PROTOKOL UPACARA AKDEMIK Prof. Dr. Ali Imron Al-Ma’ruf, M.Hum. PBSI FKIP & MPBi Sekolah Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Surakarta 1

BEBERAPA JENIS UPACARA AKADEMIK 1. Upacara Wisuda 2. Upacara Dies Natalis (Milad) 3. Upacara Promosi Doktor 4. Upacara Pengukuhan Guru Besar (Profesor) 5. Upacara Penandatanganan Nota Kesepahaman (MoU) 5. Upacara Penyambutan Mahasiswa Baru DEMIK

DEMIK PERSIAPAN PROTOKOL AKADEMIK Menyusun acara sesuai dg bentuk & jenis upacara: upacara wisuda, dies natalis, pengukuhan guru besar, MoU, dsb. 2) Bagilah waktu dg jumlah mata acara (alokasi waktu) 3) Konsultasikan susunan acara kpd pimpinan PT (dlm rapat lbh baik agar tidak ada agenda yg terlewatkan). 4) Hubungi & periksalah personal2 yg bertugas, sudah hadirkah (Qari’/Qari’ah, pimpinan PT, pejabat, keynote speaker, pembicara, pemandu, penambat, petugas IT, dll. 5) Adakan percobaan gladi bersih)utk pemantapan 6) Periksalah segala peralatan/perlengkapan yg berkaitan dg kesuksesan upacara dg memeriksa secara teliti DEMIK

PERALATAN/PERLEBGKAPAN UPACARA AKADEMIK 1) bendera: nasional, universitas/fakultas/ organisasi/yayasan 2) panggung/back ground dan tulisannya, 3) foto Presiden dan Wakil Presiden, 4) lambang garuda Pancasila, 5) pengeras suara (sound system), 6) mimbar, 7) palu, 8) posisi tempat duduk (meja/kursi) dan setting arena 9) papan nama pejabat/undangan VvIP/VIP DEMIK

DEMIK PERALATAN ….…..... Lanjutan 10) laptop, LCD, dan layar, 11) taplak meja, 12) vas bunga, 13) map dan pulpen (alat tulis jika upacara serah terima jabatan, Sidang Senat Terbuka Ujian Terbuka S3/Doktor), 14) tongkat universitas/perguruan tinggi, 15) gong/bedhuk/drum, 16) taman bunga rekaan (garden) 17) gunting 18) pita, 19) peralatan sirine, dll. DEMIK

DEMIK PERSYARATAN PROTOKOL 1) Mempunyai mental yg kuat 2) Berkepribadian baik & sopan santun 3) Mempunyai pengetahuan luas 4) Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka thd permasalahan 5) Dapat mengambil keputusan dg cepat & tepat. 6) Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai pendapat orang lain. 7) Berpenampilan menarik, simpatik, pandai mematut diri, dan berbusana sesuai dg situasi. 8) Berbahasa dg baik dan sopa DEMIK

HAL-HAL YG PERLU DIPERHATIKAN PADA TAHAP PERENCANAAN a. Sifat acara apakah resmi, setengah resmi atau hiburan. b. Kapan dilaksanakan. c. Siapa yang terlibat dan menyelenggarakan. d. Di mana diselenggarakan. e. Bagaimana tata urutan acara. f. Pemilihan personil. g. Jadwal kegiatan. h. Gladi kotor/gladi bersih DEMIK

PETUGAS YANG HARUS DISIAPKAN PROTOKOL a. Petugas pengatur tata upacara: -- tata tempat, penerima tamu, pembawa acara/MC, pembawa baki, dan sebagainya. b. Petugas administrasi dan ketatausahaan: -- naskah pelantikan, Surat Keputusan, Berita Acara Serah Terima Jabatan, sambutan, vandel, baki, pemukul gong, gunting, pita, dan lain-lain. DEMIK

KOMPOSISI ARENA TEMPAT PEJABAT/PIMPINAN Pejabat/tamu tertinggi kedudukannya (VVIP/VIP) ditempatkan paling depan dan posisinya di tengah. 2) Jika tempat duduk berjajar, VVIP/VIP ditempatkan di tengah-tengah; yg duduk di seblh kanan adalah pejabat yg kedudukannya lbh tinggi drpd yg di seblh kiri. 3) Jika dg meja, tempat utama adalah yg menghadap pintu keluar. 4) Khusus tempat terhormat bagi pejabat di mobil adalah tempat duduk bagian belakang (sedan), dan bagian depan pada mobil jenis station/Jeep di sebelah pengemudi). DEMIK

ATURAN UMUM DEMIK b. Pejabat VIP akan datang paling akhir setelah a. Jika ada meja pimpinan, tempat VIP adalah tempat yang menghadap ke arah pintu keluar. b. Pejabat VIP akan datang paling akhir setelah undangan masuk. c. Urutan tempat duduk disesuaikan dengan jabatan. d. Jika pejabat berhalangan hadir, tempat duduk yg mewakili sesuai dengan jabatannya. DEMIK

DEMIK ATURAN UMUM Lanjutan ....... e. Jika undangan resmi, maka sebaiknya tempat duduk untuk bapak dan ibu dipisahkan. f. Tempat duduk pejabat ditempel lebel atau diberi tanda. g. Konsumsi pejabat disiapkan terlebih dahulu di atas meja (kecuali acara pelantikan, konsumsi di luar). h. Jika undangan datang terlambat setelah acara dimulai, dilewatkan dari pintu samping/ belakang. DEMIK

TATA URUTAN PENEMPATAN PEJABAT Kedudukan dalam eselon kenegaraan. b. Kedudukan menurut administratif. c. Status/kedudukan sosial. d. Hal tertentu menurut keadaan. DEMIK