MANAJEMEN PERSEDIAAN

PERSEDIAAN: TIPE, MANFAAT DAN BIAYA Jenis Persediaan: Persediaan bahan mentah. Bahan mentah adalah bahan yang akan digunakan untuk memproduksi barang dagangan. b. Persediaan barang setengah jadi. Bahan setengah jadi adalah barang yang belum selesai sepenuhnya menjadi barang dagangan. c. Persediaan barang jadi. Barang jadi adalah barang yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dijual.

Kenapa perusahaan mempunyai persediaan? Persediaan diperlukan untuk mengantisipasi ketidaksempurnaan pasar. Contoh: Jika perusahaan membutuhkan bahan mentah untuk proses produksinya, bahan mentah akan datang pada saat itu juga. Jika situasi seperti itu terjadi, maka persediaan bahan mentah tidak diperlukan. Tetapi kenyataannya, bahan mentah bisa terlambat datang. Untuk mengantisipasi keterlambatan tsb. (ketidaksempurnaan pasar), persediaaan pasar diperlukan, sehingga proses produksi tidak akan terhambat hanya karena bahan mentah belum datang. Ini juga bisa diterapkan pada persediaan barang dagangan.

MANFAAT INVESTASI PADA PERSEDIAAN 1. Memanfaatkan Diskon Kuantitas. Diskon kuantitas diperoleh jika perusahaan membeli dalam kuantitas yang besar. Perusahaan membeli melebihi kebutuhan sehingga ada yang dismpan sebagai persediaan 2. Menghindari kekurangan bahan (out of stock). Jika pelanggan datang untuk membeli barang dagangan, kemudian perusahaan tidak mempunyai barang tsb, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Untuk menghindari situasi tsb, perusahaan harus mempunyai persediaan barang jadi.

3. Manfaat pemasaran. Jika perusahaan mempunyai persediaan barang dagangan yang lengkap, maka pelanggan/calon pelanggan akan terkesan dengan kelengkapan barang dagangan yang kita tawarkan. Reputasi perusahaan bisa meningkat. Di sampng itu jika perusahaan selalu mampu memenuhi keinginan pelanggan pada saat dibutuhkan maka kepuasan pelanggan semakin baik, dan perusahaan semakin untung. 4. Spekulasi. Kadang-kadang persediaan digunakan untuk berspekulasi. Jika perusahaanan mengantisipasi kenaikan harga (misal inflasi meningkat), nilai persediaan akan meningkat dalam situasi inflasi, maka akan meningkatkan profitabilitas perusahaan.

BIAYA YANG BERKAITAN DENGAN PERSEDIAAN 1. Biaya investasi. Investasi pada persediaan seperti investasi pada piutang/modal kerja lainnya. Biaya investasi bisa berupa biaya kesempatan karena dana tertanam di persediaan dan bukan tertanam pada investasi lainnya. 2. Biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan mencakup biaya eksplisit, seperti biaya sewa gudang, asuransi, pajak, & biaya kerusakan persediaan.

3. Biaya order. Untuk memperoleh persediaaan, perusahaan akan melakukan order persediaan tsb. Biaya order mencakup biaya administrasi yang berkaitan dengan aktivitas memesan persediaan, biaya transportasi dan pengangkutan persediaan.

PENENTUAN SALDO PERSEDIAAN: MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) Berusaha menghitung persediaan yang optimal. Persediaan yang berlebihan akan memakan terlalu banyak biaya, sedangkan persediaan yang terlalu kecil bisa menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan menjual (memperoleh profit).

Penurunan Model EOQ Bagan berikut ini menggambarkan argumen pendekatan EOQ. Pada awal periode, persediaan sebesar Q datang. Kemudian persediaan tsb terjual dengan tingkat penjualan yang konstan untuk setiap periodenya (misal, setiap hari). Tingkat penjualan tsb merupakan slope dari garis miring dalam bagan tsb. Pada saat ini persediaan baru sebesar Q datang kembali ke perusahaan. Q/2 merupakan rata-rata persediaan.

Bagan 2. Pola Konsumsi Persediaan Q Q/2 Waktu

Bagan 3. Trade-off Total Biaya Persediaan Biaya Total B. Persediaan B. Simpan B. Pemesanan Persediaan

Total Biaya Persediaan Total Biaya = By. Simpan + By. Pesan TC = (Q/2)C +(S/Q)O Dimana TC = total biaya Q = Kuantitas persediaan yang dipesan Q/2 = persediaan rata-rata C = biaya simpan S = total kebutuhan persediaan per periode O = biaya pemesanan

Contoh : Total penjualan selama 1 tahun adalah 100.000 unit. By. Simpan adalah Rp 20,00 per unit persediaan. Biaya pesan adalah Rp 10.000,00 per pesan. Dengan informasi tsb, berapa Q* (persediaan optimal) ?

