SUKABUMI 2006 KANTOR INFOKOM ,PDE DAN ARSIP DAERAH KOTA SUKABUMI PENULUSURAN ARSIP BERSEJARAH DALAM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DAN PEMBANGUNAN KANTOR INFOKOM ,PDE DAN ARSIP DAERAH KOTA SUKABUMI SUKABUMI 2006

V I S I SEKSI ARSIP DITEMUKANNYA ARSIP DENGAN CEPAT, TEPAT, AKURAT DAN TERPERCAYA

M I S I Meningkatkan kualitas SDM dibidang kearsipan Menyederhanakan tata kerja kearsipan Meningkatkan motivasi kerja melalui pengembangan kemauan, kesungguguhan dan laksanakan dalam pengelolaan Arsip Menyediakan sarana dan prasarana kearsipan Menyelamatkan dan melestarikan Arsip yang bernailai guna dan Arsip kesejarahan

Peraturan Perundang-undangan dan Kaidah Kearsipan Sebagai Dasar Menyusun Kebijakan di Bidang Kearsipan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan Media Lainnya dan Legalisasi Peraturan Daerah Nomor 8 tahun 2003 tentang Susunan Organisasi tata kerja dan Setwan Keputusan Walikota Sukabumi Nomor 44 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas pokok dan fungsi Kantor Infokom, PDE dan Arda

Pentingnya Arsip Sebagai darah kehidupan Organisasi Sebagai tulang punggung organisasi Sebagaii tulang punggung manajemen ( Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan) Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan aparatur Sebagai bukti sah di pengadilan Sebagai memori Organisasi Sebagai Aset Penting Organisasi Sebagai Identitas Organisasi Sebagai bukti Sejarah Sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan dan kebijakan lain

Pentingnya Arsip ( R.J. Alfaro, Presiden Panama, 1937 ) “ Pemerintah tanpa Arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat…..Arsip Merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa “ ( R.J. Alfaro, Presiden Panama, 1937 )

Pentingnya Arsip “ Dunia tanpa Arsip akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang syah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif “ ( Liv Mykland, 1992 )

Pentingnya Arsip “ Dalam menyongsong pelaksanaan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999, Arsip adalah merupakan suatu bukti otentik, orisinil dan syah dalam kita hidup berbangsa dan bernegara. Dengan demikian Pemerintah Daerah Harus melestarikan arsip-arsip tersebut sebagai sikap peduli terhadap penyelamatan bukti sejarah. Untuk melaksanakan hal-hal tersebut diatas kiranya perlu didukung semua pihak. Kesamaan visi dan persepsi terhadap penanganan tertib administrasi dibidang kearsipan hendaknya terus ditumbuh kembangkan .” (Amur Muhasim,SH, Msi) (Sekretaris Jenderal Departemen Dalam Negeri, 26 Agustus 2000)

Pentingnya Arsip ( Sir Arthur Doughty 1924 ) “ Dari semua aset Negara yang ada, Arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari Generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat peradaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.” ( Sir Arthur Doughty 1924 )

Pentingnya Arsip “ Apabila dokumen2 Negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan semata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menangggung akibat daripada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2nja memberi pelajanan kepada rakjat.” ( Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969 )

Pentingnya Arsip “Tanpa Arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. Oleh karena itu, tidaklah akan terlalu keliru jika dikatakan bahwa kondisi kearsipan nasional suatu bangsa dapat dijadikan indikasi dari kekukuhan semangat kebangsaannya.” (Mordiono, Menteri Sekretaris Negara, 25 Maret 1996 )

Arah Kebijakan

ARSIP Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan, badan-badan swasta, dan perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan (Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971)

Istilah Arsip ( Indonesia) Archief ( Belanda) Archives (Perancis) Records ( UK) Records & Archives ( USA )

FUNGSI ARSIP (UU No. 7 Tahun 1971 Pasal 2) ARSIP DINAMIS Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara/pembangunan/perusahaan/kegiatan. ARSIP STATIS Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk pereencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau untuk penyelenggaraan administrasi Negara/perusahaan/kegiatan. Catatan: Perlu ditambahkan yaitu yang mempunyai nilai guna sekunder permanent/kesejarahan

ARSIP AKTIF (PP 34/1979 Pasal 1 (3) Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipegunakan dalam penyelenggaraan administrasi ARSIP IN-AKTIF (PP 34/1979 Pasal 1 (4) Arsip dinamis yang frekuensinya penggunaannya untuk Penyelenggaraan administrasi sudah menurun

Dokumen Perusahaan Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan Kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. (UU No 8 Tahun 19977, Pasal 1)

Karakteristik Arsip Informasinya meliputi : Isi ( Content) Unik Otentik Realibel/kredibel Sah Akurat Mewadahi Kompleks Bermakna Komprehensip tidak dapat diganggu gugat

Tugas Pemerintah (UU Nomor 7 Tahun 1971, pasal 4 ayat 2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 hurup b undang-undang ini sebagai bukti pertanggung jawaban nasional , yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.

ORGANISASI KEARSIPAN Arsip nasional di Ibu kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada lembaga kearsipan nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat . b. Arsip Nasional di tiap Ibukota Daerah Prop, termasuk Daerah Kab/kota selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah

KEWAJIBAN KEARSIPAN Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, melestarikan dan menyelamatkan Arsip yang masih bernilai guna dan Arsip kesejarahan yang berasal dari Badan-badan swasta dan/ atau perorangan.

DAUR HIDUP ARSIP

Penelusuran Arsip

Ketentuan Pidana UU No. 7 Tahun 1971 Pasal 11 Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. Tindak pidana yang termasuk dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan.

PENUTUP Sesuai yang telah diamanatkan Undang- undang Nomor 7 Tahun 1971 bahwa lembaga kearsipan wajib untuk menyelamatkan Arsip- Arsip yang bernilai guna dan Arsip kesejarahan. Hal ini untuk diketahui oleh generasi sekarang dan yang akan datang.

TERIMA KASIH