UNIVERSITAS BUDI LUHUR Jl UNIVERSITAS BUDI LUHUR Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara Kebayoran, Jakarta Selatan 12260 Telp:(021)5853753 ext. 309 Fax:(021)7371164 Website : http://www.bl.ac.id Analisa Proses Bisnis Pertemuan 3 REQUIREMENT GATERING (Teknik-teknik Pengumpulan Data

SASARAN Mahasiswa memahami teknik-teknik pengumpulan data dan informasi dari sebuah organisasi Mahasiswa mampu melakukan pengumpulan data dan informasi dengan teknik teknik yang diajarkan

Teknik Pengumpulan Data/Informasi Interview Joint application development Questionnaire Analisa dokumen Observasi Banchmarking Bagaimana mempertimbangkan teknik yang dipakai

INTERVIEW Teknik yang paling umum dipakai Langkah Dasar: Tentukan tujuan dari wawancara Pemilihan Narasumber/Responden (orang yang diwawancarai) Perancangan Pertanyaan Interview Persiapan Interview Pengarahan Interview Tindak Lanjut Interview

INTERVIEW 1. Tujuan dari Wawancara Awal sebelum dimulai wawancara, haruslah menetapkan tujuan dari wawancara tersebut untuk apa? Hasil yang ingin di capai apa? Sehingga akan memudahkan dalam memilih narasumber dan merancang pertanyaan.

2 . Pemilihan Narasumber/Responden INTERVIEW 2 . Pemilihan Narasumber/Responden Didasari pada Kebutuhan Informasi Sangat baik mendapatkan Perbedaan Pandangan Para Manajer Para Pemakai Idealnya, seluruh stakeholder

3. Perancangan pertanyaan interview TIPE-TIPE PERTANYAAN : Closed-ended Questions Open-Ended Question Probing Question

INTERVIEW TIPE-TIPE PERTANYAAN : Closed-ended Questions Contoh : Berapa banyak penerimaan telepon setiap hari? Bagaimana pelanggan melakukan pesanan? Informasi tambahan apa yang dibutuhkan sistem baru?

INTERVIEW TIPE-TIPE PERTANYAAN : 2. Open-Ended Question Contoh : Apa yg menjadi pemikiran dalam sistem berjalan? Apa permasalahan yang dihadapi setiap hari? Bagaimana Proses Bisnis pada penjualan?

INTERVIEW TIPE-TIPE PERTANYAAN : 3. Probing Question Contoh: Mengapa ? Dapatkah diberikan sebuah contoh ? Dapatkah dijelaskan dalam rincian yang lebih detil?

Pengorganisasian Pertanyaan Interview Interview Tak Terstruktur sangat bermanfaat pada mulanya dalam pengumpulan informasi. Tujuan Keluasan, informasi didefinisikan secara global 2. Interview Terstruktur bermanfaat kemudian dalam proses. Tujuan Informasi yang sangat spesifik

Penstrukturan Interview CONTOH TOP DOWN High Level: Sangat Umum Medium Level: Spesifik Moderat Low Level: Sangat Spesifik BOTTOM UP

4. Langkah Persiapan Interview Persiapkan Rencana Interview Umum Daftar Pertanyaan Antisipasi Jawaban dan Tindak Lanjut Konfirmasikan Area Pengetahuan Tentukan Prioritas dalam hal waktu Siapkan Pewawancara Penjadualan Informasikan Alasan Interview Informasikan Area Diskusi

INTERVIEW 5. Pengarahan Interview Tampilkan Profesional dan Tak Bias Rekam Seluruh Informasi Periksa Kebijakan Organisasi Yakinkan Anda Mengerti seluruh Isu dan Terminologi Pisahkan Kenyataan dari Pendapat Berikan waktu Pewawancara untuk menayakan Pertanyaan Yakinkan untuk berterima kasih pada Pewawancara Akhir Waktu

PENGARAHAN INTERVIEW (TIPS & PRAKTIS) Gunakan Waktu untuk membentuk Laporan Penuh Perhatian Simpulkan Hal-hal Penting Percaya Diri Kejujuran Perhatikan Bahasa Tubuh

6. Tindak Lanjut Setelah Interview Persiapkan catatan Interview Persiapkan Laporan Interview Dapatkan Ulasan Pewawancara dan Konfirmasikan Laporan Interview Temukan Gap dan Pertanyaan Baru

Joint Application Development (JAD) Menggunakan teknik seperti rapat atau diskusi dalam pengumpulan data Libatkan Tim Proyek, User/Pemakai, dan Manajemen yang bekerja bersama-sama Berbeda dengan wawancara per orang yang berbeda tempat berbeda waktu, JAD dikumpulkan bersama, dengan satu tempat dan satu waktu Kemungkinan mengurangi kesalahan sampai dengan 50%

