SISTEM PERKANTORAN SISTEM PERKANTORAN (J.C. DENYER 1975) Urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembi-kinan faktur penjualan dsb) dan berkenaan de-ngan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dengan dimana dan bilamana dilaksana-kan. SISTEM PERKANTORAN IALAH: Segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Contoh: sistem kearsipan, sistem surat menyurat

Sistem kerja adalah: suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Prosedur perkantoran: segenap rangkaian metode kerja yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Contoh: prosedur penerimaan dan penjawaban surat

Tata kerja adalah: Cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin terhadap suatu tugas dengan mengingat segi tujuan, peralatan, fasilitas, tanaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. TUJUAN DITERAPKANNYA TATA KERJA YANG TEPAT: Mencegah terjadinya pemborosan tenaga, biaya, material, waktu dan lainnya. Mencegah terjadinya kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan Menciptakan koordinasi, pembagian waktu, tugas dan tanggung jawab secara tepat.

MANFAAT PERENCANAAN SISTEM PERKANTORAN MENURUT J.C Denyer adalah: Kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan Pengurangan keterlambatan hambatan Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha

PRINSIP-PRINSIP UMUM SISTEM PERKANTORAN MENURUT J.C Denyer Mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan. Dapat menghindari kerja dan terjadinya kekembaran kerja dan warkat. Dapat menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas secara minimum. Menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu Memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja Mencegah shg jumlah pekerjaan dng perbekalan kertas adalah minimum Mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan pengecekan yang tidak perlu adanya prinsip pengecualian Pengecualian terhadap aturan perlu diusahakan sedikit mungkin

9. Menghindarkan pengecekan yang tidak perlu 10.Memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin tetapi tidak dipergunakan secara berlebihan 11.Berdasarkan asas kesederhanaan AZAS PENYUSUNAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan Disesuaikan dengan kebijakansanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien Dievaluasi secara periodik dan bila perlu direvisi untuk disesuiakan dengan kebutuhan

PERENCANAAN KANTOR 1. Perencanaan pergedungan/tempat Faktor yang harus diperhatikan yaitu: Tujuan organisasi Struktur organisasi Jumlah orangnya Alokasi jabatan Cara perawatannya Isi gedung atau tempat kerja Tata ruang gedung Sarana komunikasi Lokasi kantor

PERSYARATAN LOKASI KANTOR Lingkungan lokasi yang hendak dipilih Jarak hubungan kantor pusat dengan kantor cabang Biaya untuk membangun/menyewa gedung Kemungkinan kantor untuk mendapatkan personil yang tempat tinggalnya dekat kantor Faktor keleluasaan untuk menggunakan jalan/sarana tranportasi Kemudahan menggunakan sarana umum: bank, pos Keamanan bagi kantor dengan segala isinya

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Management Information System (MIS) atau SIM adalah: sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalu lintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petuas yang berkepentingan agar melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan membuat berbagai keputusan yang tepat

Informasi adalah segala yang dikomunikasikan diantara orang-orang. Informasi = pengetahuan Inform = menyampaikan Informare (bahasa Latin) = mengusahakan agar berbentuk Jadi dapat diibaratkan bahwa tanpa information sesuatu organisasi tidak akan mempunyai bentuk tau dengan kata lain tidak bisa berlangsung.

FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Adanya SIM yang baik dapat dicegah pencarian keterangan yang lama. Dapat dicegah kehilangan keterangan yang merugikan organisasi Dapat dihindarkan penimbunan keterangan yang sebagian besar tak berguna Dapat dihindari kekembaran keterangan yang memboroskan biaya Dapat terhapus kemungkinan adanya lalulintas informasi yang simpang siur atau terputus-putus

FUNGSI SIM SECARA UMUM Dapat memperlengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan yang perlu agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan sebaik-baiknya. Tugas pimpinan adalah membuat keputusan dan melakukan pengontrolan/pengawasan untuk ini sangat memerlukan keterangan yang lengkap, akurat dapat dipercaya.

UNSUR-UNSUR POKOK SIM SUMBER DAYA: berupa data yang kemudian menjadi informasi HAMPIRAN : Kerangka sistem AKTIVITAS : pengolahan (processing) PERLENGKAPAN: berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi