Cara menyusun SOP

SOP Gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja (langkah,tata urutan kerja) yang harus dilakukan, yang dapat dipakai sebagai pegangan dalam melakukan pekerjaan, dan dapat digunakan untuk menilai efektifitas kerja, dan pegangan bila terjadi perubahan staf

7 syarat prosedur Prosedur disusun berdasarkan kebutuhan: Apakah sudah ada prosedur, jika ada apakah masih relevan dan efektif, jika tidak ada prosedur apa saja yang perlu disusun sesuai dengan standar pelayanan Prosedur harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan, bersama dengan orang yang memiliki tanggung jawab utama terhadap kegiatan tersebut. Komitmen terhadap prosedur hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan dalam proses penyusunan prosedur. Tahapan proses kegiatan dicatat sendiri, dan orang lain diminta untuk memberi tanggapan Prosedur harus jelas, ringkas, dan dapat dilaksanakan Prosedur harus disusun berdasar rujukan yang dapat dipertanggung-jawabkan Merupakan alur kegiatan (flow-chart) dari suatu proses pelayanan.

Apakah semua proses harus disusun prosedurnya ?

Kriteria untuk kajian prioritas High risk High cost High volume Problem prone

Menetapkan tingkat kepentingan proses 1. Prioritas utama: proses-proses yang memenuhi ke-empat kategori 2. Prioritas berikutnya adalah proses-proses yang memenuhi tiga kategori dengan urutan sebagai berikut: a. High risk, problem prone, high volume b. High risk, problem prone, high cost c. High risk, high volume, high cost d. Problem prone, high volume, high cost 3. Prioritas selanjutnya dalah proses-proses yang memenuhi dua kategori dengan urutan sebagai berikut: a. High risk, problem prone b. High volume, problem prone c. High cost, problem prone d. High risk, high volume e. High risk, high cost f. High volume, high cost

Matriks 1. Identifikasi Proses No Proses proses yang perlu disusun standar 1 2 3

Matriks penilaian proses Proses-proses High risk High volume Problem prone High cost

Matriks penilaian akhir pemilihan proses Proses kritikal (4 kategori) Proses amat sangat penting (tiga kategori) Proses sangat penting (dua kategori) Proses penting (satu kategori)

Ingat dlm menyusun prosedur Siapa yang menyusun prosedur Bagaimana merencanakan dan mengembangkan prosedur Bagaimana mengenali prosedur Bagaimana memperkenalkan prosedur Bagaimana mengendalikan prosedur

Ciri-ciri prosedur yang baik Tidak menggunakan kalimat majemuk Mengenal dengan jelas siapa yang melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa Menggunakan bahasa yang dikenal oleh pemakai Merupakan bagan alur dari proses kegiatan

Langkah-langkah penyusunan prosedur Tentukan proses yang akan disusun prosedurnya Identifikasi kegiatan-kegiatan pd proses tsb Gambar flow-chart (bagan alur) proses tsb (dlm mikro flow-chart kegiatan dirinci dalam kerja) Tuliskan prosedur dengan format yang disepakati

Beberapa istilah yang digunakan SOP (Standard Operating Procedure) Prosedur tetap (protap) Prosedur kerja Prosedur tindakan Prosedur penatalaksanaan Petunjuk pelaksanaan Petunjuk teknis

Jenis SOP SOP pelayanan profesi: mengatur tata cara penangan terhadap pasien: SOP untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk diagnosis dan terapi (contoh: punksi lumbal, biopsi, dsb) SOP untuk aspek manajerial: proses kerja menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh: prosedur konsul) SOP administrasi: mengatur tata kerja kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai)

Logo RS Judul SOP No Dokumen No Revisi Halaman Prosedur Tetap Tanggal terbit Ditetapkan Direktur Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit Terkait Dokumen Terkait Rujukan

Daftar tilik (check-list)

Daftar tilik Daftar urutan kerja yang secara konsisten dikerjakan dan diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian (prosedur) kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda

Kapan daftar tilik digunakan Untuk mendukung standarisasi suatu tugas Tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks, dan tidak menggantikan prosedur yang ada Hanya mendukung, mempermudah pelaksanaan dan monitoring prosedur

Langkah-langkah pembuatan daftar tilik Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik Gambar flow-chart prosedur tsb Buat daftar kerja yang harus dilakukan Susun daftar kerja tsb secara berurut Kembangkan daftar tilik dengan format yang disepakati Uji coba Perbaikan Standarisasi daftar tilik

Instrumen monitoring dan tindak lanjut No Variabel yang dinilai/dimonitor Hasil Penilaian/monitoring Rekomendasi tindak lanjut Keputusan Pelaksanaan tindak lanjut