Merancang Organisasi Riil Melalui Event Organizer Pertemuan 10-12

Bisnis EO Bisnis event organizer (EO) kini makin prospektif. ‘’Pemainnya’’ tak hanya orang lokal pesaing asing juga banyak. Kondisi ini menjadi tantangan tersendiri bagi Event Organiser, sehingga di pandang perlu adanya kematangan manajemen. Event Organiser lokal memiliki potensi berkembang pesat, mengingat ada acara bersifat lokal, nasional dan internasional yang membutuhkan penanganan cerdas. Event Organiser mutlak memberikan pelayanan prima, dan bertanggung jawab terhadap sukses dan lancarnya sebuah acara (Bisri Mustofa. 2009)

Pengertian EO Event Organizer adalah sebuah bisnis yang menawarkan jasa penyelenggaraan suatu kegiatan. Seiring dengan acara-acara pameran, event, saat ini marak bermunculan yang menawarkan jasa event organizer. Event organizer sendiri adalah bisnis yang menawarkan jasa penyelenggaraan suatu acara. Acara yang dimaksud seperti pameran, perlombaan, festival, konser musik, pesta perkawinan, pesta ulang tahun, dan lain-lain.

Trust Dalam Bisnis EO Pertama, kualitas intrinsik (kualitas kita sendiri), tanpa dilihat orang, tanpa dicoba, tanpa dibuktikan lebih dulu tetapi kita memang baik, mampu, kompeten, memahami, menguasai bidang yang ditangani. Ke-dua, pembuktian bahwa kualitas itu memang ada. Ini yang dinamakan reliabilitas. Reliability adalah bukti bahwa kualitas itu ada karena pemakaian berulang atau terbukti. Ke-tiga Credibility, jika sudah reliabel kemudian tinggal membangun reputasi tentang reliability-nya. Kalau orang yang sudah reliabel sudah bereputasi maka sudah hampir tidak bisa dikalahkan lagi karena mereka sudah dikenal baik, TERKENAL (Bisri Mustofa, 2009)

Manfaat organisasi Konsekuensi yang timbul dengan adanya organisasi: Adanya ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang harus ditaati oleh anggota bersama. Adanya kedudukan yang memberikan hak, kewajiban dan kekuasaan serta membentuk suatu pertanggung jawaban. Adanya hubungan kerja sama dengan orang lain.

Fungsi Organisasi Suatu organisasi menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik dan efisien diperlukan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: Ketentuan tentang susunan, kedudukan dan hubungan antara personil. Ketentuan tentang pembagian kekuasaan dan tanggung jawab tiap-tiap personil Ketentuan tentang luas dan macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh personil yang bersangkutan. Ketentuan pembagian pekerjaan antara personil yang satu dengan yang lain agar terdapat suatu perimbangan. Ketentuan tentang tata cara kerja yang efisien.

Unsur Manajemen Di dalam suatu organisasi pasti akan terdapat unsur pokok yang harus dipenuhi agar organisasi tersebut dapat dijalankan sesuai tujuan dan fungsinya dengan baik. Unsur tersebut meliputi : Unsur pimpinan. (authority element), unsur pimpinan adalah suatu unsur dalam organisasi yang mempunyai atau mendapat kekuasaan umum : Menentukan kebijaksanaan umum. (general policy) Memberikan petunjuk umum. (general direction) Mengadakan pengawasan umum. (general supervision) Menetapkan dan mengeluarkan perintah umum. (general orders) Mengendalikan seluruh organisasi, dll Unsur pembantu pimpinan. (staf element) Unsur pembantu pimpinan, membantu pimpinan dalam hal : Merumuskan kebijakan khusus. (special policy) Memberikan petunjuk khusus. (special directing) Menyelenggarakan pengawasan khusus. (special supervising) Mempersiapkan dan merumuskan perintah. (formulating orders) Menyelenggarakan perencanaan. (planning) Menyelenggarakan penyusunan. (organizing) Menyelenggarakan usul-usul dan saran. (recommending) Memberikan pertimbangan-pertimbangan dan nasehat-nasehat. (advising) Mengkoordinasikan. (coordinating) Mempersiapkan catatan-catatan dan laporan-laporan. (reporting and recording) Mempersiapkan anggaran. (budgeting), dll

Faktor-faktor tersebut merupakan faktor-faktor situasional yang dapat menghalangi kinerja seseorang, lebih dikenal dengan istilah kendala­kendala situasional (situational constrain). Beberapa kendala-kendala situasional yang mempengaruhi kinerja adalah: Ketidakhadiran atau perputaran personalia kunci Lambannya prosedur-prosedur untuk persetujuan tindakan Kekurangan-kekurangan pasokan dan atau bahan baku Kondisi-kondisi fisik yang tidak memadai Ketidakmampuan mengangkat staff yang dibutuhkan Tidak memadainya kinerja kerabat-kerabat kerja atau karyawan-karyawan di unit kerja lainnya. Kinerja bawahan-bawahan yang tidak memadai. Kinerja manajer-manajer yang tidak memadai Struktur organisasional atau hubungan-hubungan pelaporan yang tidak efisien Muatan-muatan kerja yang tidak dapat diprediksi Muatan-muatan kerja yang berlebihan Tekanan-tekanan dari kerabat-kerabat kerja untuk membatasi kerja individu Perubahan-perubahan atau tambahan-tambahan jenis penugasan kerja yang tidak dapat diprediksi Kurangnya perlengkapan yang tepat Komunikasi yang tidak memadai dalam organisasi Kualitas bahan-bahan baku yang rendah Pelatihan yang tidak memadai