Jawab: Q* = [ (2x10.000x100.000)/20]1/2 = 10.000 unit Tingkat persediaan yang optimal adalah 10.000 unit. Dengan kata lain, perusahan memesan 100.000 unit setiap kali pesan. Total biaya persediaan (TC) = Total by. Simpan + Total by.Pesan

TC = [(10.000/2)x20]+[(100.000/10.000)x10.000] = 100.000 + 100.000 = Rp 200.000,00 Perusahaan memesan persediaan sebanyak 10 kali dalam satu tahun. Persediaan rata-rata adalah 5.000 unit. Dalam 1 tahun ada 10 kali siklus persediaan.

Periode perputaran persediaan = asumsi 1 tahun=360 hari. 360 hari/10 kali=36 hari Tingkat konsumsi persediaan (tingkat penjualan) adalah 10.000/36 = 278 unit per hari.

Menentukan Titik Pemesanan Kembali Lead time = waktu pesanan dikirim sampai pesanan datang. Jika lead time = 5 hari, maka perusahaan harus memesan kembali jika persediaan berada pada tingkat 1.390 (278x5 hari).

Menetapkan Persediaan Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh : Persediaan terlalu kecil Hilangnya kesempatan ; untuk menjual – memperoleh laba Persediaan terlalu besar Adanya biaya besar ; memperkecil laba – memperbesar resiko

Keuntungan meninghkatkan persediaan Perusahaan dapat Mempengaruhi ekonomi produksi Mempengaruhi pembelian Dapat memenuhi pesanan dengan lebih cepat

Kerugian adanya persediaan Biaya penyimpanan Biaya pemindahan Pengembalian modal yang tertanam dalam bentuk persediaan

Fokus Pengelolaan persediaan Berapa banyak yang harus dipesan pada waktu tertentu ? Berapa banyak jenis persediaan yang harus disimpan ? Kapan sebaiknya persediaan dipesan ?

Tujuan pengelolaan persediaan Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan biaya minimum

Biaya Persediaan Biaya yang berhubungan dengan persediaan Biaya penyimpanan persediaan Biaya pengadaan persediaan Biaya akibat kekurangan persediaan

Biaya penyimpanan persediaan (Carrying cost) Bersifat variabel terhadap jumlah inventori yang dibeli Total biaya penyimpanan : TCC = C. P. A Persediaan rata-rata A = Q / 2 = ( S / N ) / 2 Keterangan : Q = kuantitas pesanan S = Penjualan tahunan N = Frekwensi pemesanan C = Biaya penyimpanan P = Harga beli per unit

Termasuk Biaya Penyimpanan – Carrying Costs Sewa gudang Biaya pemeliharaan barang di dalam gudang Biaya modal yang tertanam dalam inventori Pajak Asuransi

Besarnya Carrying Cost Dapat diperhitungkan dengan dua cara Berdasarkan persentase tertentu dari nilai inventori rata – rata Berdasarkan biaya per unit barang yang disimpan (dari jumlah rata – rata)

Biaya Pemesanan ( Ordering Cost ) Bersifat varisbel terhadap frekuensi pesanan Total biaya pemesanan TOC = F. ( S / Q ) Keterangan : Q = kuantitas pesanan S = Penjualan tahunan F = Biaya tetap

Termasuk Biaya Pemesanan – Ordering Costs Biaya selama proses pesanan Biaya pengiriman permintaan Biaya penerimaan barang Biaya penempatan barang ke dalam gudang Baiaya prosesing pembayaran kepada supplier

Total Biaya Persediaan TIC = TCC + TOC atau TIC = C. P. ( Q / 2 ) + F. ( S / Q)

Kuantitas Pemesanan Yang Optimal Dalam penentuan persediaan yang optimal dapat digunakan model kuantitas pemesanan yang ekonomis : Economic Ordering Quantity Model = EOQ EOQ adalah Kuantitas persediaan yang optimal atau yang menyebabkan biaya persediaan mencapai titik terendah  Model EOQ adalah Suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan.

Dua Dasar Keputusan Dalam Model EOQ Berapa jumlah bahan mentah yang harus dipesan pada saat bahan tersebut perlu dibeli kembali – Replenishment cycle Kapan perlu dilakukan pembelian kembali – reorder point

Model EOQ C.P EOQ = Keterangan : P = Harga beli per unit 2. F.S C.P Keterangan : P = Harga beli per unit S = Penjualan tahunan F = Biaya tetap C = Biaya penyimpanan

Asumsi Model EOQ Jumlah kebutuhan bahan mentah sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama satu tahun atau satu periode Penggunaan bahan selalu pada tingkat yang konstan secara kontinyu Pesanan persis diterima pada saat tingkat persediaan sama dengan nol atau diatas safety stock Harga konstan selama periode tersebut

Pemesanan Ulang – Reorder Point Titik dimana pemesanan harus dilakukan lagi untuk mengisi persediaan Titik pemesan ulang = Waktu tunggu x tingkat penggunaan

