PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DAN PERHITUNGAN HPS MUHTAR MAHMUD Staf Ahli Rektor UNS Solo Bidang Keuangan dan manajemen

DAFTAR ISI 2 TUJUAN PELATIHAN PENDAHULUAN PENGKAJIAN ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI JENIS KONTRAK DAN BUKTI PERJANJIAN JAMINAN PENGADAAN & SERTIFIKAT GARANSI

TUJUAN PELATIHAN 3 PESERTA DIHARAPKAN MAMPU MEMAHAMI PROSES PERSIAPAN YANG HARUS DILAKUKAN MELIPUTI: Memahami tahapan persiapan dalam Pengadaan Barang /Jasa. Memahami evaluasi penyusunan spesifikasi Memahami evaluasi penyusunan HPS Melaksanakan evaluasi HPS dan revisi HPS dengan latihan kelompok Memahami pemilihan jenis kontrak. Memahami Ketentuan Jaminan Pengadaan & Sertifikat Garansi

PPK/ULP/ Pejabat Pengadaan ULP/ Pejabat Pengadaan PENDAHULUAN 4 TAHAPAN PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA Rencana Umum Pengadaan (identifikasi Kebutuhan, Anggaran, Cara Pengadaan, Pemaketan, Pengorganisasian PBJ,dan KAK) PA/ KPA Perencanaan Pemilihan Penyedia B/J: Pengkajian ulang paket Pengkajian ulang jadwal kegiatan pengadaan PPK/ULP/ Pejabat Pengadaan Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan, yang terdiri dari: Spesifikasi Teknis, Penetapan HPS, dan Rancangan Kontrak PPK Pemilihan sistem Pengadaan B/J : Penetapan metode Pemilihan Penetapan metode Penyampaian Dokumen Penetapan Metode Evaluasi Penawaran Penetapan Jenis Kontrak Tanda Bukti Perjanjian ULP/ Pejabat Pengadaan Pemilihan metode penilaian kualifikasi pengadaan Penyusunan Tahapan dan Jadwal Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan

Pengkajian Ulang RUP Definisi Umum RUP 5 3 Merupakan tahap awal dalam kegiatan pengadaan barang/ jasa pemerintah, Peranannya sangat strategis dan menentukan Harus bisa memberikan informasi mengenai target, lingkup kerja, SDM, waktu, mutu, biaya dan manfaat pengadaan, Menjadi acuan kegiatan pengadaan.

Langkah-langkah Menyusun RUP 6 Diumumkan di Website K/L/D/I, Papan Pengumuman Resmi dan Portal Pengadaan Nasional Setelah RKA disetujui DPR / Setelah APBD disetujui Pemerintah Daerah dan DPRD Dapat mengumumkan Pengadaan yang kontraknya dilaksanakan TA berikutnya. Isi Pengumuman paling kurang: Nama dan Alamat Pengguna Anggaran Paket Pekerjaan Lokasi pekerjaan Perkiraan biaya Barang/Jasa Pemerintah yang dibutuhkan oleh K/L/D/I mencakup jenis, spesifikasi, jumlah/volume barang/jasa yang dibutuhkan Menyusun dan Menetapkan Rencana Anggaran dalam DIPA/DPA : biaya paket, honorarium, biaya pengumuman, biaya penggandaan, dan biaya lainnya Output RUP oleh PA/KPA Kebijakan umum tentang Pemaketan, Cara Pengadaan, dan Pengorganisasian PBJ Menyusun Kerangka Acuan Kerja, paling sedikit memuat: Uraian kegiatan, waktu pelaksanaan, spek. Teknis dan perkiraan biaya

PROSEDUR PEMAKETAN 7 Barang/PK/JL ≤ 2,5 Milyar Usaha Mikro/ Kecil/Koperasi kecil Menuntut Kompetensi Teknis dan/atau kesatuan sistem dan/atau kualitas TIDAK Untuk Usaha Non-Kecil YA

Ketentuan Umum Pemaketan dalam RUP 8 Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri Menetapkan sebanyak-banyaknya paket yang bisa dilaksanakan untuk Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil dengan tetap memperhatikan prinsip efisiensi, persaingan sehat, kesatuan sistem, dan kualitas kemampuan teknis. Nilai paket pekerjaan sampai dengan Rp 2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah) diperuntukkan bagi Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil, dengan syarat kompetensi teknis yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dapat dipenuhi

