Knowledge Management di Perguruan Tinggi dan Peranan Digital Library Network Ismail Fahmi Ismail Fahmi Knowledge Management Research Group ITB 5 Nopember 2002 Perpustakan ITS Surabaya

Agenda Aplikasi & Manfaat KM di Perguruan Tinggi Peranan Digital Library Network

Digital Library dan KM Pengembangan Indonesian Digital Library Network (IndonesiaDLN) pada awalnya didasari oleh inisiatif untuk mengembangkan KM khususnya di dunia akademik dan riset (munculnya KMRG). Namun, karena masih barunya isu KM di Indonesia, digunakanlah digital library sebagai pintu masuk, namun dengan metode dan pendekatan KM.

Apa itu Knowledge? Data Informasi Knowledge Contextualized, Categorized, Calculated, Corrected, Condesed Comparison, Consequences, Connections, Conversation

Fungsi Teknologi KM Fungsi utama teknologi KM hanya ada 2: Storage & Retrieval Communication Selebihnya, agar KM sukses, perlu: Leadership/Kebijakan Strategi Mekanisme operasional Struktur reward (penghargaan)

Manfaat KM di Perguruan Tinggi KM bermanfaat bagi beberapa proses dan layanan di perguruan tinggi, yaitu dalam: Proses riset Proses pengembangan kurikulum Layanan bagi mahasiswa dan alumni Layanan administratif Proses perencanaan strategis Sumber: Kidwell, Jilinda J, et all Applying Corporate Knowledge Management Practices in Higher Education

Aplikasi & Manfaat KM untuk Riset Repository:  Topik-topik riset di perguruan tinggi atau institusi yang berafiliasi dengannya, yang berpotensi diajak bekerja sama.  Hasil penelitian dan organisasi sumber pendanaan dengan fasilitas pencarian yang memudahkan peluang antar-disiplin ilmu.  Peluang komersial untuk hasil penelitian. Portal untuk prosedur administrasi dan best practices yang berhubungan dengan:  Peluang pendanaan (funding).  Kumpulan proposal, budget, dan protokol.  Prosedur dan kebijakan proses pengajuan proposal.  Informasi proposal yang menang (award), pembuatan account, tata cara dan prosedur negosiasi.  Tatacara dan prosedur kontrak dan manajemen grant.  Template untuk laporan teknis dan keuangan, tata cara dan prosedurnya.  Overview layanan internal, staff, dan sumber daya yang dapat dimanfaatkan.  Meningkatkan kemampuan berkompetisi dan response terhadap peluang research grant, kontrak, dan komersial.  Mengurangi lama waktu penyelesaian riset.  Meminimalkan penggunaan resource riset untuk urusan administratif.  Memfasilitasi riset antar-disiplin ilmu.  Memanfaatkan usaha pembuatan proposal dan riset sebelumnya.  Meningkatkan efektifitas layanan internal dan eksternal.  Mengurangi biaya administratif. Aplikasi KMManfaat

Aplikasi & Manfaat KM untuk Pengembangan Kurikulum Aplikasi KMManfaat Repository:  Kegiatan revisi kurikulum termasuk riset yang dilakukan, ukuran efektifitas, best practices, pelajaran yang diambil, dst.  Isi kurikulum yang dikelompokkan dan disusun untuk mendukung desain dan pengembangan kurikulum antar-disiplin ilmu.  Teknik pedagogy dan penilaiannya, termasuk best practices, tracking hasil yang dicapai, peluang pengembangan fakultas, dan riset.  Hasil evaluasi terhadap mahasiswa per semester sebagai pelajaran dan best practices bagi seluruh fakultas.  Hubungan yang dimiliki corporate untuk identifikasi gugus tugas pengembangan kurikulum, dosen tamu, asisten, tempat-tempat case study, dsb. Portal:  Informasi yang berhubungan dengan proses belajar-mengajar menggunakan teknologi, termasuk peluang pengembangan fakultas, tracking hasil yang dicapai, pelajaran yang diperoleh, best practices, overview teknologi, dst.  Hub informasi di setiap area disiplin ilmu, termasuk bahan-bahan terbaru, publikasi terakhir, riset-riset yang dapat diambil, dst.  Untuk fakultas baru yang dilengkapi dengan pentunjuk pengembangan kurikulum, bekerja dengan fakultas lama, membangun model pengajaran yang efektif, saran apa yang harus dan tidak harus dilakukan, bimbingan mahasiswa, dsb.  Meningkatkan kualitas kurikulum dan program study, dengan mengidentifikasi dan memanfaatkan best practices dan monitoring hasil yang dicapai.  Meningkatkan kecepatan revisi dan pembaruan kurikulum.  Meningkatkan upaya pengembangan fakultas, khususnya fakultas baru.  Meningkatkan layanan administratif yang berhubungan dangan proses belajar-mengajar menggunakan teknologi.  Memperbaiki daya response dengan memonitoring dan menggabungkan pelajaran yang diambil dari pengalaman sesama dosen, evaluasi mahasiswa, dan masukan lain.  Desain kurikulum antar-disiplin ilmu yang difasilitasi oleh navigasi antar batas departemen.

