Tata Cara Penyimpanan dan pengolahan Arsip PT WIJAYA KARYA (WIKA BETON)

Disusun Oleh : Agnes Maulida Dessy Puspitasari Nazatul Ismi Nia Kurniasih Nova Herlian Rachellia Nanet P 21.2A.11

Daftar isi Kata Pengantar BAB I Pendahuluan Latar belakang Rumusan masalah Tujuan penulisan BAB II Landasan Teori Mengindeks dengan penjelasan secara rinci Sistem penyimpanan arsip PT Wika Beton Kaidah penjelasan digitalisasi arsip Alur dan penyerahan arsip PT Wika Beton Prosedur Peminjaman Arsip Prosedur Pemusnahan Arsip BAB III Penutupan Kesimpulan

Seperti apa alur dan pengarsipan PT. Wika Beton ? Pendahuluan Latar Belakang Saat ini kebutuhan akan pengelolaan dokumen yang semakin terintegrasi dengan sistem lainnya menjadi lebih signifikan, selain itu perusahaan dihadapkan kepada keterbatasan ruang dan tempat, kompetensi SDM dan populasi peningkatan volume dokumen melebihi ekspektasi manajemen. Hal lain yang menjadi perhatian manajemen adalah kebutuhan informasi yang bersumber dari dokumen dan arsip sebagai alat pendukung aktivitas bisnis belum dapat maksimal dimanfaatkan, dengan kondisi tersebut mendorng manajemen untuk meningkatkan nilai tambah atas pengelolaan dokumen dan pemaknaan dokumen bagi pengambilan keputusan. Rumusan Masalah   Seperti apa alur dan pengarsipan PT. Wika Beton ? Bagaimana cara prosedur pemindahan arsip PT. Wika Beton ? Bagaimana cara pemusnahan arsip PT. Wika Beton ?

Tujuan Penulisan   Menciptakan suatu sistem Manajemen arsip perusahaan dengan dukungan sarana dan prasarana kearsipan yang aman dan nyaman Memaksimalkan pengelolaan arsip perusahaan berdasarkan prinsip efisiensi dan efektifitas arsip yang dikonversi ke sistem digitalisasi dalam bentuk media penyimpanan elektronik sehingga dapat diolah, disimpan dan diakses kembali dengan cepat, mudah dan akurat Mewujudkan Manajemen arsip perusahaan yang dikelola secara digitalisasi untuk menunjang kelestariaan arsip.

BAB II LANDASAN TEORI Mengindeks dengan penjelasan secara rinci Mengindeks dapat menggunakan beberapa sistem yaitu : Sistem abjad Sistem tanggal Sistem nomor Sistem masalah Sistem geografis   Sistem Abjad Yaitu sistem yang menggunakan sistem huruf untuk mengindeks atau menyimpan arsip yang di terima melalui proses – proses atau tahapan – tahapan pengarsipan.

Sistem tanggal Yaitu penyimpanan yang menggunakan sistem tanggal penerimaan untuk menyimpan arsip Sistem Nomor Yaitu penyimpanan yang menggunakan nomor surat atau nomor yang tercantum didalam surat sebagai sistem penyimpanan arsip. Sistem Masalah/Subject Yaitu penyimpanan yang menggunakan pokok permasalahan atau perihal surat yang tercantum didalam surat sebagai sistem penyimpanan arsip. Sistem Geografis/Wilayah Yaitu penyimpanan yang menggunakan letak kota atau dari mana surat tersebut berasal sebagai sistem penyimpanan arsip.

Sistem penyimpanan arsip WIKA BETON 1 Sistem penyimpanan arsip WIKA BETON 1. Melakukan identifikasi kondisi arsip: 2. Membuat rancangan perencanaan tata ruang (relayout) untuk ruangan arsip dan ruang petugas arsip; 3. Pemeliharaan arsip fisik melalui fumigasi ruangan arsip; 4. Pemeliharaan arsip fisik melalui pembersihan arsip (cleaning) 5. Pemrosesan digitalisasi arsip dan penyimpanan arsip elektronik softcopy; 6. Melakukan pembenahan fisik arsip yang telah di digitalisaikan, Index bendel fisik arsip, penyusunan tata letak arsip ke dalam rak arsip; 7. Penambahan box arsip dan rak arsip 8. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA); 9. Penyediaan dan instalasi sarana prasarana pendukung kearsipan.

Pembangunan Manajemen Arsip PT. Wika Beton 1 2 3 4 RELAYOUT RUANG 2 DIGITALISASI ARSIP 3 PENATAAN ARSIP 4 SARANA KEARSIPAN Pembersihan Pengambilan Dokumen Pelabelan Penyediaan Scanner Perbaikan Pembersihan Fisik Arsip Penataan Letak Dokumen Penyediaan Komputer Pengecatan Pemilahan Penyusunan DPA Penyediaan Alat Bantu Penataan Ruangan Pemindaian Alat Pengaman Fumigasi Indexing Alat Monitor Penyimpanan File Elekt. Jaringan

1. RELAYOUT RUANGAN RANCANGAN PERSIAPAN ALAT BANTU LOKASI (on site) Pengukuran GAMBAR (drafting) Desain Relayout Konsultasi Teknis RUANG ARSIP & PETUGAS: Pembersihan. Perbaikan. Pengecatan. Penataan Letak Sarana. Setup & Instalasi. Pemasangan alat Pengaman. Pemasangan Partisi 2. FUMIGASI Persiapan Pelepasan Gas Fumigan Aerasi RANCANGAN PERSIAPAN ALAT BANTU LOKASI (on site) TENAGA PENJADWALAN PELAKSANAAN

2. DIGITALISASI & PENATAAN ARSIP Tempat/Lokasi Kerja Alat Bantu Kerja. (H/W & S/W) Pendukung: - Box Arsip Konsolidasi Pengambilan Dokumen Pemeriksaan Fisik Pelepasan Jilid Pembersihan Perbaikan Fisik Pengurutan Dokumen Pengelompokan Pencatatan Penyerahan ke Petugas Scan 1. Document Scanning: Chek fisik Dokumen Scanning Quality Control Verification 2. Indexing Index Metadata Entry PERSIAPAN PEMILAHAN PEMINDAIAN BANK DATA PENYIMPANAN KEMBALI DOKUMEN LABELLING PENJILIDAN SAVING AUTOMATIC UPLOAD SYSTEM Back Up File

DIGITALISASI ARSIP 1 2 3 4 5 8 7 6 Dokumen Kertas Serah Terima Dokumen PERSIAPAN SCANNING INDEXING 8 7 6 PERAPIHAN DOKUMEN QUALITY CONTROL Dokumen arsip hasil scan dalam bentuk elektronik (disimpan di server dan siap digunakan) Dokumen arsip yang sudah tertata rapih

KONDISI GEDUNG ARSIP WIKA BETON

KONDISI GEDUNG ARSIP WIKA BETON

PENYERAHAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

PEMINJAMAN ARSIP

PEMUSNAHAN ARSIP

THANK YOU FOR ATTENTION