McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved. 13-1

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Bab Komunikasi 13

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi adalah hal yang mengikat kesatuan organisasi.

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Pentingnya Komunikasi •Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi untuk: •Mencapai tujuan individu dan organisasi •mengimplementasikan dan merespons perubahan organisasi •Mengoordinasikan aktivitas organisasi •berperan dalam semua tindakan organisasi yang relevan •Setiap manajer harus juga menjadi seorang komunikator

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi – Penyampaian informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol- simbol yang umum.

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved. 13-6PesanPesanMediaMedia Penerima pesan Umpan balik Siapa... mengatakan apa... dengan cara apa... kepada siapa......dengan dampak apa? Komunikator Proses Komunikasi

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikator:Karyawan dengan ide, niat, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi Komunikator: Karyawan dengan ide, niat, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi Pesan:apa yang ingin disampaikan setiap individu kepada orang lain Pesan: apa yang ingin disampaikan setiap individu kepada orang lain Pengkodean: Mengubah pesan ke dalam kelompok simbol yang mewakili ide atau konsep Media perantara: media yang menyampaikan pesan Pengurai-Penerima pesan: Target pesan dan cara penerima mengubah dan menginterpretasikan pesan Derau (Noise): Faktor-faktor yang menyimpankan pesan yang disampaikan Umpan balik: Respons penerima terhadap pesan Elemen-elemen Komunikasi

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved. 13-8KomunikatorKomunikator PengkodeanPengkodean Pesan dan Media MediaPenguraianPenguraianPenerimaPenerima Umpan balik • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • = Derau Model Komunikasi

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi nonverbal – Pesan yang diampaikan dengan bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan kepala dan mata. Sama pentingnya dengan komunikasi verbal.

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Berkomunikasi dalam Organisasi (1 dari 4) ‏ •Komunikasi ke Bawah: komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah dalam suatu organisasi •termasuk: kebijakan manajemen, instruksi, dan memo resmi

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Berkomunikasi dalam Organisasi (2 dari 4) ‏ •Komunikasi ke Atas: komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi •termasuk: kotak saran, pertemuan kelompok, dan protes terhadap prosedur kerja

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Berkomunikasi dalam Organisasi (3 dari 4) ‏ •Komunikasi Horizontal : komunikasi yang terjadi lintas fungsi dalam suatu organisasi •Perlu untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi yang beragam

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Berkomunikasi dalam Organisasi (4 dari 4) ‏ •Komunikasi Diagonal: komunikasi yang terjadi lintas fungsi dan tingkat dalam suatu organisasi •Penting ketika anggota-anggota organisasi tidak bisa berkomunikasi melalui saluran- saluran ke atas, ke bawah, atau horizontal

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Berkomunikasi dengan Pihak Luar •Organisasi berkomunikasi dengan pihak luar untuk: •Memperkenalkan barang dan jasa •Memproyeksikan citra positif •Menarik talenta untuk jadi karyawan •Memperoleh perhatian

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Hubungan Masyarakat Periklanan Promosi Pelanggan / Klien / Survei Pasien Elemen-elemen Program Komunikasi Eksternal

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Kekayaan Informasi •Kekayaan Informasi – jumlah informasi yang bisa ditransmisikan secara efektif •misal, interaksi tatap muka sangat tinggi dalam kekayaan informasi •misal, umum pada semua karyawan sangat rendah dalam kekayaan informasi

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Media Komunikasi Umum dalam Organisasi Abad 21 (1 dari 2) ‏ Media kekayaan ContohKeuntungan tatap-mukaSangat tinggi Minta kenaikan gaji pada penyelia. Umpan balik langsung diterima Percakapan telepon, konferensi video tinggiBertemu dengan anggota kelompok virtual. Efisien, irit, dan singkat daripada bepergian ke lokasi tertentu

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Media Komunikasi Umum dalam Organisasi Abad 21 (2 dari 2) ‏ Media kekayaan ContohKeuntungan Memo, surat, fax, pribadi, voic rendahMengkomunikasi-kan kebijakan layanan pelanggan. Efisien dan efektif dalam mengkomunikasi-kan informasi rutin umum, laporan keuangan, selebaran, papan pengumuman, laporan komputer Sangat rendah Laporan tahunan pada pemegang saham. Informasi terstandardisasi untuk populasi besar.

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Bagaimana Teknologi Mempengaruhi Komunikasi Internet / Intranet / Extranet Konferensi Video dan Telekonferensi dan Pesan Instan Pesan Suara Pertemuan Elektronik Smart Phones dan Komputer Genggam

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Saran-saran Etiket (1 dari 2) ‏ •Membaca orang lain adalah tidak etis dan harus dihindari •Jika suatu memiliki attachment, jangan buka bila pengirimnya tak diketahui •Jangan kirimkan suatu bila Anda tidak ingin isinya diketahui orang banyak •Pastikan Anda pendek, langsung pada intinya, dan tidak vulgar •Jangan mengirim pesan pribadi lewat komputer perusahaan •Membaca orang lain adalah tidak etis dan harus dihindari •Jika suatu memiliki attachment, jangan buka bila pengirimnya tak diketahui •Jangan kirimkan suatu bila Anda tidak ingin isinya diketahui orang banyak •Pastikan Anda pendek, langsung pada intinya, dan tidak vulgar •Jangan mengirim pesan pribadi lewat komputer perusahaan

