PENYELARASAN SOP SOP 07 : PENELAAHAN MUTU

PENYELARASAN SOP SOP 7 : PENELAAHAN MUTU Bertujuan Untuk : Mengatur ketentuan tentang Penelaahan Mutu pada Y&R meliputi pencocokan dan kepatuhan (compliance) dengan Kepastian Mutu dan aturan internal lainnya, serta memastikan proses perbaikan pada internal Y&R terus berjalan berdasarkan hasil Penelaahan Mutu.   : Ruang Lingkup : Ketentuan ini berlaku untuk seluruh karyawan dan penugasan yang diterima oleh Y&R.

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued DEFINISI adalah proses verifikasi dan koreksi internal terhadap mutu pekerjaan, proses kerja serta kepatuhan karyawan berdasarkan standar tertulis yang telah ditetapkan Y&R serta tindaklanjut perbaikan berdasarkan hasil audit tersebut. Penelaahan Mutu (selanjutnya disebut Audit) adalah proses memastikan kesesuaian antara pelaksanaan pekerjaan dengan standar yang berlaku pada Y&R, antara lain Penerimaan atau Penolakan Klien, Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika, Independensi, Pengendalian Mutu Penugasan, Penilaian dan Pengelolaan Risiko. Pencocokan dan kepatuhan (compliance) adalah proses untuk memastikan setiap temuan audit telah ditindaklanjuti dan diperbaiki oleh karyawan Y&R, dan dipantau konsistensinya untuk jangka waktu tertentu. Tindaklanjut dan pemantauan (monitor) adalah media yang digunakan oleh Petugas Audit untuk memastikan kepatuhan (compliance) dari karyawan terhadap SOP Pengendalian Mutu atau aturan turunan lainnya telah dipenuhi. Kertas Kerja Pemeriksaan adalah pernyataan fakta yang dibuat oleh Petugas Audit selama proses audit berlangsung dan diperkuat dengan temuan Observasi adalah informasi kualitatif dan kuantitatif, catatan, atau pernyataan fakta mengenai mutu berdasarkan pengamatan, wawancara atau verifikasi. Temuan

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued DEFINISI, Continued adalah tidak dipenuhinya persyaratan yang ditetapkan oleh SOP Pengendalian Mutu atau aturan turunan lainnya oleh karyawan Y&R. Ketidaksesuaian adalah besaran kualitatif yang ditetapkan oleh Y&R yang menunjukkan tingkat kepatuhan karyawan terhadap ketentuan dan proses pada SOP Pengendalian Mutu serta turunannya. Audit Rating adalah dokumen tertulis yang merangkum seluruh Ketidaksesuaian dari proses audit serta menjadi acuan pada proses perbaikan berkelanjutan pada Y&R. Laporan Audit Mutu adalah proses evaluasi terhadap karyawan yang melakukan pekerjaan penilaian oleh Petugas Audit untuk memastikan kompetensi dari karyawan tersebut telah sesuai dengan prasyarat dari pekerjaan tersebut Evaluasi Kompetensi Sumberdaya Manusia

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued DEFINISI, Continued adalah proses evaluasi terhadap Kertas Kerja dan Pelaporan –baik yang berstatus final atau yang sedang berjalan- yang dilakukan secara periodik setiap bulan oleh Petugas Quality Assurance, di luar proses evaluasi yang sudah berjalan selama pekerjaan berlangsung. Evaluasi Kertas Kerja dan Pelaporan adalah media yang digunakan sebagai bukti telah dilakukan pemeriksaan periodik bulanan oleh Petugas Quality Assurance diluar proses evaluasi yang sudah berjalan selama pekerjaan berlangsung Berita Acara QA

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued KETENTUAN Tujuan Audit Memastikan pelaksanaan kerja telah sesuai dengan kepastian mutu, untuk melakukan evaluasi terhadap SOP dan sistem mutu yang berlaku dapat dilaksanakan secara efektif. Untuk menjamin tersedianya kualitas kerja, dan pengawasan pemberian kewenangan Perencanaan audit 5 point, dilakukan minimal sekali setiap tahun, untuk menetapkan kriteria, acuan, ruang lingkup, dan mekanisme proses audit. Acuannya adalah seluruh SOP pengendalian mutu. Persiapan dan petugas audit Dilaksanakan oleh sekurang kurangnya 1 orang, petugas memiliki pengalaman minimal 1 tahun, kompetensi yang cukup, dan ditetapkan oleh partner. Pelaksanaan audit Disusun berdasarkan perencanaan oleh partner, terdiri dari dua proses yang berjalan bersamaan, yaitu, pemeriksaan terhadap kepatuhan, tindak lanjut dan pemantauan terhadap ketidak sesuaian, mengatur tentang metode pelaksanaan audit, tindak lanjutnya, kesesuaian dengan jadwal, pengkomunikasian hasil audit di akhir pelaksanaan. Evaluasi terhadap mutu sumber daya manusia Terhadap kualifikasi dan kompetensi, terhadap pendidikan dan pelatihan, dan mengatur metode evaluasinya.

Beberapa ketentuan lain SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued KETENTUAN Beberapa ketentuan lain Diskusi dengan karyawan Y&R Laporan Audit Mutu : Isi dari laporan audit mutu, Penyerahan laporan audit mutu untuk ditindak lanjuti Finalisasi Tindak Lanjut Laporan Audit Mutu Audit mutu secara keseluruhan Audit rating : kriteria audit rating, (Baik, Cukup, Kurang) Pemantauan Sosialisasi dan komunikasi fungsi penelaahan mutu Review dan dokumentasi terhadap penelaahan mutu

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued KEWENANGAN

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued FLOW CHART Ada 6 flowchart dalam SOP Pedoman Independensi Penilai dan KJPP ini Perencanaan penelaahan mutu Persiapan penelaahan mutu Pelaksanaan penelaahan mutu Evaluasi kompetensi sumber daya manusia Finalisasi Pemantauan atas hasil penelaahan mutu

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued PROSEDUR PROSEDUR DALAM SETIAP TAHAPAN Berisi penjelasan prosedur yang harus dilakukan, oleh personil dalam KJPP Y&R, termasuk petugas yang ditunjuk, dalam setiap tahapan sebagai berikut : Tahap perencanaan penelaahan mutu Tahap persiapan penelaahan mutu Tahap pelaksanaan penelaahan mutu Tahap evaluasi kompetensi sumber daya manusia Tahap finalisasi Tahap pemantauan atas hasil penelaahan mutu

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN Jadwal audit mutu Surat Tugas Kertas kerja pemeriksaan Formulir ketidak sesuaian Laporan audit

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued Petugas Audit wajib memastikan kepatuhan karyawan terhadap SOP Pengendalian Mutu serta aturan turunannya telah dilakukan. Petugas Audit wajib memantau perbaikan Ketidaksesuaian oleh karyawan sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati. PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH PENGAWASAN

SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued END OF SLIDE