LARANGAN PEMAKETAN 9 Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar dibeberapa daerah/lokasi yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di daerah/lokasi masing-masing Menyatukan/menggabungkan beberapa paket pengadaan yang bila dipisah seharusnya bisa dilaksanakan oleh Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil; Memecah Pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif

KETENTUAN MENYUSUN KAK 10 Kerangka Acuan Kerja merupakan dokumen yang memuat uraian tentang acuan-acuan yang harus dipedomani dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa 4W – 1H Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan Waktu pelaksanaan yang diperlukan serinci mungkin dengan memperhatikan batas-batas tahun anggaran Spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan Kerangka acuan kerja memuat:

Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) 11 Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) Langkah-langkah Pengkajian: PPK dapat mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan tim teknis untuk melakukan pengkajian ulang (pembahasan) terhadap rencana umum pengadaan 1 Hal-hal yang dikaji ulang dan dibahas meliputi: Pengkajian ulang kebijakan umum pengadaan Pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan Pengkajian ulang KAK 2 Penyusunan Berita Acara hasil rapat koordinasi tentang pengkajian ulang rencana umum pengadaan 3 PPK mengajukan usulan perubahan rencana umum pengadaan kepada PA/KPA berdasarkan berita acara pengkajian ulang rencana umum pengadaan 4 PA/KPA menetapkan Rencana Umum Pengadaan yang sudah dikaji ulang sesuai dengan kewenangan nya 5

Pengkajian Ulang RUP Ketentuan Umum 12 Ketentuan Dalam Pengkajian Ulang Kebijakan Umum Pengadaan : Materi yang dikaji terbatas pada kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan Tujuannya meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran usaha kecil dan memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri Hasil survei pasar dapat digunakan sebagai dasar pengkajian Berdasarkan hasil pengkajian ulang, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk menggabungkan atau memecah paket Penggabungan paket dapat dilakukan sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta Pemecahan paket pekerjaan dapat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan/seleksi

Pengkajian Ulang RUP Ketentuan Umum 13 Ketentuan Dalam Pengkajian Ulang Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan : Materi yang dikaji : Rencana biaya paket pekerjaan. Rencana biaya pendukung pelaksanaan pengadaan Pengkajian ulang rencana pembiayaan pengadaan dilakukan untuk memastikan : Kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran; dan Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan atau biaya paket pekerjaan. Tersedia biaya pendukung pelaksanaan pekerjaan Apabila kurang dianggarkan dan atau terdapat kesalahan administrasi dalam dokumen anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi dokumen anggaran

Pengkajian Ulang RUP Ketentuan Umum 14 Ketentuan Dalam Pengkajian Ulang Kerangka Acuan Kerja : Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus Jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa (bukan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa) Spesifikasi teknis barang/jasa Total perkiraan biaya pekerjaan Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan Pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan Bila diperlukan dilengkapi dengan gambar-gambar brosur barang Persyaratan penyedia dan kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti Kejelasan analisa kebutuhan tenaga ahli. Perkecualian untuk pekerjaan yang bersifat rahasia, tidak perlu analisis tersebut

Pengkajian Ulang RUP Ketentuan Umum 15 Ketentuan Dalam Penetapan Rencana Umum Pengadaan Setelah Dikaji Ulang : Apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk mengubah Rencana Umum Pengadaan maka perubahan tersebut diusulkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan Putusan PA/KPA bersifat final

Pengkajian Ulang RUP Keluaran (Output) 16 KELUARAN PENGKAJIAN ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN YANG DILAKUKAN PPK DAN/ATAU ULP/PEJABAT PENGADAAN Berita Acara rapat koordinasi antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan dalam rangka mengkaji ulang rencana umum pengadaan Usulan PPK kepada PA/KPA tentang perubahan terhadap rencana umum pengadaan Ketetapan PA/KPA terhadap usulan perubahan rencana umum pengadaan

PROSES SETELAH RUP DITETAPKAN 17 5 PA/KPA menetapkan: Rencana Umum Pengadaan PPK menyusun dan menetapkan: Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ULP/Pejabat Pengadaan menerima dan melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa: Dokumen Ketetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Kerangka Acuan Kerja Harga Perkiraan Sendiri Rancangan Kontrak

Latihan 1 Pendahuluan dan Pengkajian Ulang RUP? 18 Cara Pengadaan Pemaketan

SPESIFIKASI BARANG/JASA Ketentuan Tentang Spesifikasi Barang/Jasa 19 Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir; Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang; Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)

