PROYEK 9 FORMULIR DAN LAPORAN BASIS DATA

NAMA KELOMPOK DESI RIANTI 0211 10016 MERRY MD 0211 10017 SITI FATONAH 0211 10023

Tujuan Belajar : →Mengetahui cara menggunakan file basis data yang sudah ada. →Memahami cara pembuatan formulir untuk tabel basis data. →Mengetahui cara membuat batasan nilai data untuk field data pada sebuah formulir. →Memahami cara membuat laporan berdasarkan satu tabel basis data dan banyak tabel basis data. →Mengetahui cara menghitung ringkasan field pada sebuah laporan. →Mengetahui bagaimana mengubah format laporan.

Pendahuluan Proyek ini menggunakan Microsoft Access untuk membuat formulir dan beberapa laporan untuk basis data yang sudah ada. Basis data awal dapat diunduh (download) dari situs Prentice Hall untuk buku teks ini di WWW.PRENHALL.COM/MCLEOD. Basis data Access terdiri atas satu file. Meskipun terdapat banyak tabel tersebut banyak tabel di dalam sebuah basi data, tabel tersebut terletak di dalam file basis data, bersama dengan formulir, laporan, atau komponen-komponen basis data yang lain. Yang harus diperhatikan dalam menggunakan peranti lunak basis data adalah ukuran file basis data dapat bertambah dengan amat cepat.

Basis Data Textbook Basis data textbook terdiri atas empat tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain karena memiliki nilai yang sama. Tabel dan field datanya ditampilkan pada figur P9.1. Field dari berbagai tabel dapat dikombinasikan jika terdapat nilai-nilai yang sama antara dua tabel.

Figur P9.1 Tabel dan field pada basis data Textbook

Figur P9.2 Nilai-nilai pada tabel Student

Membuat Formulir Anda dapat menggunakan formulir untuk memasukkan data ke dalam sebuah tabel. Formulir bukan hanya memudahkan entri data, tetapi juga menampilkan catatan dari tabel satu demi satu karena sebuah tabel basis data dapat berisikan banyak catatan, menampilkan satu demi satu catatan dapat memudahkan pengguna untuk melihat catatan tersebut. Selain untuk melihat data dengan lebih mudah dan entri data, formulir dapat digunakan untuk menguji nilai yang dimasukkan dan menolak nilai yang salah. Dalam basis data textbook, nomor buku harus memiliki nilai kurang dari 1.000, dan peraturan tersebut harus diletakkan dalam desain formulir.

Figur P9.3 Nilai dalam tabel BOOK

Figur P9.4 Layar basis data Textbook

Dalam pendefinisian tabel STUDENT, field data CopiesToSell dibatasi hingga senilai 10 atau kurang; formulir apa pun yang dihasilkan akan menerapkan peraturan tersebut. Kliklah pada tab “forms” dan pilihan “Create form by using wizard” seperti yang ditunjukkan dalam figur P9.5. “Wizard” adalah prosedur yang digunakan Access untuk memandu anda tahap demi tahap dalam pembuatan sebuah objek (misalnya formulir). Anda dapat menggunakan wizard untuk membuat berbagai formulir dan laporan yang anda butuhkan.

Figur P9.5 Layar untuk membuat formulir

Figur P9.6 Pilih field dari tabel

Figur P9.7 Pilihlah masing-masing field dari tabel STUDENT

Figur P9.8 Ubahlah nama formulir tersebut

Menuju. Menuju. record. record. Menuju Menuju. pertama sebelumnya Menuju Menuju record record Menuju Menuju pertama sebelumnya record record terakhir baru Menuju record berikutnya Figur P9.9 Formulir yang dihasilkan untuk data siswa

Figur P9.10 Buku yang dijual harus berjumlah 10 atau kurang

Figur P9.11 Tampilan desain dari formulir entry data siswa

Figur P9.12 Memilih mengubah properti field data

Figur P9.13 Mengubah peraturan untuk nilai nomor buku

Terkadang anda harus memodifikasi formulir atau laporan tetapi hal ini akan didiskusikan kemudian. Klik dua kali pilihan “Create form by using wizard”. Ketika layar pada figur P9.6 muncul gunakanlah menu dorp-down untuk memilih tabel STUDENT. Ketika figur P9.7 muncul, sorotlah masing-masing field (misalnya FirsName) dan pindahkanlah ke area “Selected Fields” dengan cara mengklik tombol “>”, kemudian klik tombol “Next”. Pada layar selanjutnya, pilihlah layout formulir “columnar”. Kemudian pilihlah “standard” pada layar berikutnya. Berpindah dari satu layar ke layar berikutnya dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol “Next”.

Ketika layar pada figur P9 Ketika layar pada figur P9.8 muncul, ubahlah judul “Student Data Entry Form”. Sekarang kliklah tombol “finish “. Figur P9.9 akan muncul dengan formulir yang telah lengkap. Jika anda mengklik tombol navigasi yang memindahkan anda ke catatan baru, semua field akan kosong; Access mengharapkan anda untuk memasukkan sebuah data baru. Masukkanlah sebuah catatan baru. Nama depannya yang dimasukkan adalah “Aaron” (tanpa tanda kutip di sekeliling entri data ini). Nama belakang yang dimasukkan adalah “Ackermain”, nomor buku adalah “409”, dan jumlah yang dijual adalah “11”.

