Oleh : Susi Hardjati Materi 2

Sistem Kantor 1.Konsep Sistem 2.Urgensi Sistem Kantor 3.Pengertian Sistem Kantor 4.Karakteristik Sistem Kantor 5.Tujuan Sistem Kantor 6.Kelebihan Sistem Kantor 7.Keterbatasan Sistem Kantor 8.Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem Kantor Materi 2

KONSEP SISTEM ■Bagan Sebuah Sistem

Definisi Sistem  Sistem terdiri dari sub sistem yang berhubungan dalam pencapaian tujuan  Sistem merupakan satu kesatuan yg terdiri bagian2/ sub sistem yg saling berhubungan & saling bergantung, yg bekerja secara berangkai/berurutan sesuai dg rencana yg telah direncanakan guna mencapai tujuan yg telah ditetapkan

Urgensi Sistem Kantor KompetisiTujuan Organisasi BiayaSistem Kantor

Pengertian Sistem Kantor Sebuah jaringan prosedur yang terintegrasi dan dirancang untuk melaksanakan kegiatan utama Terry, G.R. Sekelompok bagian yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi, yang beroperasi secara berurutan, sesuai dengan rencana yg telah ditetapkan untuk mencapai tujuan Littlefield, et al.

Kesimpulan Pengertian Sistem Kantor Sistem perkantoran terdiri atas subbagian yang saling berkaitan, yang beroperasi secara berurutan, tetapi tidak terpisah Sistem perkantoran berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi Sistem perkantoran memiliki prosedur yang baku untuk melakukan kegiatan

Karakteristik Sistem Kantor Efektif Sistem kantor dianggap efektif ketika dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan Efisien Sebuah sistem yang efisien harus dapat menurunkan biaya. Handal Sistem memiliki hasil yang konsisten Fleksibel Sistem mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi lingkungan Sederhana Desain sistem tidak rumit. Kesederhanaan sistem memfasilitasi pemahaman pada pengguna sistem. Diterima Sistem dapat diterima dan digunakan oleh pengguna sistem.

Contoh Sistem Kantor

Tujuan Sistem Kantor Efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi Efisiensi mengandung makna efektivitas dan ekonomis. Efektivitas berarti layanan yang lebih cepat kepada pelanggan sesuai kebutuhan pelanggan. Ekonomis berarti produktivitas yang lebih tinggi dengan biaya lebih rendah, pemanfaatan personil dan peralatan yang baik, dan persediaan disimpan pada tingkat yang optimal

Tujuan Sistem Kantor Mengendalikan biaya operasi Sistem adalah dasar untuk mengendalikan biaya operasi. Hasil kerja saat ini dibandingkan dengan standar. Jika ketidaksesuaian ditemukan, langkah-langkah perbaikan untuk menyesuaikan atau memodifikasi metode penanganan dapat dilakukan.

Tujuan Sistem Kantor Meningkatkan efisiensi operasional Ini berarti bahwa gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan ketidakpastian diminimalkan. Pada saat yang sama tanggung jawab untuk tugas-tugas khusus didelegasikan, sehingga atasan dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya.

Tujuan Sistem Kantor Membantu pencapaian tujuan organisasi Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif, maka sistem tersebut dapat membantu pencapaian tujuan organisasi, yaitu menjamin kepuasan pelanggan, pengurangan biaya dan keuntungan yang lebih tinggi.

Kelebihan Sistem Kantor Kelancaran aliran kerja Karyawan mengikuti metode yang baku untuk membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan Keseragaman tindakan Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar) Ekonomis sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu, duplikasi kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan Penetapan tanggung jawab Sistem membagikan dan mendistribusikan pekerjaan kantor secara sistematis Pelatihan karyawan Sistem memberikan pelatihan yang sederhana namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor Koordinasi kegiatan Sistem membantu karyawan untuk memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen lain Mengurangi beban manajemen Sistem membantu dalam memastikan tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin

Keterbatasan Sistem Kantor Kesulitan membangun sistem Merancang sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor yang mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem Kesulitan mematuhi sistem Pekerjaan tertentu selalu membutuhkan fleksibilitas dalam pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan Sistem tidak dapat berguna sepanjang waktu Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi Investasi sistem Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada komputer

Prinsip Pengembangan Sistem Kantor 1.Sistem harus sederhana untuk memudahkan pengawasan; 2.Sistem didasarkan pada spesialisasi; 3.Menghindari penulisan, gerakan atau upaya yang tidak perlu; 4.Menghindari kemacetan, dan mencari aliran terbaik dari pekerjaan; 5.Menghindari duplikasi pekerjaan, terutama dengan formulir yang digunakan; 6.Menghindari pemeriksaan yang tidak perlu; 6.Sistem harus fleksibel dan mudah beradaptasi dengan kondisi yang berubah; 8.Distribusi yang tepat kepada para karyawan; 9.Latihan terus-menerus untuk mengendalikan kinerja; 10.Pemanfaatan peralatan kantor dengan penggunaan yang maksimum; 11.Penggunaan urutan terbaik dalam melakukan operasi.

Terima kasih Materi – 03