Aplikasi & Manfaat KM bagi Mahasiswa & Alumni Aplikasi KMManfaat Repository:  Layanan kegiatan mahasiswa bagi fakultas dan staff untuk memastikan semua pemilih kegiatan memahami layanan kegiatan yang ada dan dapat mengajukan pilihan yang tepat. Portal:  Layanan mahasiswa baik bagi mahasiswa dan bagi fakultas dan staf sehingga mereka dapat memberi masukan kepada mahasiswa. Informasi meliputi aturan dan prosedur yang berhubungan dengan pendaftaran, bantuan keuangan, pembayaran masuk, sidang tugas akhir, billing, proses pembayaran, bimbingan dan konselling, kontrak tempat tinggal, tempat makan, dsb.  Layanan karir yang menyediakan pusat one-stop-service bagi mahasiswa, dan juga bagi fakultas dan staff untuk memastikan mahasiswa mengetahui informasi ini.  Alumni dan layanan pengembangan untuk mengurangi upaya yang sama; mendapatkan data kontak; dan link ke riset, kurikulum, dan pengembangan karir.  Informasi bagi pemilih yang tak dapat dicapai langsung (outreach) untuk mengintegrasikan upaya-upaya dan meminimalkan upaya yang sama dilakukan.  Meningkatkan layana bagi mahasiswa.  Meningkatkan kemampuan layanan bagi fakultas dan staf.  Meningkatkan layanan bagi almuni dan pemilih eksternal lainnya.  Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam memberikan layanan mahasiswa, untuk mengintegrasikan upaya-upaya sama tapi terpisah yang dilakukan oleh fakultas, staf layanan akademik, staf layanan mahasiswa, dan staf kegiatan mahasiswa.

Aplikasi & Manfaat KM bagi Layanan Administratif Aplikasi KMManfaat Portal:  Layanan keuangan (yaitu anggaran dan akuntansi) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan.  Procurement (purchasing, account payable, receiving, warehousing) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices (misal berdasarkan komoditas, vendor, dll) untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan (misal memanfaatkan pelajaran yang diambil oleh staf lain, desain online catalog, dll)  Human resource (misalnya lowongan, payroll, affirmative action, dsb) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan.  Meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan administratif.  Meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi upaya perbaikan.  Meningkatkan kemampuan untuk mendukung trend menuju desentralisasi (misal pembangunan pusat-pusat bisnis lokal) dengan menyediakan panduan ke arah konsistensi.  Meningkatkan kecocokan pelaksanaan dengan aturan administratif seperti procurement, prosedur anggaran, petunjuk affirmative action, dsb.  Meningkatkan daya respon dan kemampuan berkomunikasi.