Ketika anda mencoba untuk bergeser ke catatan berikutnya, maka figur P9.10 akan muncul. Catatan yang memiliki lebih dari 10 salinan untuk dijual tidak akan dimasukkan ke dalam tabel STUDENT . Anda harus mengganti jumlah buku yang dijual agar berjumlah 10 atau kurang sebelum anda dapat melanjutkan tugas ini. Pilihlah perintah “View” diikuti sub perintah “Design View” dan figur P9.11 akan muncul. Klik pada field BookNumb dengan tombol mouse kanan. Pastikan field data dan bukan label field yang terpilih; field data memiliki latar putih. Pilihlah opsi “Properties” seperti yang ditampilkan dalam figur P9.12.

Ketika figur P9.13 muncul, masukkanlah peraturan validasi dan teks validasi yang ditampilkan di layar. Tab “All” terpilih sehingga semua properti ditampilkan. Perhatikan bahwa nilai “1000” tidak memiliki koma sebagai peraturan validasi, tetapi teks validasi yang ditampilkan adalah “1,000”. Tutuplah layar pada figur P9.13 dan kembalilah ke entri data dengan cara memilih perintah “View” diikuti subperintah “Form View”. Masukkan “Aaron”, “Ackerman”, “1010”, dan “1” untuk field ini. Perhatikan bahwa pesan kesalahan yang anda terima setelah memasukan “1010” adalah teks validasi yang anda masukkan sebagai properti field BookNumb. Ubahlah nilai field menjadi “101” dan lanjutkan.

Laporan dari Satu Tabel Laporan mengenai jumlah siswa di dalam kelas dapat dibuat dari tabel CLASS. Laporan yang telah selesai harus tampak seperti figur P9.14. Hanya kelas dan jumlah siswa yang terdaftar yang perlu ditampilkan. Buatlah laporan dengan memilih tab “Report” dan “Create report by using wizard” yang ditampilkan dalam figur P9.15. Pilihlah tabel CLASS dari menu drop-down dan kedua field ClassNumb dan Enrollment seperti yang ditampilkan dalam figur P9.16 dengan menggunakan tombol “>”. Klik tombol “Next” untuk berpindah ke layar selanjutnya.

Figur P9.14 Laporan jumlah siswa yang terdaftar dalam suatu kelas

Figur P9.15 Langkah untuk memulai pembuatan laporan

Figur P9.16 Memilih tabel dan field untuk laporan

Figur P9.17 Memilih untuk mengurutkan laporan

Pilihlah tombol “Next” jika layar tersebut muncul Pilihlah tombol “Next” jika layar tersebut muncul. Anda perlu mengurutkan laporan berdasarkan catatan ClassNumb, jadi pilihlah ClassNumb dari menu drop-down, seperti yang ditampilkan pada figur P9.17. Untuk dua layar wizard laporan selanjutnya, gunakanlah tampilan “tabular” dan style “corporate”. Buatlah judul laporan “Report of Class Enrollments” dan klik tombol “Finish”. Perubahan kecil harus dibuat untuk label kelas; label ini harus diganti dari nama field awal yaitu “Classnumb” menjadi “Class”.

Pilihlah perintah “View” diikuti perintah “Design View” seperti yang ditampilkan dalam figur P9.18, maka figur P9.19 akan muncul. Laporan ini memiliki header dan footer. Ini artinya sebagian wilayah laporan ini harus disimpan untuk bagian awal dan akhir. Hal-hal di dalam header laporan hanya akan dituliskan sekali di awal laporan. Hal-hal dalam footer laporan hanya akan dituliskan sekali di bagian akhir laporan. Informasi dalam header dan footer muncul di atas dan bawah masing-masing halaman laporan ini. Footer halaman menampilkan tanggal (dengan fungsi “Now()”) dan nomor halaman laporan.

Klik pada tabel “ClassNumb” dalam header halaman untuk memilih field tersebut; maka handle akan muncul di pinggir dan sudut field tersebut. Klik di dalam field mana kursor akan berubah sehingga anda dapat mengedit teks label tersebut. Label tersebut harus diganti menjadi “Class” dan bukan “ClassNumb”. Anda dapat menyimpan laporan ini dengan cara menutup layar dan mengikuti instruksi yang diberikan. Anda juga dapat memilih perintah “File” diikuti perintah “Save” dan kemudian menutup layar. Nama laporan yang disimpan adalah nama yang anda berikan kepada wizard─ “Report of Class Enrollments”.

