Mengundang ‘tamu’ dari luar Australia PPIA Monash Prepared by: Adil Yamanie, Ketua PPIA Monash

LATAR BELAKANG [1] BP ini dibuat dengan maksud menjabarkan langkah-langkah yang penting apabila akan mengundang tamu (band, artis, atau tokoh nasional) dari negara yang bukan tempat berdomisili dari organisasi yang bersangkutan. Namun disini saya akan membahas tentang topik yang lebih spesifik, yaitu mengundang tamu dari tanah air untuk berpartisipasi di salah satu event yang di selenggarakan oleh organisasi saya, PPIA Monash Uni. [2] Laporan detail ini diharapkan dapat membantu seluruh panitia dari penyelenggara suatu event dimana kebanyakan tugas yang bersifat supervisi akan menjadi tanggung jawab utama project manager-nya dan tugas-tugas pelaksanaan lainnya adalah tanggung jawab bagian-bagian tertentu dari kepanitian penyelenggara. Tentunya kerjasama seluruh panitia akan membantu berlangsungnya acara dengan sukses karena dapat menghindari risk dari free-rider dengan cara memastikan semua kolega yang terlibat sudah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

LATAR BELAKANG [3] Ketika harus mengundang tamu dari luar negeri untuk acara organisasi kita, banyak sekali hal-hal yang perlu di kerjakan dan semoga dengan adanya inisiatif ini bisa membantu untuk mengingat apa saja yang perlu dilaksanakan. BP ini akan sangat berguna apabila jangka waktu yang ada sangatlah terbatas, terutama apabila mayoritas dari panitia adalah pelajar atau sudah kerja, dan banyak sekali pekerjaan yang harus dilakukan.

IMPLEMENTASI [1] Dengan adanya BP ini, diharapkan tidak ada hal-hal penting yang terlewatkan, baik dalam tahap perencanaan maupun tahap pelaksanaan, ketika mengundang tamu dari daerah diluar organisasi penyelenggara berdomisili. Contohnya sebagai berikut: Memastikan ada dana yang cukup, negosiasi price & time dengan tamu yang akan diundang, mencari venue yang sesuai dengan aggreements didalam kontrak, assign petugas LO secukupnya beserta mencari akomodasi untuk tamu tersebut, dan yang paling penting adalah memastikan tamu tersebut memiliki passport dan visa yang masih berlaku (apabila tidak punya, pastikan tamu tersebut mengurusnya sendiri) dan memilih penerbangan dengan waktu yang sesuai dengan jadwal acara-nya. Pastikan tamu-nya tidak ketinggalan pesawat dan batal berangkat sehingga acaranya gagal, ini adalah worst case scenario dan risk ini akan selalu ada.

IMPLEMENTASI [2] Singkatnya, BP ini memiliki beberapa langkah penting seperti: Dana (penting sekali memastikan ada dana yang cukup, baik dari penjualan tiket maupun sponsor, karena biasanya biaya mendatangkan tamu dari luar daerah domisili sangat mahal dan banyak pengeluaran tak terduga) Negosiasi kontrak (selalu menawar harga semurah mungkin! Pastikan waktu yang dipilih bisa dilaksanakan oleh kedua pihak dan tulis secara spesifik terms dari kontrak-nya. E.g. Pembayaran untuk apa saja dan kapan, jumlah tamu yang dibayar, apa saja yang disediakan panitia, tanggung jawab, dll) Venue (pilih tempat yang sesuai dengan tema acara-nya, e.g. Theatre, club) Petugas LO (biasanya tamu akan minta ditemani jalan-jalan, petugas LO bertanggung jawab penuh terhadap tamu tersebut) Akomodasi (tempat tinggal untuk tamu yang diundang, bisa dari sponsor) Passport dan Visa (minta surat resmi dari Konjen/Dubes untuk memudahkan dan mempercepat permohonan visa) Penerbangan (tanggal dan jam terbang harus cocok dengan jadwal tamu-nya)