Aplikasi & Manfaat KM untuk Perencanaan Strategis Aplikasi KMManfaat Portal:  Pusat Knowledge Management, yang dikembangkan dari Pusat Penelitian sebelumnya.  Informasi internal yang mengkatalog rencana-rencana strategis, laporan-laporan yang dibuat untuk pengguna eksternal (seperti laporan akreditasi, dsb), definisi-definisi data, presentasi- presentasi oleh eksekutif, dsb.  Informasi eksternal termasuk hasil studi benchmark, analisa linkungan, data-data kompetitor, link ke group-group riset, publikasi, presentasi oleh eksekutif, dst.  “Market Watch” bulanan yang dibuat bersamaan dengan Penerimaan Mahasiswa, Pendidikan Berkelanjutan, Alumi dan Pengembangan, dan dokumen-dokumen lain yang berisi trend kunci dan dampak potensialnya. Repository:  Data yang berhubungan dengan tracking accountability dan hasil yang dicapai, performance indicator, bechmarking, dsb.  Meningkatkan kemampuan untuk mendukung desentralisasi perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Informasi yang lebih baik membawa kepada keputusan yang lebih baik pula.  Meningkatkan penggunaan informasi internal dan eksternal bersama serta meminimalkan upaya yang sama dan mengurangi beban pelaporan yang sering melanda banyak institusi sekarang.  Meningkatkan kemampuan untuk rencana strategis yang up-to-date dan berfokus pada pasar.  Berbagi pengetahuan dari berbagai konstituen untuk mulai membangun sebuah “organizational learning” yang lebih responsive terhadap trend pasar.

Peran DL dalam Proses Akademik Secara signifikan, DL berperan dalam: Riset Laporan riset, paper, presentasi, best practices, dll. Pengembangan kurikulum Bahan-bahan kuliah, referensi, kurikulum, best practices, dll. Dan Layanan bagi mahasiswa dan alumni Peminjaman buku, pencarian, dll.

Komponen Framework Teknologi KM

Knowledge Flows Informasi Intranet Knowledge Informasi Extranet GroupWare Knowledge yellow pages

Knowledge Flows Technologies GroupWare: Lotus Notes Netscape Collabra Microsoft NetMeeting Novell GroupWise Webflow Intranet LAN, WAN, Campus Network Extranet VPN (Virtual Private Network) Pointers to Expertise Electronic phone books Expertise directory (Knowledge Yellow Pages) Collaboration Capture Document Exchange Conversation/ Jaringan Fisik

Contoh Yahoo! Messenger

Information Mapping Hardcopy/buku/ documents Metadata/ Catalog/Subjects Electronic files Repositories Versioning

Information Mapping Technologies Document Management Documentum Hyland FrontOffice PC Docs FileNet Documagix Docushare (Xerox) Katalog Katalog buku perpustakaan Ganesha Digital Library Versioning Scanning  Electronic format Indexing Retrieval Automatic database/classification creation

Contoh Ganesha Digital Library (GDL)

Information Sources Seminar, kuliah, pidato Data, laporan, history,dll Project management Schedule, arsip Multimedia, video, audio KM System Contextualized Knowledge

Capturing Information Sources Multimedia Digital Handycam (Video) Digital audio recording Soundblaster File system File server Repository server Project Management Microsoft Outlook Microsoft Project

Information and Knowledge Exchange Exchange Gambar, presentas i sketsa Gagasa n Data, file, working document MindManager Whiteboard Microsoft NetMeeting Telephone

Intelligent Agent / Network Mining Database server Data warehouse Home Server Agent Mission Results Datamining

Dimanakah Posisi DL & DL Network? Dalam framework teknologi KM, digital library berperan dalam komponen: Information Mapping Metadata, catalog, check-in/out. Information Sources Repository, search, retrieval. Sedangkan DL Network berperan dalam komponen: Knowledge flows Information and knowledge exchange Intelligent agents and network mining Jadi DL & DL Network diarahkan untuk mendukung KM secara penuh.

IndonesiaDLN

Awards 1. Mendapatkan Research Grant dari PAN ASIA RnD Grants Programme, IDRC Canada, periode November 2000 – Juli Mendapatkan Research Grant dari Yayasan Litbang Telekomunikasi dan Informatika (YLTI), periode November 2000 – Juli 2001.

Awards … 3. Juara Pertama dari 2 nd SIG III ASIST International Paper Contest, November 2001, Washington DC. Participants: 16 countries, 33 papers. Judul Paper: “Indonesian Digital Library Network is Born to Struggle with The Digital Divide”*, Ismail Fahmi. * Paper dipublikasikan dalam YIILR Journal, 2002, Elsevier.