Figur P9.18 Memilih tampilan desain laporan

Figur P9.19 Tampilan desain laporan pendaftaran siswa dalam kelas

Laporan dari Banyak Tabel Sebagian “Report of Books Used in Each Class” ditampilkan dalam figur P9.20. Laporan ini membutuhkan informasi dari tabel BOOK serta tabel CLASS. Buku-buku yang digunakan untuk masing-masing kelas ditampilkan bersama dengan harga buku; pada akhir masing-masing catatan kelas, jumlah harga buku yang digunakan dalam kelas tersebut akan ditampilkan. Untuk menghasilkan jumlah ini, laporan tersebut harus dikelompokkan menjadi sebuah field. Dalam laporan ini, field ClassNumb digunakan untuk pengelompokkan, dan harga buku yang digunakan dalam masing-masing anggota kelompok dijumlahkan.

Header dan footer dapat dibuat untuk setiap field data yang membentuk kelompok ini. Buatlah sebuah laporan baru dengan proses yang sama seperti di atas. Ketika ditampilkan pada anda sebuah layar yang tampak seperti pada figur P9.16, pilihlah tabel CLASS dari menu drop-down dan field ClassNumb. Lalu kembalikan ke menu dropdown dan pilihlah tabel BOOK dan pilihlah field Title dan field Price. Sekarang berpindahlah ke layar berikutnya.

Figur P9.20 Sebagian laporan buku yang digunakan di masing-masing kelas

Figur P9.21 Pilihan pengurutan dan ringkasan untuk laporan dari banyak tabel

Figur P9.22 Memilih opsi rangkuman

Figur P9.23 Laporan awal buku yang digunakan di masing-masing kelas

Figur P9.24 Tampilan desain laporan buku yang digunakan di masing-masing kelas

Pilihlah tombol “Next” ketika anda melihat layar yang menanyakan “How do you want to view your data?” Tampilan awal adalah cara tampilan yang anda inginkan untuk melihat data anda. Pada layar berikutnya, jangan pilih pengelompokkan tambahan apa pun, klik tombol “Next”. Dua layar penting ditampilkan dalam figur P9.21 dan P9.22. Pada figur P9.21, anda harus menggunakan menu drop-down untuk memilih cara pengurutan berdasarkan judul teks. Ketika anda melihat pilihan-pilihan pada menu drop-down, perhatikan bahwa field ClassNumb tidak ditampilkan, ini karena anda telah memilih pengelompokkan berdasarkan ClassNumb pada layar sebelumnya.

Klik pada tombol “Summary Option”; maka figur P9. 22 akan muncul Klik pada tombol “Summary Option”; maka figur P9.22 akan muncul. Pilihan field yang ada hanyalah Price, karena pilihan ini adalah satu-satunya field numerik yang dikelompokkan berdasarkan nilai-nilai field ClassNumb. Pilihlah opsi “Sum” dan kemudian klik “OK”. Anda akan kembali ke layar yang sama dengan pada figur P9.21. Dalam dua layar berikutnya yang ditampilkan oleh wizard, pilihlah tampilan “stepped” dan style “corporate”. Berilah judul laporan tersebut “Report of Books Used in Each Class” dan kemudian klik tombol “Finish”. Laporan yang anda lihat pada figur P9.23 sekarang harus dimodifikasi agar menghasilkan laporan seperti yang ditampilkan dalam figur P9.20.

Mulailah dengan mengubah tampilan desain dengan perintah “View” diikuti subperintah “Design View”. Ketika layar pada figur P9.24 muncul, anda dapat membuat modifikasi. Ubahlah label “ClassNumb” pada header halaman menjadi “Class”. Jangan ubah field ClassNumb pada header ClassNumb. Klik mouse sekali pada field “=‘Summary for’ & ...” di dalam footer ClassNumb. Setelah field ini tersorot dengan handle muncul, tekanlah tombol “Delete” untuk menghapus field. Perhatikan bahwa field Price dijumlahkan dalam footer ClassNumb. Ini berarti bagi masing-masing nilai ClassNumb di dalam laporan, jumlah harga buku yang digunakan di dalam kelas akan dilaporkan dalam footer laporan dalam tampilan desain.

Jumlah laporan diberi label “Grand Total” sementara jumlah untuk ClassNumb diberi label “Sum”. Anda harus menarik label “Sum” ke bagian kanan field “=Sum([Price])” di footer ClassNumb sehingga laporan anda tampak seperti figur P9.20. Klik label “Sum” dan jangan lepaskan tombol mouse. Tarik label “Sum” ke tempat di mana anda menginginkannya tampil pada laporan. Setiap field yang dipilih juga dapat dipindahkan dengan cara menggeser kursor ke atas kiri pojok field, dan kursor akan berubah menjadi tangan tergenggam dengan satu jari menunjuk ke atas. Jika ini terjadi, anda dapat menekan tombol kiri mouse dan menarik field ke bagian lain layar desain laporan.

Lihatlah berulang kali tampilan desain dan tampilan pracetak untuk melihat bagaimana perubahan-perubahan yang anda akukan memengaruhi tampilan laporan anda. Setelah selesai, laporan anda harus terlihat mirip dengan figur P9.20. Tutuplah jendela laporan tersebut dan simpan perubahan anda.

Figur P9.25 Sebagian daftar laporan siswa yang menjual buku

TERIMA KASIH