PERSURATAN DAN KEARSIPAN

DASAR HUKUM UU No. 7 Thn 1971 PP No. 34 Thn 1979 Permen Diknas No. 42 Thn 2006 Permen Diknas No. 37 Thn 2006 Permen Diknas No. 26 Thn 2006 Kepmen Diknas No. 145/U/2004

PERSURATAN Pengertian : Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Fungsi Surat : 1. Wakil dari pengirim/penulis 2. Alat pengingat 3. Pedoman kerja 4. Bukti tertulis hitam di atas putih Syarat-syarat surat yang baik : Sistematis susunan isi surat Singkat, tidak bertele-tele Jelas Format menarik (wujud fisik yang menarik)

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT Surat Masuk No. Urutan Tindakan Mitra Kerja Unit Kerja Rektor/WR Sekr. Eks Rektor 1 Surat masuk untuk pimpinan (Rektor, Wakil Rektor, Dir, dan Kepala Kantor diterima Sekretariat Eksekutif 2 Surat untuk Fakultas dan Pusat-pusat, langsung dikirim ke Unit Kerja yang bersangkutan 3 Surat masuk untuk Pimpinan diagenda di Sekrt Eksekutif 4 surat masuk diarahkan sesuai dengan isi surat  

SURAT KELUAR No. Urutan Tindakan Rektor/WR Dir/Ka Kantor Sekr. Eks Rektor Mitra Kerja Alamat yang dituju 1 Surat dinas dibuat oleh masing-masing unit kerja pengolah dan setelah ditanda tangani oleh pimpinan unit kerja 2 Surat dinas diberi nomor tanggal dan cap, sesuai dengan kode klasifikasi surat (Permen Diknas No. 42 Tahun 2006 ) 3 Surat dikirim sesuai alamat yang dituju (melalui kantor pos atau diantar langsung) 4 Arsip

KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip

PENGELOMPOKAN SURAT MASUK : Surat biasa Surat penting dan Surat rahasia Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila : Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan Surat tersebut memerlukan tindak lanjut Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti

JENIS SURAT : Surat Dinas; Nota Dinas; Memo; Surat Pengantar; Surat Kawat; Surat Keputusan; Surat Edaran;

Surat Undangan; Surat Tugas; Surat Kuasa; Surat Pengumuman; JENIS SURAT : Surat Undangan; Surat Tugas; Surat Kuasa; Surat Pengumuman; Surat Pernyataan; Surat Keterangan; Berita Acara.

Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. Bagian-bagian dari surat dinas : a. kepala surat dinas; b. pembuka surat dinas; c. isi surat dinas; dan d. penutup surat dinas.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Contoh Surat Dinas DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR Kampus IPB Darmaga Bogor Telp. (0251) 622642 10 ketukan Nomor : tanggal surat……… Lampiran : 1 inci Hal : Yth. ____________ ________________ ______ ______________________________________ ____________________ nama jabatan tanda tangan Tembusan : nama pejabat NIP 15 ketukan …………… 1 ½ inci 215 mm

KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat/mengeluarkan surat. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat.

KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3 II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I3 Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB Dekan, Wakil Dekan Faperta…………………………………………………………………………… I3.1 Dekan, Wakil Dekan FKH……………………………………………………………………………… I3.2 Dekan, Wakil Dekan FPIK……………………………………………………………………………… I3.3 Dekan, Wakil Dekan Fapet……………………………………………………………………………… I3.4 Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.5 Dekan, Wakil Dekan Fateta…………………………………………………………………………….. I3.6 Dekan, Wakil Dekan FMIPA…………………………………………………………………………… I3.7 Dekan, Wakil Dekan FEM…………………………………………………………………………….. I3.8 Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia …………………………………………… I3.9 Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana…………………………………………………. I3.10 Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat………………………… I3.11 Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ……………………………………….. I3.12 Kepala Kantor Audit …………………………………………………………………………………….. I3.13 dst…

Hubungan Masyarakat…… HM Kerjasama Luar Negeri…… LN KODE PERIHAL SURAT Hubungan Masyarakat…… HM Kerjasama Luar Negeri…… LN Organisasi dan Tata Kerja… OT Perlengkapan……………… LK Perencanaan…………… …. PR Ketatausahaan……………… TU Kepegawaian……………… KP Keuangan………………… KU Hukum…………………… HK Pengawasan……………… WS dst

Frase pembuka sebuah surat resmi : Dengan ini kami beritahukan bahwa…………. Bersama ini kami kirimkan …….. Dalam rangka……… Diberitahukan dengan hormat ……… Menyusul surat kami tanggal…….. Membahas surat Anda no…….. perihal….. Sehubungan dengan……… Sehubungan dengan surat saudara tanggal…… Menunjuk surat pemberitahuan dari…….. bahwa……. maka…..

Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain : Sesuai dengan surat perjajian………. Seperti Saudara ketahui……… Berikut ini kami sampaikan…….. Sehubungan dengan hasil rapat……. Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..

Kalimat Penutup yang baik : Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih Kami mengharap bantuan Saudara Kami menunggu kabar dari Saudara Besar harapan kami akan

Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain : Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini

NOTA DINAS Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan Sifatnya minta penjelasan dan keputusan Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Nota Dinas

MEMORANDUM (MEMO) 1. Isinya sama dengan nota dinas 2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan kepada bawahan 3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan atau diketik.

Memorandum

SURAT EDARAN Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis ditujukan kepada pejabat tertentu Tidak memuat kebijakan pokok Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan yang telah ada

Surat Edaran

SURAT TUGAS Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau tabel. Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut : a. kepala surat tugas; b. pembuka surat tugas; c. isi surat tugas; dan d. penutup surat tugas.

Surat Tugas

SURAT UNDANGAN Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau kartu.

Surat Undangan

Surat Undangan

SURAT KETERANGAN Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut : a. kepala surat keterangan; b. pembuka surat keterangan; c. isi surat keterangan; dan d. penutup surat keterangan.

Surat Keterangan

SURAT PENGANTAR Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar formulir Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas

Surat Pengantar

WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT Penandatanganan surat keluar dari lingkungan IPB kepada Instansi di luar Depdiknas Ditandatangani sendiri oleh Rektor; Dapat ditanda tangani oleh Wakil Rektor, Dekan Fakultas, Direktur/Kepala kantor, ketua lembaga, menurut pembidangan permasalahan atas nama Rektor. kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan, perlu ditandatangani oleh Rektor. Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda tangani oleh Rektor

3. Penandatangan surat keluar dari lingkungan IPB kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas. Dapat ditandatangani oleh Wakil Rektor, Direktur, Kepala Kantor, Dekan Fakultas, Ketua lembaga menurut pembidangan permasalahan dan ruang lingkup tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan perlu ditandatangani oleh Rektor Dapat ditandatangani oleh Wakil Dekan Fakultas, Sekretaris Lembaga menurut pembidangan permasalahan dengan atas nama Dekan/ketua Lembaga Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di lingkungan IPB, apabila Pejabat Eselon II berhalangan dengan sebutan untuk beliau (u.b).

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang mendantangani surat mendelegasikan penanda-tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya; u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya; a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menadantangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya; u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

KEARSIPAN DI LINGKUNGAN IPB

Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB (Arsip Universitas) 39

STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB Kepala Perpustakaan Kepala Bidang Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kepala Seksi Pengembangan Arsip Kelompok Pustakawan danArsiparis IPB 40

TUPOKSI Mengelola dan mengembangkan Arsip IPB yang meliputi pengelolaan arsip dinamis inaktif dan arsip statis, mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan mempersiapkan terbentuknya kelembagaan Arsip IPB (Arsip Universitas) 41

Asas Pengelolaan Arsip di IPB (Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas) Kombinasi Desentralisasi dan Sentralisasi 42

SENTRALISASI Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB (Bidang PPA IPB) 43

DESENTRALISASI bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja di lingkungan IPB 44

JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP UNIVERSITAS (BIDANG PPA IPB) 1 Arsip inaktif 2 Arsip statis 45

PENGERTIAN ISTILAH Arsip inaktif Arsip statis Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun (UU No. 7 tahun 1971 Pasal Ayat 3) Arsip statis Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (UU No. 7 tahun 1971 Pasal 2 ) 46

PENANGANAN ARSIP Pengertian Arsip : Unsur-unsur Arsip : Kumpulan surat-surat penting Suatu bukti dari suatu kejadian Unsur-unsur Arsip : Informasi terekam Bentuk media Memiliki fungsi/kegunaan

SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP Sistem Masalah Sistem Abjad/Angka Sistem Tanggal Sistem Wilayah Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.

Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.

PENATAAN ARSIP Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara) Tujuan Menyatukan informasi arsip; Mengamankan informasi dan fisik arsip; Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.

PROSEDUR PENATAAN ARSIP Meneliti arsip yang akan disimpan Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar meneliti lampiran Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas Menyusun arsip

PENYUSUTAN ARSIP Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip, dengan cara : Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku Menyerahkan arsip statis ke Diknas (Karena IPB sudah mempunyai Arsip Universitas maka diberi wewenang untuk menyimpan arsip statis) Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan

PEMELIHARAAN ARSIP Tempat penyimpanan memenuhi syarat (standar kearsipan ANRI) Peralatan Memperbaiki arsip yang rusak Mengatur temperatur

INFORMASI ARSIPARIS DI LINGKUNGAN IPB Pengangkatan pertama sebagai fungsional arsiparis Kenaikan pangkat jabatan fungsional arsiparis Tunjangan jabatan arsiparis Masa pensiun jabatan fungsional arsiparis

TERIMA KASIH