IMPLEMENTASI [3] Seperti yang sudah disebutkan beberapa kali sebelumnya, BP ini dapat membawa dampak positif dalam bentuk reminder untuk panitia penyelenggara akan hal-hal yang perlu di perhatikan apabila mengundang tamu dari luar negeri. Terutama untuk organisasi yang baru pertama kali melaksanakan hal ini, menyiapkan isi kontrak yang matang pada saat negosiasi dapat mencegah pihak luar untuk take advantage dari kami. Perlu di ingat bahwa BP ini dibuat secara subjective dan mungkin kurang sempurna sehingga perlu dibandingkan dengan BP dari organisasi lain yang membuat BP dengan topik yang sama. [4] Faktor lain yang sangat krusial adalah koneksi dengan pihak lain yang dapat memudahkan langkah-langkah diatas. Banyaknya koneksi dapat membantu dalam hal-hal seperti sponsor, negosiasi, dan publikasi sehingga acara dapat berlangsung tanpa banyak halangan dan mengurangi kemungkinan untuk gagal.

SIGNIFIKANSI [1] Setelah mengimplementasikan BP ini, ada perubahan-perubahan sangat berarti yang memang diharapkan sejak awal akan mengambil tempat dalam pelaksanaan program kerja yang melibatkan mengundang tamu dari luar negeri. Organisasi yang menggunakan BP ini akan tahu dimana untuk memulai sehingga rasa cemas dan bingung tidak akan mengganggu pengambilan keputusan yang cepat dan fleksibel. Hal-hal yang harus disiapkan sebelum mengundang tamu dari luar negeri akan sangat berpengaruh dengan kesuksesan dari acara tersebut, oleh karena itu isi dari kontrak harus dibuat se-spesifik mungkin tanpa melupakan kondisi-kondisi apapun yang dapat merugikan penyelenggara, baik secara finansial maupun mental.

APLIKASI [1] Organisasi kami adalah organisasi pelajar dan kebanyakan dari kami tidak memiliki pengalaman dasar dalam hal mengundang tamu dari luar negeri untuk berpartisipasi dalam sebuah acara. Sebenarnya isi dari BP ini bisa digunakan oleh segala jenis organisasi karena dibuat dengan konsep paling dasar dan memang bertujuan untuk menjadi pengarah untuk mengundang tamu dari luar negeri. Walaupun setiap organisasi memiliki perbedaannya masing-masing, terdapat satu bagian yang bisa disesuaikan dengan situasi tersebut adalah isi dari kontrak dengan tamu dan juga sponsor karena tujuan dari setiap acara akan berbeda, begitu juga dengan tamu yang diundang dan dana yang diperlukan. Pastikan langkah-langkah diatas dilaksanakan secara menyeluruh dan detail demi mencegah pelanggaran terhadap perjanjian yang tertera di dalam kontrak

SHORT STORY [-] Pada Agustus 2007, PPIA Monash uni (VIC) mengundang Tukul Arwana dan beberapa pelawak kelas kakap lainnya untuk memeriahkan acara besar eksternal kami dengan bentuk talk show yang sebelumnya belum pernah dibuat di Melbourne. Negosiasi dilakukan di Jakarta dan berhasil dilaksanakan dengan lancar, kontrak pun ditanda tangani tanpa harus menunggu lama-lama, namun ada beberapa hal yang tidak kami masukkan ke dalam kontrak sehingga terjadi banyak kebingungan dalam hal apa saja tanggung jawab dari kedua belah pihak. Mencari venue dengan tanggal yang sesuai pun cukup sulit namun keberuntungan berperan penting pada saat itu sehingga akhirnya kami menyewa Australia National Theater. Aplikasi visa juga sangat mudah cepat karena kami mendapat surat keterangan dari Konsulat Jendral Victoria dan Duta Besar dari Canberra, walaupun visa dikeluarkan dalam jangka waktu yang sangat dekat dengan tanggal kepergian mereka. Ketika Tukul dan kawan-kawan tiba di Tullamarine Airport, petugas LO datang menjemput dan membawa mereka ke tempat penginapan yang kami sediakan dan kemudian membawa mereka jalan-jalan di City. Pada hari-h pun semuanya berjalan lancar dan acara berjalan dengan sangat sukses, semua senang dan tiket terjual habis tanpa ada sisa.