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Saran-saran Etiket (2 dari 2) ‏ •Gunakan tata bahasa dan format yang benar, dan bahasa yang ringkas •Balaslah yang masuk sesegera mungkin •Jangan membalas ketika Anda sedang marah •Hindari meneruskan yang Anda terima tanpa izin dari pengirim asal •Gunakan tata bahasa dan format yang benar, dan bahasa yang ringkas •Balaslah yang masuk sesegera mungkin •Jangan membalas ketika Anda sedang marah •Hindari meneruskan yang Anda terima tanpa izin dari pengirim asal

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Praktik Terbaik Pesan Suara (1 dari 2) ‏ •Organisasikan pikiran Anda sebelum mengangkat telepon •Identifikasikan permintaan yang spesifik, ringkas yang bisa dikirimkan via voice mail •Sebutkan nama Anda, waktu dan tanggal, nama perusahaan Anda, dan tujuan panggilan Anda •Pastikan pesan sederhana dan tepat

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Praktik Terbaik Pesan Suara (2 dari 2) ‏ •Katakan apa yang Anda harapkan penerima pesan lakukan •Berikan alasan dari permintaan •Katakan “terima kasih” •Akhiri dengan, “Silakan hubungi saya pada nomor berikut...”

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi Interpersonal (1 dari 2) ‏ •Komunikasi Interpersonal – komunikasi yang mengalir antara individu dalam tatap-muka dan situasi kelompok •Alat utama untuk komunikasi manajerial •Lebih dari tiga-perempat komunikasi manajer terjadi dalam interaksi tatap-muka

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi Interpersonal (2 dari 2) ‏ •Masalah yang muncul ketika para manajer berusaha berkomunikasi dengan orang lain dapat dilihat dari: •Perbedaan Persepsi •Perbedaan gaya interpersonal

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi MultikulturalKata-kata RuangWaktu Perilaku

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Penghalang Komunikasi yang Efektif •Kerangka Referensi •Mendengarkan Selektif •Pertimbangan nilai •Kredibilitas sumber •Penyaringan •Kerangka Referensi •Mendengarkan Selektif •Pertimbangan nilai •Kredibilitas sumber •Penyaringan •Bahasa dalam- kelompok •Perbedaan status •Tekanan waktu •Kelebihan muatan komunikasion •Bahasa dalam- kelompok •Perbedaan status •Tekanan waktu •Kelebihan muatan komunikasion

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi •Manajer yang berusaha menjadi komunikator yang lebih baik harus melakukan dua tugas terpisah:  Mereka harus meningkatkan pesan-pesan mereka – informasi yang ingin mereka sampaikan  Mereka harus berupaya meningkatkan pemahaman mereka sendiri tentang apa yang orang lain coba komunikasikan pada mereka

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Teknik-teknik untuk Meningkatkan Komunikasi Organisasi : •Menindaklanjuti •Mengatur Alur Informasi •Memanfaatkan Umpan-Balik •Empati •Repetisi •Menindaklanjuti •Mengatur Alur Informasi •Memanfaatkan Umpan-Balik •Empati •Repetisi •Mendorong Rasa Saling-Percaya •Pengaturan Waktu yang Efektif •Menyederhanakan bahasa •Menggunakan Gosip •Mendorong Rasa Saling-Percaya •Pengaturan Waktu yang Efektif •Menyederhanakan bahasa •Menggunakan Gosip

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Meningkatkan Komunikasi dalam berbagai Organisasi: (1 dari 2) ‏ 1.Dorong karyawan untuk membuat jaringan budaya komunikasi 2.Pertimbangkan membuat posisi manajerial dengan tanggung jawab mengembangkan dan melihat program-program multikultural dan afirmatif 3.Buatlah program mentoring di mana karyawan minoritas baru diperkenalkan pada budaya perusahaan

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Meningkatkan Komunikasi dalam berbagai Organisasi: (2 dari 2) ‏ 1.Rayakan peristiwa-peristiwa budaya 2.Lakukan pelatihan-pelatihan manajemen- keragaman yang memungkinkan manajer untuk mengeksplorasi arti menjadi minoritas dalam masyarakat

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Komunikasi Etis: Prinsip-prinsip Utama 1.Setiap anggota organisasi tidak boleh sengaja menipu anggota lain 2.Komunikasi anggota-anggota organisasi harus tidak bermaksud menyerang anggota mana pun dalam organisasi 3.Anggota-anggota organisasi harus diperlakukan secara adil

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved Intelijen Kompetitif •Sistem mengumpulkan informasi (semua bentuk komunikasi) yang mempengaruhi perusahaan, menganalisis data, dan mengambil tindakan •Bila digunakan dengan benar dan etis, intelijen kompetitif dapat: •Mempercepat reaksi perusahaan pada perubahan •Membantu mengalahkan pesaing •Membantu melindungi rahasia perusahaan

McGraw-Hill/Irwin© 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved KomunikatorKomunikatorPengodeanPengodeanPesanPesan Penguraian Penguraian Menindaklanjuti Prinsip Informasi yang cukup EmpatiPengulangan Mendengarkan yang efektif Menggunakan gosip Mendorong rasa saling percaya Pemilihan waktu yang tepat Menyederhanakan bahasa Menggunakan umpan-balik PengalamanPengalaman Penerima Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi: Memperkecil Jarak Komunikasi