MANAJEMEN KEARSIPAN Disampaikan pada Pembinaan Arsip Dinamis Kantor Kementerian Agama Kab. Kulon Progo Maret 2014

ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Life Cycle USE Creation ( Tahap Penciptaan ) Use ( Tahap Penggunaan ) DISPOSITION USE Life Cycle Creation ( Tahap Penciptaan ) Use ( Tahap Penggunaan ) Disposition ( Tahap Istirahat )

FUNGSI MANAJEMEN KEARSIPAN menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

TUJUAN menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.

Mengapa arsip harus dikelola?? Penciptaan arsip selalu bersifat dinamis selalu bertambah seiring dengan perkembangan organisasi Keterbatasan ruang sarana penyimpanan arsip Terdapat arsip yang bernilai guna dan tidak bernilai guna Arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi Arsip merupakan memori kolektif instansi

Sistem Kearsipan yang baik Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Murah /ekonomis Tidak makan tempat Mudah dicapai Cocok bagi organisasi/ruang lingkup kantor Fleksibel/luwes Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Mempermudah pengawasan

Permasalahan kearsipan Arsip belum bisa ditemukan secara cepat Hilangnya arsip Tidak melakukan penyusutan arsip Tata kerja yang tidak up to date Peralatan yang tidak memadai Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip Kurangnya perhatian terhadap kearsipan

ARSIP ARSIP DINAMIS AKTIF IN AKTIF STATIS

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

PENGERTIAN Penataan berkas atau secara teknis disebut filing merupakan kegiatan penyimpanan arsip aktif yang dilakukan secara logis dan sistematis dan merupakan lanjutan dari penanganan arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Selain bersifat accesibility juga harus memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan mendasari tercapainya tujuan kearsipan.

tujuan Menyediakan arsip yang benar untuk orang yang berwenang pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang efisien

KOMPONEN SDM pengorganisasian metode peralatan

pengorganisasian Sentralisasi Desentralisasi kombinasi

Prinsip Penataan Arsip (PMA NO. 44 TAHUN 2010) arsip aktif disimpan secara desentralisasi di setiap unit pengolah penyimpanan arsip aktif berdasarkan klasifikasi alpha numerik setiap unit pengolah memiliki sentral file untuk menyimpan arsip aktif. penataan Arsip in aktif dipusatkan di Unit Kearsipan tetapi sebelum dipindahkan disimpan sementara di masing-masing Tata Usaha unit pengolah Setelah melalui proses pemindahan arsip, penataan arsip in aktif dapat tetap mempertahankan penataan sewaktu masih aktif, apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri; Untuk kepentingan penemuan kembali, maka perlu dibuatkan daftar indeks berkas (titel).

Sarana Penataan berkas 1. Klasifikasi 2.Tunjuk Silang 3. Folder 4. Guide/Sekat 5. Filling Cabinet 6. Boks Arsip 7. Rak Arsip

Sistem penyimpanan arsip 1 Abjad 2 Subyek 3 Nomor 4 Kronologis 5 Geografis

Metode pemberkasan alpha numerik sistem penyimpanan berkas yang didasarkan kombinasi huruf dan angka. Kode huruf menunjukkan informasi tentang isi file. Pengaturan angka dan nama-nama subyek sering digunakan pada system alfanumerik ini. Subyek mengikuti susunan ensiklopedia yang terkait dengan pengelompokkan arsip dibawah kelompok utama. Judul subyek ditandai nomor yang menunjukkan kelompok utama dan sub-subnya.

Pola klasifikasi (Alphanumerical Code System ) Pola klasifikasi merupakan suatu susunan klasifikasi /penggolongan arsip yang dikelompokkan berdasarkan subyek/masalah yang secara istematis, logis, dan berjenjang, dan disertai dengan kode dan subyek. dibuat berdasarkan fungsi-fungsi organisasi. kode berguna untuk kemudahan dalam mengetahui kelompok dari suatu subyek dan penentuan lokasi dan urutan penyimpanan.

Penghematan waktu dalam penemuan kembali keuntungan Penghematan waktu dalam penemuan kembali Berkas alfanumerik mudah dikembangkan sesuai dengan berkembangnya sub-sub subyek. kerugian Sulit dalam penentuan subyek yang singkat, konsisten, jelas, dan penafsiran yang seragam Jika indeks subyek tidak digunakan secara konsisten akan menyulitkan petugas baru Jika indeks subyek tidak memadai banyak arsip yang diberkaskan hanya diketahui oleh petugas yang bersangkutan Biaya mahal karena membutuhkan petugas yang berpengalaman dan persiapan memakan waktu lama

Prosedur penataan berkas 1. Pemeriksaan Arsip (Inspecting) Apakah sudah ada disposisi simpan atau belum; Arsip yang saling terkait dalam satu kegiatan atau permasalahan dijadikan satu berkas, sedangkan untuk arsip yang tidak terkait dipisahkan; Untuk arsip yang klasifikasinya berbeda tetapi berkaitan agar dibuatkan tunjuk silang. Apabila terdapat lampiran berupa peta, buku, bagan, atau sesuatu yang tidak sesuai dengan jenis fisik arsipnya agar dipisahkan dan disimpan tersendiri.