Unsur pelaksana Unsur pelaksana ini merupakan pelaksana dari apa yang telah direncanakan oleh keputusan bersama organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Organisasi yang sangat sederhana yaitu yang disebut dengan organisasi tunggal, sebagai contoh adalah tukang cukur dipinggir jalan (Bisri mustofa, 2009)

Struktur Organisasi Ada tiga (3) macam (selain organisasi tunggal), yaitu Organisasi garis, Organisasi garis dan staf dan Organisasi fungsional. Organisasi garis. Ciri-ciri organisasi garis antara lain hubungan antara satu garis dengan lainnya bersifat tegak lurus. Garis komando atau garis perintah lurus dari atas kebawah dan garis pertanggungjawaban lurus dari bawah keatas. Setiap unsur hanya mempunyai satu unsur diatasnya yang merupakan unsur pemberi perintah dan penerima pertanggungjawaban. 2. Organisasi garis dan staf. Jalannya hubungan antara unsur pimpinan dengan unsur pelaksana sama dengan dalam organisasi garis ditambah dengan hubungan mendatar yang merupakan penyelenggaraan bantuan kepada pimpinan. Unsur pembantu tidak mempunyai kekuasaan memerintah langsung kepada unsur pelaksana. Hubungan pembantu pimpinan (staf) kepada unsur pelaksana dilakukan melalui atau atas kekuasaan unsur pimpinan.

3. Organisasi fungsional ciri-ciri organisasi fungsional, yaitu Kekuasaan unsur pimpinan sebagian atau seluruhnya diserahkan kepada unsur pembantu pimpinan sesuai dengan keahlian dan atau fungsinya masing-masing. Unsur-unsur pambantu pimpinan mendapatkan kekuasaan untuk secara langsung memberikan petunjuk-petunjuk menyelenggarakan koordinasi dan pengawasan dalam bidangnya masing-masing kepada unsur-unsur pelaksana (Etika muslimah. 2009).

Kunci sukses A. Membangun TIM Unggul Mampukah kita menjadi tim yang unggul hingga dapat mempercepat perjalanan menuju tujuan peribadi dan organisasi? Beberapa hal untuk menjawab pertanyaan tersebut yang memungkinkan keunggulan sebuah tim. B. Kualitas Anggota Keberhasilan sebuah tim sangat ditentukan oleh kualitas anggotanya. Tim sepak bola yang terdiri dari jago-jago tendang, akan dengan mudah mengalahkan tim yang kurang terampil. Di sini pemimpin tim harus mampu memilih anggotanya atau menempatkan anggotanya secara tepat. Pada organisasi baru, perlu terlebih dahulu ada upaya introduktion terutama mengenai keahlian masing-masing anggota, agar penempatan fungsi personal dalam kinerja organisasi efektif, atau dapat juga organisasi melakukan peningkatan kwalitas anggota melalui training-training keahlian, (job spesification). C. Bekerja Sama Dalam sebuah team work, ada baiknya jika terdiri dari ‘superman-superman’ seperti ‘aktor India’ (bisa nyanyi, bisa joget, bisa berantem dll) namun para superman tidak akan menjadi super-Tim, jika tanpa jalinan kerjasama yang utuh, tanpa ada pembagian kerja yang jelas, justru kumpulan superman seperti ini, dimungkinkan akan berantakan, karena tidak ada proses bekerjasama bahkan sering melahirkan konfilk-konflik yang berkepanjangan. D. Komunikasi Efektif Komunikasi merupakan inti dari kerjasama tim. Komunikasi efektif akan melahirkan kepercayaan, kesamaan persefsi, dan alur kerja yang sinergis, sedangkan komunikasi yang tidak jalan akan menghasilkan salah persepsi, tidak saling percaya, saling mencurigai dan kekeliruan tindakan.

E. Motivasi Tanpa motivasi, kerja tim akan ogah-ogahan dan semaunya, dan faktor yang mempengaruhi motivasi adalah kepemimpinan, kondisi kerja dan imbalan (hukuman). Anggota tim yang motivatif selalu mengungkapkan secara terbuka mengenai aspek-aspek yang mempengaruhi kinerja, misalkan karakter yang kurang dapat ditolelir dari angota lain, fasilitas kerja, dll. F. Pengambilan keputusan Hendaknya setiap keputusan diambil dengan melibatkan seluruh anggota tim agar setiap anggota memiliki tanggungjawab yang seimbang. Di samping itu, tidak ada anggota yang akan merasa terpaksa melakukan sesuatu, karena apapun pekerjaannya merupakan keinginan dirinya yang terorganisir. Orang bijak mengatakan : “Nilai dari sebuah kesuksesan bukan terletak pada hasil, melainkan pada proses yang diupayakan” (Muhammad Nur. 2010)

Lampiran Proposal EO Cara Perhitungan Biaya & Tugas Membuat Proposal EO Keuntungan EO = Biaya Yang didapat-Biaya yang direalisasikan Sumber: Bisri Mustofa

Buat Tugas II  Membuat proposal studi kelayakan usaha bisnis, perancangan organisasi Dihitung chasflow, RAB dan untung ruginya Hitung melalui IRR, PP, NPV dll, jika dibutuhkan

Sumber Bacaan Etika muslimah. 2009. Perancangan Organisasi, Hand Out. UMS. Surakarta. Muhammad Nur. 2010. Sukses Macam Wirausaha. Swaramedia. Jakarta. Suranto. 2009. Kecil-Kecil Jadi Konglomerat. Mediatama. Surakarta. Bisri Mustofa. 2009. Bisnis Event Organizer. Uranus Jakarta. Suranto. 2012. Kumpulan wirausaha dan manajemen kelayakan usahan: kajian 2007-2012, dalam inkubator, tidak diterbitkan UIN Sunan Kalijaga. Yogyakarta.