Persediaan Pengaman – Safety Stocks Persediaan tambahan yang dimiliki untuk berjaga-jaga terhadap perubahan tingkat penjualan atau kelambatan produksi – pengiriman Maka Persediaan awal = EOQ + Safety stock Persediaan rata – rata = ( EOQ / 2 ) + safety stock

Menentukan Besarnya Safety Stock Faktor pengalaman Faktor dugaan Biaya Keterlambatan Contoh : Penggunaan per hari 15 Kg Keterlambatan pengiriman 10 Hari Maka besarnya safety stock = 10 x 15 Kg = 150 Kg

Contoh Kasus Perusahaan A penjualan 2,6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan 2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg. Persediaan pengaman 50.000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan terigu harus dengan kelipatan 2000 kg

Besarnya EOQ C.P EOQ = =  ( 2 x 5000 x 2600000) / (0.02 x 5 ) = 509902 Kg = 510.000 Kg 2. F.S C.P

Pemesanan Ulang Penggunaan per minggu = ( 2.600.000 / 52 ) = 50.000 Kg Titik pemesan ulang = Waktu pengiriman + safety stock = (2 minggu x 50.000) + 50.000 = 100.000 + 50.000 = 150.000 Kg

Pemesanan Dalam Satu Tahun = ( 2.600.000 / 510.000 ) = 5,098 kali atau 72 hari = 10 minggu Tingkat Pemakaian per hari = ( 2.600.000 / 365 ) = 7.123, 287 Kg atau 7.124 Kg

Biaya Penyimpanan TCC = C. P. A atau TCC = C.P. (Q/2) TCC = (0,02) x ( $ 5) x (510.000 / 2) = 0,1 x 255.000 = $ 25.500

Biaya Pemesanan TOC = F. ( S / Q ) TOC = $ 5000 x ( 2.600.000 / 510.000 ) = $ 5000 x (5,098) = $ 25.490,20

Biaya Safety Stock = C. P . (safety stock) = (0,02) x ( $ 5 ) x ( 50.000 ) = 0,1 x ( 50.000 ) = $ 5.000

Total Biaya Persediaan - TIC = Biaya Penyimpanan + Biaya Pemesanan + Biaya safety stock = $ 25.500 + $ 25.490,20 + $ 5.000 = $ 55.990, 20

Grafik EOQ Kg Dalam satu tahun 13 kali 560.000 500.000 EOQ 250.000 Reorder point 100.000 Safety stock 50.000 Minggu 5 8 10

Lanjutan Contoh Kasus …… Jika perusahaan A membeli terigu sebanyak 650.000 Kg maka biaya pengiriman ditangung oleh perusahaan pengolahan gandum sebesar $ 3.500 Apakah penawaran ini menguntungkan atau tidak ?

Biaya Persediaan - TIC Biaya pemesanan = $ 5.000 - $ 3.500 = $ 1.500 TCC = (0,02) x ($ 5) x (650.000 / 2 ) = 0,1 x 325.000 = $ 32.500 TOC = $ 1.500 x ( 2.600.000 / 510.000) = $ 1.500 x 5,098 = $ 7.647 TIC = $ 32.500 + $ 7.647 + $ 5.000 = $ 45.147

Analisis Jika pesanan sejumlah 510.000 Kg Biaya persediaan $ 55.990,20 650.000 Kg Biaya persediaan $ 45.147 Penawaran dari perusahaan pengolahan gandum perlu dipertimbangkan Pemesanan dalam satu tahun = 2.600.000 / 650.000 = 4 kali atau 13 minggu

Sistem Pengendalian Persediaan Metode garis merah – red line method Metode dua peti – two bin method Sistem pengendalian persediaan dengan koputer – Computerized inventory control system Sistem A B C – system A B C

Analisis ABC Analisis ABC (ABC analysis) membagi,persediaan yang dimiliki ke dalam tiga golongan berdasarkan pada volume dolar tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi dari prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat "sedikit hal penting dan banyak hal yang sepele. Tujuannya adalah membuat kebijakan persediaan yang memusatkan sumber daya pada komponen persediaan penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tetapi sepele. Tidaklah realistis untuk memonitor persediaan yang murah dengan intensitas yang sama ­sebagaimana dengan persediaan yang sangat mahal. Bab 12. Manajemen Persediaan

Untuk menentukan volume dolar tahunan analisis ABC, permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dihitung dan dikalikan dengan harga per unit. Barang Kelas A adalah barang-­barang dengan volume dolar tahunan tinggi. Walaupun barang seperti ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari total persediaan barang, mereka merepresentasikan 70% hingga 80 dari total pemakaian dolar. Kelas B adalah untuk barang-barang persediaan yang memiliki volum, dolar tahunan menengah. Barang ini merepresentasikan sekitar 30% barang persediaan dari 15% hingga 25% dari nilai total. Barang-barang yang memiliki volume dolar tahunan rendah ­adalah Kelas C, yang mungkin hanya merepresentasikan 5% dari volume dolar tahunan tetap. sekitar 55% dari total barang persediaan. Bab 12. Manajemen Persediaan