Joint Application Development (JAD) Partisipan JAD Fasilitator Dilatih dalam Teknik JAD Tentukan Agenda dan mengarah proses pengelompokkan Para Pemakai dan Manajer dari area bisnis dengan pengetahuan luas dan detil

Joint Application Development (JAD) Sesi JAD Komitmen Waktu – ½ hari untuk beberapa minggu Dukungan manajemen kuat yg dibutuhkan untuk melepaskan partisipan kunci dari tanggung jawab biasanya Perencanaan Hati-hati merupakan hal penting e-JAD dapat membantu beberapa masalah yang diselesaikan secara kelompok

Joint Application Development (JAD) Ruang Pertemuan JAD

Joint Application Development (JAD)

Joint Application Development (JAD) Sesi JAD Agenda Formal dan Aturan Dasar Struktur Top Down sangat bermanfaat Kegiatan Fasilitator Pertahankan Sesi pada Track-nya Bantu dengan Terminologi dan Jargon Teknis Rekam Masukan-masukan Tetap Alami, tetapi membantu menyelesaikan isu Tindak Lanjut Laporan setelah Sesi

Masalah yang dalam Sesi JAD Joint Application Development (JAD) Masalah yang dalam Sesi JAD Hindari dominasi satu pihak Semua harus memberikan kontribusi Diskusi samping Pembicaraan yang tidak berujung Pemaksaan kehendak Konflik yang tidak terselesaikan Konflik abadi Dibawa santai dengan humor

QUESTIONAIRE Kumpulan Pertanyaan tertulis, sering digunakan untuk sejumlah besar orang Diisi biasanya pada kertas atau elektronik (online) Pilih Partisipan dengan menggunakan sampel dari populasi Rancangan Pertanyaan untuk kejelasan dan analisa kasus Administrasikan Daftar Pertanyaan dan ambil langkah untuk mendapatkan tanggapan yang baik Daftar Pertanyaan dilanjuti dengan Laporan

QUESTIONAIRE TIPE KUESIONER 1.Kuesioner Format Bebas Berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang telah disediakan 2.Kuesioner Format Pasti Berisi pertanyaan-pertayaan yang jawabannya sudah tersedia berupa chek list, ya/tidak, ataupun ada skalanya (sangat tidak setuju s/d sangat setuju)

Rancangan Questionnaire Baik QUESTIONAIRE Rancangan Questionnaire Baik Dimulai dengan pertanyaan yg tidak ada ancaman dan menarik Kelompokkan item secara logika Jangan meletakkan item penting pada akhir questionnaire Jangan penuhi halaman dengan banyak item Hindari Penyingkatan Hindari bias atau item atau bentuk tafsiran Gunakan jumlah pertanyaan untuk menghindari kebingungan Pratest questionnaire untuk mengidentifikasikan pertanyaan yang membingungkan Tentukan kejanggalan pada responden

ANALISA DOKUMEN Pelajari material yang ada pada sistem berjalan Form, Laporan, Kebijakan manual, Gambar Organisasi yang menerangkan sistem formal Temukan Sistem Informal dalam tambahan pemakai ke form/ Laporan dan elemen Form/ Laporan yg tak terpakai Perubahan Pemakai ke form/ Laporan berjalan atau form/ Laporan tak terpakai untuk modifikasi kebutuhan sistem

OBSERVASI Perhatikan Proses yg sedang ditampikan Pemakai/ Manajer sering tidak akurat mengulang kembali apa yg telah dikerjakan Periksa Validitas Informasi yg telah dikelompokkan Waspadai tingkah laku perubahan Jadikan tidak bersifat pengrusakan Identifikasikan kelemahan seluruh periode

PEMILIHAN TEKNIK PENGUMPULAN-KEBUTUHAN YANG SESUAI Jenis Informasi Kedalaman Informasi Keluasan Informasi Integrasi Informasi Keterlibatan User Biaya Kombinasi Teknik

PEMILIHAN TEKNIK YG SESUAI Interview J A D Questionnaire Analisa Dokumen Observasi As=IS Improve To be As=IS Improve To be As=IS Improve As=IS As=IS Tipe Informasi Kedalaman Informasi High High Medium Low Low Keluasan Informasi Low Medium High High Low Integrasi Informasi Low High Low Low Low Keterlibatan User Medium High Low Low Low Low- Mwdium Low- Mwdium Biaya Medium Low Low

TUGAS 2 1. CARI BATASAN MASALAH SESUAI JUDUL 2. PENGUMPULAN DATA SESUAI JUDUL 3. KUMPULKAN DIKETIK : A. NIM, NAMA KELOMPOK DAN B. HASIL WAWANCARA (DENGAN NARASUMBER(nama, jabatan), WAKTU WAWANCARA(hari/tanggal/jam), PERTANYAAN DAN JAWABAN DARI NARASUMBER) C. DOKUMEN (JIKA ADA)