Standard Operating Procedure Purwani Istiana, SIP., M.A. nina@ugm.ac.id

Prosedur Operasional Standar. Diterjemahkan menjadi Prosedur Operasional standar Satu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai petunjuk dalam melakukan suatu proses kegiatan. Bagian dari sistem informasi manajemen organisasi.

Prosedur Operasional Standar. Merupakan prosedur kerja. Berulang-ulang Harus diikuti , secara bertahap oleh staf di suatu organisasi –dijadikan acuan dalam pelaksanaan tugas. Dapat ditinjau ulang /direvisi untuk mengantisipasi dinamika tugas Bukan Standar Untuk organisasi yang menuntut pengendalian mutu terhadap proses kegiatan

SOP merupakan dokumen prosedur kerja yang disusun secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. Sistem Informasi Manajemen memuat himpunan yg terdiri dari komponen2 baik manual maupun terkomputerisasi yg bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

Manfaat POS Menjamin mutu pekerjaan dapat dipertahankan Sebagai acuan untuk melakukan penilaian terhadap proses kegiatan organisasi. Sebagai panduan bagi staf baru dalam memulai suatu tugas sehingga pengarahan lebih efektif

Manfaat POS Sarana audit sistem informasi manajemen organisasi Sarana dokumentasi, bahwa organisasi memiliki sistem manajemen kualitas yang baik Meningkatkan mutu layanan, diharapkan menjadi lebih produktif dan efektif

Manfaat SOP Mengurangi tingkat kesalahan dalam pelaksanaan tugas Staf/pegawai menjadi lebih mandiri, tidak tergantung intervensi manajemen

SOP apa perlu dibuat untuk perpustakaan? Tergantung…, tergantung apa? Apakah perpustakaan dianggap sebagai bagian dari sistem informasi manajemen organisasi? Apakah perpustakaan ingin meningkatkan mutu layanannya atau tidak?

SOP di Perpustakaan Menggambarkan tahapan proses kegiatan perpustakaan, pada masing-masing bagian. Pengadaaan, pengolahan, layanan pengguna, pemeliharaan data. SOP dibuat sebaik-baiknya kemudian selalu konsisten dilakukan. SOP benar-benar dijadikan pedoman pelaksanaan kegiatan Menjamin proses kegiatan perpustakaan berjalan konsisten dalam berbagai situasi

Penyusunan SOP Persiapan- jika perlu dibentuk tim Menyusun daftar SOP yang akan dibuat. Menyusun /menilai kebutuhan SOP Menentukan format yang akan digunakan Langkah penyusunan

Penyusunan SOP Disusun oleh pustakawan yg memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam pekerjaan perpustakaan Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis

Penyusunan SOP Tertulis, langkah demi langkah, mudah dipahami Kemutakhiran Dibuat dengan kalimat aktif, singkat, jelas, dan gunakan pernyataan positif

Prinsip Penyusunan SOP Mudah dan jelas-mudah dimengerti dan diterapkan Efisiensi dan efektif- pilih langkah yang paling efisien dan efektif Selaras dengan sop yang terkait Dinamis Berorientasi pada pihak yang dilayani Sesuai dengan pedoman yang berlaku Terbuka. Siap menerima masukan dari pengguna

Pengesahan SOP Disahkan oleh pimpinan management dari suatu organisasi

Penerapan SOP Konsisten Komitmen Perbaikan berkelanjutan Terdokumentasi dengan baik

Monitoring SOP SOP harus selalu di evaluasi, untuk mengidentifikasi perlunya perbaikan atas SOP yang telah dibuat dan untuk meningkatkan efektifitas setiap proses kegiatan Melakukan Review bersama Menyebarkan angket / wawancara kepada pengguna

Langkah Penyusunan Buat langkah –langkah yang akan dilakukan, tuliskan peosedur kerjanya Tuangkan dalam Flowchart/diagram alir

Format SOP Tidak ada format yang baku untuk SOP Dokumen tertulis yang menyatakan rincian pekerjaan masing-masing bagian Berbentuk diagram alir/ alur kerja (flow chart)

Format SOP Terdiri dari komponen: Nama/ Modul Tujuan Ruang Lingkup Referensi Sarana Prosedur Kerja Alur Kerja

Simbol Diagram Alir Proses Pencabangan (Pengambilan Keputusan) Mulai Penghubung

Simbol Diagram ALir Panah ( arah Kegiatan) Proses Pendokumentasian

Perpustakaan Fakultas Teknik Standard Operasional Prosedur Contoh Perpustakaan Fakultas Teknik Standard Operasional Prosedur Hal: Revisi ke: Tgl Efektif: Modul : Tujuan : Ruang Lingkup : Referensi : Sarana : Prosedur : Diagram Alir :

Contoh bagian pengesahan Jabatan- Nama- Paraf - Tanggal Dibuat Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh :

Terima kasih

Referensi Makalah Mahmudin, 2009. , 8 November 2009. Pembekalan mahasiswa DIII, Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi , UNPAD Bandung Helmi, Purwanti. 2011. Standard Operasional Prosedur. Makalah. Pertemuan FPPTI Jabar, 22 September Saleh, Abdur Rahman.2010. Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Makalah . Bandung: Pertemuan FPPTI Jawa Barat, 29 Desember