Mengelola Pertemuan/Rapat MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT KD.4 Mengelola Pertemuan/Rapat

Alat-Alat Pengganda dan Cara Penggandaan

Alat-alat untuk memper-banyak hasil rapat, untuk penggandaan naskah, dapat berupa mesin-mesin peng-ganda atau duplicating machines.

Mesin Tik Mesin tik adalah mesin yang harus dimiliki oleh kantor-kantor, yang berguna untuk memperlancar pekerjaan kantor. Pada saat ini terdapat 3 macam mesin tik, yaitu mesin tik manual, mesin tik listrik, dan mesin tik elektronik. Dengan menggunakan kertas karbon beberapa helai, mesin tik dapat dipakai untuk menggandakan naskah rapat.

Mesin Stensil (Stencil Machine) Penggandaan dengan menggunakan mesin stensil dilakukan jika membutuhkan kopi dalam jumlah yang banyak. Barang-barang lain yang diperlukan untuk mengoperasikan mesin stensil yaitu lembar stensil (kertas stensil), tinta stensil, mesin tik atau pena stensil, screen, sablon, dan kertas karbon.

Cara mengoperasikannya adalah: Naskah yang akan digandakan telah ditik dengan rapi Stensil khusus dipasang pada silinder sebuah skener stensil, yang akan digandakan di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Alat peraba di sebelah kiri akan meraba bahan gandaan dari kiri ke kanan dan pada saat bersamaan sebuah pena stensil (stylus) memindahkan bahan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf-huruf dan tanda-tanda pada naskah yang asli. Dengan demikian, bahan gandaan dapat cepat disiapkan pada lembaran induk stensil, tetapi gandaan (naskah asli) harus rapid an bersih ketikannya, karena noda kecil pun akan berpindah ke lembaran induk stensil. Sebelum naskah diputar, sebaiknya naskah yang akan dicetak diperiksa terlebih dahulu dengan teliti.

Multigraph Adalah mesin pengganda yang menggunakan proses cetakan (imprinting process). Cara mengoperasikannya sebagai berikut: Huruf cetakan yang tertera pada lempeng dari karet, kayu atau seng tempat tulisan dari naskah yang akan digandakan disusun dalam huruf-huruf seperti cetakan.

Lanjutan… Dalam multigraph terdapat alat yang berguna untuk mengatur dan memberikan jumlah tinta yang diperlukan. Pada kertas yang melalui lempeng yang telah dibasahi dengan tinta, akan terjadi salinan yang dikehendaki. Dalam sistem pita, duplikasi diperoleh melalui pita dengan cara seperti pengetikan biasa. Pada saat mengetik hasil ketikan dapat langsung pindah kepada suatu blanket. Sekitar 70 baris ketikan dapat dimuat oleh suatu blanket dan kertas sehingga bila kerta ditindih pada ketikan akan terjadi pencetakan. Hasil penggandaan yang diperoleh dengan cara ini akan persis sama dengan aslinya.

Fotokopi Cara mengoperasikan mesin fotokopi adalah sebagai berikut: Letakkan naskah yang akan digandakan di atas mesin fotokopi berupa kaca. Selanjutnya, siapkan kertas HVS untuk hasil fotokopi, lalu letakkan pada tempat yang telah tersedia. Tekan jumlah penggandaan yang diinginkan (angka-angka terletak di sebelah kaca). Tutup naskah yang akan difotokopi dengan menggunakan mesin penutup fotokopi (penutup fotokopi bersatu dengan meja fotokopi). Tekan tanda operasi atau star. Hasil gandaan akan keluar secara otomatis.

Offset Mesin offset mempunyai bentuk yang beragam, namun secara umum mempunyai cara kerja yang hampir sama, yaitu: Naskah yang akan digandakan disiapkan pada sebuah pelat yang tersedia pada mesin offset, kemudian difoto. Naskah dipindahkan pada sebuah alat perantara. Dengan adanya alat perantara yang terbuat dari karet tersebut, cetakan akan dibuat di atas kertas.

Selain mesin-mesin di atas, masih terdapat banyak mesin yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dalam suatu perusahaan. No. Jenis Mesin Biaya Per Lembar Pemakai-annya Bahan yang Cocok KPM S A L G 1. Mesin tik Rendah Sangat luas  2. Mesin stensil 200 3. Process liquid Sedang Cukup 150 4. Process gelatin Terbatas 5. Multigraph 6. Risograph 130 7. Fotokopi Tinggi 5 8. Contact/thermography 4 9. Whiteprint 8 10. Dry electrical process 11. Offset 12. Noncarbon

Cara Pengiriman/ Pendistribusian Laporan

1. Ekspedisi Cara pengiriman melalui ekspedisi, yaitu mengirimkan paket dokumen langsung ke perusahaan jasa yang sudah dipilih. Beberapa nama perusahaan jasa pengiriman swasta di antaranya ialah TIKI, Fed Ex, Dakota, DSG, Pahala, Ekspress, DHL, MSA Cargo, dll.

2. Kurir Cara pengiriman melalui kurir yaitu mengantarkan langsung kepada pihak yang dituju melalui karyawan kantor atau kurir.

3. Pengiriman Naskah Melalui Pos Pengiriman naskah melalui pos, menggunakan buku ekspedisi atau menggunakan tanda terima. Untuk pengiriman naskah melalui pos, harus memperhatikan hal-hal berikut: Mengetik naskah rapat/notulen Menggandakan naskah hasil rapat Mengecek naskah hasil rapat yang akan dikirim Mencatat segala keterangan yang akan diposkan ke dalam buku catatan perangko Mencatat segala keterangan yang akan diposkan dan jumlah perangko yang akan ditempelkan Apabila memakai fasilitas mesin perangko, semua naskah yang akan dikirim melalui pos perangkonya dicap dengan mesin tersebut Untuk jenis paket atau amplop yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas label berperekat lalu tempelkan pada amplop

4. Menggunakan Telex (Teleprinter Exchange) Telex merupakan alat komunikasi untuk pengiriman dan penerimaan pesan, berita, atau surat. Pada setiap setiap telex yang dipasang, diberi nomor sambungan tertentu. Pada hakikatnya, telex adalah suatu teknologi yang menggabungkan teknik telepon dan teknik pembicaraan melalui pita khusus yang disebut punchtape. Punchtape adalah pita kertas yang dibolongi dengan konfigurasi bolongan tertentu sesuai isi berita.

5. Faksimile Cara pengiriman melalui faksimile yaitu mengirimkan langsung dokumen melalui mesin pengantar jarak jauh yang sangat praktis dengan alat bantu jaringan telepon yang ada.

6. E-mail Cara pengiriman melalui e-mail yaitu mengirimkan dokumen yang tidak tercetak sebelumnya. Dokumen tersebut dapat dicetak melalui printer setelah berhasil terkirimkan melalui jaringan internet.

Finish…….