2. Pengindeks-an arsip (Indexing) Merupakan kegiatan untuk menetukan kata tangkap dari berkas yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem pemberkasan yang digunakan. a. Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip; b. Indeks harus satu pengertian/tidak bermakna ganda; c. Kata yang digunakan adalah yang lazim; d. Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya; e. Indeks harus kata benda atau yang dibendakan.

3. pemberian Kode (coding) Adalah kegiatan pemberian tanda/kode yang mewakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas dapat menempatkan sesuai tempatnya. 4. Tunjuk silang a. arsip yang mempunyai dua masalah atau lebih; b. Apabila ada pergantian nama; c. Jika ada arsip yang lampirannya tidak sesuai dengan jenis fisik arsipnya dan tidak kemungkinkan untuk disimpan jadi satu.

5. Penyortiran 6. Pelabelan 7. Penyimpanan Berkas Merupakan kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya. Pekerjaan ini dilakukan apabila arsip yang akan diberkaskan cukup banyak. 6. Pelabelan Adalah kegiatan penulisan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul khas yang dituangkan dalam laci, guide dan folder. 7. Penyimpanan Berkas Tahap akhir dalam proses penataan adalah memasukkan arsip kedalam folder dan menyimpan di filling kabinet.

MANAJEMEN ARSIP IN AKTIF

PENGERTIAN Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien.

Tujuan penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus meminimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.

target terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan / kehilangan arsip baik oleh bencana alam / manusia.

RUANG LINGKUP penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif penentuan lay out ruang Pusat Arsip (inaktif) pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur (kacau) penataan dan penyimpanan arsip inaktif pemusnahan arsip pemeliharaan arsip inaktif pelayanan arsip inaktif

penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif fasilitas, tingkat layanan yang akan diberikan dan menentukan jenis penyimpanan arsip inaktif. Tata Letak (Layout) Pusat Arsip Ruang penyimpanan arsip inaktif secara umum harus mem-perhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Kekuatan ruangan terhadap beban harus diperhitungkan dari unsur-unsur berat rak dan berat arsip, dengan demikian ruang penyimpanan arsip inaktif mempunyai kekuatan menahan berat beban keseluruhan.

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif : 1. penyeleksian arsip inaktif 2. pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, 3. penataan fisik arsip yang akan dipindahkan 4. serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

TAHAPAN PENATAAN ARSIP INAKTIF 1.PENERIMAAN ARSIP 2.PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP 3.PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP 4.PENDESKRIPSIAN 5.MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP 6.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP 7.MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS DAN PEMBERIAN NOMOR BERKAS 8.ENTRY DATA 9.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF 10.PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN BOKS 11.PENATAAN ARSIP DI RAK ARSIP/ROLL O PACK 12.PEMBUATAN DAFTAR PENCARIAN ARSIP

PENERIMAAN ARSIP Yaitu serah terima arsip dari Unit Pengolah (pencipta arsip) kepada Pusat Arsip dengan menyerahkan Berita Acara Penyerahan Arsip dan Daftar Arsip. Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap Unit Pencipta Arsip di mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip;   Unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip.

PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Non arsip misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll. PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).   PENDESKRIPSIAN Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip.

MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan berdasarkan pola klasifikasi dan deskripsi.   PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas. MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS Proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara  ENTRY DATA       Kegiatan pendataan dan meng-input kartu deskripsi arsip ke dalam database kearsipan. Kompurisasi dapat dilakukan sebatas pada metadata arsip inaktif atau secara menyeluruh baik metadata  maupun dokumen elektronik yang telah dialihmediakan dari media kertas atau media lain ke media elektronik.    MEMBUNGKUS ARSIP   Yaitu kegiatan membungkus arsip yang telah selesai dimanuver fisik menggunakan kertas casing

PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF     adalah kegiatan memberikan nomor definitif/nomor akhir pada arsip sesuai dengan nomor definitif pada daftar arsip sementara PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN/PELABELAN BOKS Setelah dilakukan penataan fisik dan informasi arsip dalam folder dan penataan susunan arsip dalam boks arsip secara keseluruhan, kemudian dilakukan penataan boks arsip pada rak arsip yang tersedia di ruang penyimpanan arsip.  PENATAAN ARSIP DI RAK/ROLL O PACK Penataan boks arsip yang sudah diberi label ditata secara berurutan pada rak sesuai unit pengolah, urutan nomor boks dan tahun penciptaan arsip MEMBUAT/MENCETAK DAFTAR ARSIP

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF Sistem Nomor Penempatan Arsip Inaktif   (space numbering system) adalah suatu cara yang digunakan untuk menentukan nomor atau kode angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan atau disimpan dalam rak arsip suatu Pusat Arsip. Contoh:  02.02.60: artinya disimpan dalam ruang dengan kode 02,ditata pada rak 02 dan boks nomor 60. RA.01.01: artinya disimpan dalam Ruang Arsip, rak nomor 01 dan boks arsip nomor 01

Teknik Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif merupakan tata cara penataan dan penyimpanan arsip inaktif pada rak penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari  penataan arsip inaktif dalam tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan nomor penempatan,  penataan boks arsip pada rak arsip, serta  komputerisasi.          Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan sbb: 1.     Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit pencipta. 2.     Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama. 3.     Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan) yang sama 4.     Penataan fisik arsip dalam suatu bok  arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci dalam setiap bok. 5.     Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam boks