SPESIFIKASI BARANG/JASA Pihak yang menyusun Spesifikasi Barang/Jasa 20 Kaji Ulang Persyaratan Teknis Rencana Umum Pengadaan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Dokumen Pengadaan Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen ULP/Pejabat Pengadaan Perubahan terhadap Spesifikasi harus dengan persetujuan PPK

Spesifikasi ini digunakan oleh: PENYUSUNAN SPESIFIKASI BARANG/JASA Tujuan Penyusunan Spesifikasi Barang/Jasa 21 Menyediakan informasi tentang barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang jasa/ Spesifikasi ini digunakan oleh: Penyedia barang/ Jasa dalam menyampaikan penawaran ULP dalam menyusun dokumen pengadaan dan mengevaluasi penawaran

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Ketentuan tentang HPS 22 Ketentuan Umum HPS HPS disusun dan ditetapkan oleh PPK, kecuali untuk kontes/sayembara ULP/pejabat pengadaan mengumumkan nilai total HPS Nilai HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia, sedangkan rinciannya bersifat rahasia HPS disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran kerugian Negara Riwayat HPS harus didokumentasikan

SPESIFIKASI BARANG/JASA Pihak yang menyusun Spesifikasi Barang/Jasa 23 ULP/Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen Usulan Dokumen HPS Disusun dan Ditetapkan Diumumkan Nilai Total HPS Dokumen HPS SAH Sah jika:ditandatangani oleh: Pejabat Pembuat Komitmen (sebagai yg menetapkan).

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Penggunaan HPS 24 Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga termasuk rinciannya Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% nilai total HPS Pejabat Pembuat Komitmen Menetapkan HPS HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran kerugian negara. ULP/Pejabat Pengadaan Mengumumkan Nilai Total HPS Harga optimal/ wajar Rp Memperhitungkan semua komponen biaya Perhitungkan keuntungan penyedia + overhead TIDAK “MARK-UP” Penyedia Barang/ Jasa

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Data / Informasi untuk membuat HPS 25 Penyusunan HPS dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan meliputi: Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS); Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan; Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal; biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya; inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Data / Informasi untuk membuat HPS 26 hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain; perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate); norma indeks; dan/atau informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan HPS untuk pelelangan/seleksi internasional dapat menggunakan informasi harga barang/jasa di luar negeri HPS telah memperhitungkan PPn dan ( overhead + Profit yang wajar ) HPS TIDAK BOLEH memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan PPh penyedia barang/jasa

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Prosedur Penyusunan HPS 27 Pekerjaan Pengadaan Barang atau Jasa Lainnya Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum (DIPA/DPA, KAK dan RAB) Menghitung/menetapkan harga satuan Menghitung PPN Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh mata pembayaran. Menghitung jumlah biaya untuk` setiap mata pembayaran Menentukan Besarnya HPS Catatan: Jika HPS lebih besar dari Pagu Dana, maka dapat dilakukan Perubahan spesifikasi teknis Revisi PO/LK.

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Prosedur Penyusunan HPS 28 Pekerjaan Konstruksi Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum Hitung analisa harga untuk setiap mata pembayaran (pay-item) Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh mata pembayaran Menjumlahkan jumlah biaya untuk setiap mata pembayaran Menghitung / menetapkan harga satuan Menghitung PPN Menentukan Besarnya HPS

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI Prosedur Penyusunan HPS 29 Pekerjaan Jasa Konsultasi Menghitung Komponen Biaya (Biaya Langsung Personil/Remuneration) dan Biaya Langsung Non Personil (Direct Reimbursable Cost). Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum a.l: KAK dan RAB Menghitung PPN Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh item pembayaran Menghitung jumlah biaya untuk setiap item pengeluaran Menentukan Besarnya HPS Catatan: Biaya langsung non-personil tidak melebihi 40% dari biaya total, KECUALI untuk pekerjaan yang bersifat khusus

Latihan 1 Spesifikasi dan HPS…..? 30

JENIS KONTRAK DAN BUKTI PERJANJIAN 31 Langkah Pemilihan Jenis Kontrak LANGKAH-LANGKAH PEMILIHAN JENIS KONTRAK Mengidentifikasikan barang/jasa yang akan diadakan Mengenali masing-masing jenis kontrak Memilih dan menetapkan salah satu jenis kontrak

Penetapan Jenis Kontrak 32 Penetapan Jenis Kontrak tahun tunggal lump sum pembebanan tahun anggaran tahun jamak harga satuan kontrak payung cara pembayaran gabungan lump sum dan harga satuan terima jadi (turnkey) Persentase kontrak pengadaan tunggal; pekerjaan tunggal sumber pendanaan jenis pekerjaan kontrak pengadaan bersama. pekerjaan terintegrasi

