philanthropy Activism Communication Publicity Newsworthy information Transparent communication

2. Reactive Strategies Pre-emptive action Offensive response prebuttal Offensive response Attack Embarrassment Shock Threat Defensive response Denial Excuse Justification Diversionary response Concession Ingratiation Disassociation Relabeling Vocal commiseration Concern Condolence Regret Apology Rectifying behavior Investigation Corrective action Restitution Repentance Deliberate inaction Strategic silence Strategic ambiguity

6. Mengembangkan strategi pesan Verbal Struktur pesan Satu atau dua sisi argumen Urutan presentasi Mengambil kesimpulan Pengulangan Isi pesan Kelugasan Kerunutan “power” words Nama produk dan program Kutipan yang bermakna Bahasa yang etis Non-verbal Simbol Logo Musik Artifak fisik Pakaian Orang Maskot dan karakter promosional Warna Setting

Step 7 Menentukan Taktik komunikasi Komunikasi antarpribadi Menyediakan peluang bagi interaksi dan keterlibatan langsung Media organisasi Diterbitkan oleh organisasi yang mengontrol konten pesan dan waktu, kemasan, distribusi dan akses khalayak. Media berita Menyediakan peluang baru presentasi pesan organisasi pada khalayak luas Iklan dan media promosi Media yang bisa dikontrol oleh organisasi baik secara internal maupun eksternal yang juga menyediakan akses ke khalayak luas Saat menentukan taktik komunikasi, berikan alasan bagi pemilihan masing-masing taktik. Bagi tiap taktik: jabarkan khalayak sasaran/publik, tujuan, anggaran, metode evaluasi

Step 8 Implementasi Rencana Strategi Timeline/Jadwal Timeline Tugas Kerja dari belakang Mei 12 Kirim ke kantor pos Mei 11 tempel label alamt Mei 10 ambil ke percetakan Mei 5 antar ke percetakan April 28 finalisasi copy dan desain, minta persetujuan April 21 selesaikan draft, termasuk copy, desain dan layout April 14 mulai penulisan dan pengembangan desain April 7 tentukan penulis dan desainer April 6 dapatkan approval tujuan dan tentukan anggaran April 2 mulai perencanaan brosur Total waktu yg dibutuhkan: 41 hari

Gantt Chart/ Bar Chart

Anggaran mata anggaran Personalia Bahan habis pakai Biaya media Biaya fasilitas Biaya administrasi : telepon, fotokopi, pengiriman, transportasi dll

Step 9 Evaluasi 5 tingkatan evaluasi: Judgmental assessment: personal and subjective observations, natural Evaluation of communication outputs: Message production: count the number of brochures printed, news release written, a measure of PR work, not a measure of program effectiveness Message distribution: how many brochures distributed, news release mailed, faxed, uploaded. A measure of the spread of message, not the effectiveness of the message. Message cost: how much was paid for the message Advertising equivalency: take news story equally as ad

Step 9 Evaluasi Evaluasi tujuan kesadaran: Evaluasi tujuan penerimaan: Message exposure Message content Message readability Message recall Evaluasi tujuan penerimaan: Feedback study: hits di website, email pertanyaan, telepon, surat Benchmark study: dibandingkan dgn outcome Evaluasi tujuan tindakan: Participasi khalayak: jumlah kehadiran Observasi langsung: hasil spt penjualan tiket, donasi, jumlah suara/pemilih Keefektifan media relative: darimana mendapat pesan ini?

Step 9 Evaluasi: Research Design After-only studies: (1)Implementasi taktik (2) ukur dampaknya. Simpel, asumsi bahwa taktik akan menimbulkan dampak – untuk tujuan tindakan Before-and-after studies: (1) observasi dan ukur sebelu taktik (2) implementasi taktik (3) ukur lagi. Observasi sebelum untuk mendapatkan benchmark/baseline untuk membandingkan, dengan asumsi tdk ada faktor lain yg mempengaruhi Controlled before-and-after studies: 2 kelompok sampel (1) observasi dan ukur masing2 kelompok (2) implementasi taktik pada SATU kelompok (3) ukur lagi kedua kelompok (4) bandingkan hasil, asumsinya perubahan terjadi karena taktik PR PERHATIKAN JUGA FAKTOR EXTERNAL DI LUAR KONTROL STUDI HAWTHORNE EFFECT

Step 9 Evaluasi: Research Methods Quantitative: survey, analisis isi, studi pembaca, pengukuran jumlah (head count), observasi langsung Qualitative: interview, focus group, studi kasus Pelaporan Analisis data dan evaluasi

Step 9 Evaluasi: evaluasi Akhir: Value-added Public Relations evaluasi fokus pada tujuan dan taktik: What did we do? What did we accomplished by doing it? How effectively did this achieve what we set out to do? What did public relations do for the organization as a whole? Meningkatkan hubungan antar organisasi dan publiknya yg bermacam2, mis. Membantu keberlangsungan organisasi, meningkatkan profit, melemahkan oposisi, …

Produksi media PR Website dgn konten multimedia An introduction of the project: Mission, Vision, Goals, Objectives Photo slides/Photo Gallery Video Print designs display: Logos, Roll-ups, Posters, Brochures etc. Audio/Radio Infographics Social Media and promotional posts and campaign updates on social media Media coverage Others…