JENIS KONTRAK DAN BUKTI PERJANJIAN 33 Bukti Perjanjian Pengadaan Jasa Konsultansi di atas Rp. 50 juta Pengadaan Barang/Pek. Konstruksi/Jasa Lainnya di atas Rp 200 juta Bukti Pembelian (s/d 10 juta) Kuitansi (s/d 50 juta) Surat Perintah Kerja (SPK) Surat Perjanjian Bukti Perjanjian Pengadaan Jasa Konsultansi s.d Rp. 50 juta Pengadaan Barang/Pek. Konstruksi/Jasa Lainnya s.d Rp 200 juta

Latihan 2 Jenis Kontrak 34

Jaminan Pengadaan dan Sertifikat Garansi 35 Jaminan Pengadaan dan Sertifikat Garansi Jaminan Penawaran Jaminan Pelaksanaan Jaminan Uang Muka Jaminan Pemeliharaan Jaminan Sanggahan Banding Jaminan Atas Pengadaan Barang/Jasa

JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Surat Jaminan 36 Surat jaminan adalah jaminan tertulis yang dikeluarkan bank umum/lembaga keuangan lainnya yang diberikan oleh penyedia barang/jasa kepada pengguna barang/jasa untuk menjamin terpenuhinya persyaratan/kewajiban penyedia barang/jasa; Penerbit surat jaminan = Bank Umum/ Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi

Digunakan untuk menyertai surat penawaran Nilainya 1%-3% dari HPS JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Surat Jaminan 37 Digunakan untuk menyertai surat penawaran Nilainya 1%-3% dari HPS Masa berlaku s.d. penandatanganan kontrak Untuk paket pekerjaan diatas Rp. 200jt (untuk Pelelangan) Fungsi menjamin data penawaran dan kesungguhan penyedia barang jasa Jaminan Penawaran tidak diperlukan untuk pengadaan Jasa Konsultansi

Nilainya 5% dari Kontrak atau 5%xHPS jika kontrak dibawah 80% HPS JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Jaminan Pelaksanaan 38 Surat Jaminan Pelaksanaan harus diberikan setelah SPPBJ dan sebelum kontrak ditandatangani Nilainya 5% dari Kontrak atau 5%xHPS jika kontrak dibawah 80% HPS Masa berlaku s.d. tanggal serah terima Barang/Jasa Lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi Untuk kontrak diatas 200 juta. kecuali untuk Jasa lainnya --- aset penyedia dikuasi Pengguna Untuk menjamin pelaksanaan pekerjaan

penyerahan Barang/Jasa Lainnya dan Sertifikat Garansi; atau JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Pengembalian Jaminan Pelaksanaan 39 penyerahan Barang/Jasa Lainnya dan Sertifikat Garansi; atau penyerahan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Kontrak khusus bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.

JUM harus diberikan dalam meminta uang muka JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Jaminan Uang Muka 40 JUM harus diberikan dalam meminta uang muka Nilainya setinggi-tingginya dari Kontrak untuk usaha kecil 30% atau 20% non kecil dan jasa konsultansi Pengembalian Uang Muka diperhitungkan secara proporsional pada setiap tahapan pembayaran Diberikan bila dicantumkan di kontrak

Jaminan Pemeliharaan dibutuhkan untuk: Pekerjaan Konstruksi; JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Jaminan Pemeliharaan 41 Jaminan Pemeliharaan dibutuhkan untuk: Pekerjaan Konstruksi; Pengadaan Jasa Lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan. Diberikan dalam meminta pembayaran 100%, karena ada pekerjaan pemeliharaan Nilainya 5% dari kontrak Jaminan pemeliharaan atau retensi Masa berlaku s.d. 14 hari setelah masa pemeliharaan selesai

JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Jaminan Sanggah Banding 42 Jaminan Sanggahan Banding ditetapkan sebesar 1/100 (satu perseratus) dari nilai total HPS

JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Jaminan Sanggah Banding 43 Dalam Pengadaan Barang modal, Penyedia Barang menyerahkan Sertifikat Garansi. Sertifikat Garansi diberikan terhadap kelaikan penggunaan Barang hingga jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan dalam Kontrak Sertifikat Garansi diterbitkan oleh Produsen atau pihak yang ditunjuk secara sah oleh Produsen.