Awards … 4. Masuk kategori Innovative Research, dipublikasikan dalam PAN ASIA ICT R&D Review, Mei 2002, IDRC Singapore.

Award … 5. Penghargaan Kategori Khusus: Program Favorit Pengurus i2bc eAward 2002, Indonesia ICT AWARD 2002, Kementerian KOMINFO, 12 Agustus 2002.

Misi Unlock ! Unlock ACCESS to the Indonesian knowledge

Visi: Network of Networks* *Networks of knowledge** Electronic Theses & Dissertations Central Hub Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion Schools

Peta Partner/Node Nasional, IndonesiaDLN

Topologi Network IndonesiaDLN DL Network institusiwarnet personal Hub Server ITBRSHSUnsyiahUMMBinusUAJIPBSalmanDepkes

Asal pengguna berdasarkan node

Profile Pengguna

Koleksi

Top Ten Requests

Permasalahan dan Peluang Permasalahan: Banyak node yang hanya aktif pada awal implementasi, dan tidak aktif untuk masa selanjutnya. Keterbatasan dan kesulitan dalam menggunakan GDL sbg aplikasi. Peluang: Perlu mulai menggalakkan KM di lingkungan IndonesiaDLN dan perpustakaan. Pengembangan aplikasi DL yang lebih memenuhi kebutuhan pengguna.

NeoNs: Network of Networks

Apa NeoNs itu? Sebuah model jaringan besar yang terdiri dari jaringan-jaringan cluster yang lebih kecil. Central Hub Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion Schools

Latar Belakang NeoNs Kecenderungan pola sharing dan komunikasi yang lebih intensif terjadi di dalam sebuah komunitas, dibanding pada lintas komunitas. Rasa memiliki yang tinggi dan perlakuan secara khusus akan mendorong semangat dan kemauan anggota untuk sharing knowledge. IndonesiaDLN tidak akan mampu menangani dan melayani institusi-institusi yang bergabung dalam jaringan DL nasional secara intensif dan khusus di masa mendatang. Pada dasarnya sudah terdapat komunitas-komunitas yang secara intensif melakukan aktifitas sharing knowledge. Pada dasarnya sudah terdapat keinginan tiap-tiap komunitas untuk membentuk jaringan komunikasi (digital library) di antara mereka sendiri.

Prinsip Dasar NeoNs Sebuah Hub Jaringan Besar (Central Hub) menjadi jantung NeoNs. Sebuah Hub Jaringan Cluster (Cluster Hub) menjadi jantung Jaringan Cluster. Central Hub berhubungan dengan Cluster Hub dan Node- node. Cluster Hub berhubungan dengan Central Hub, Cluster Hub lain, dan Node-node. Node-node dapat berhubungan dengan Jaringan Cluster yang lain secara langsung maupun melalui Cluster Hub yang diikutinya. Node dapat berhubungan dengan Node yang lain.

Prinsip Dasar NeoNs Jaringan Cluster ini bersifat otonom secara administratif dan operasional terhadap Jaringan NeoNs. Hub-hub dan Node-node dalam NeoNs dapat saling berhubungan karena menggunakan protokol komunikasi dan metadata standard. Central Hub memiliki informasi metadata dan membership (Node, member) paling lengkap dari SELURUH Cluster. Cluster Hub memiliki informasi metadata dan membership (Node, member) paling lengkap dari SEBUAH Cluster. Node mendaftar ke Cluster Hub. Member mendaftar ke Node, Cluster Hub, atau Central Hub.

Arsitektur NeoNs = Mesh Communication Central Hub Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion Schools

Komponen Jaringan NeoNs Hub Jaringan Besar (Central Hub) Hub Jaringan Cluster (Cluster Hub) Server DL Partner (Node) Protokol dan Standard

Mesh Hierarchy Central Hub Cluster Hub Node Cluster Hub

Fungsi Central Hub Central Hub: Menyimpan informasi seluruh Node untuk Authentikasi dan Kontak. Menyimpan informasi seluruh Member untuk Authentikasi. Menyimpan metadata dari seluruh Cluster dan Node. Pusat authentikasi akses member dan node. Menyediakan akses metadata bagi seluruh Cluster Hub, Node, dan member.

Fungsi Cluster Hub Cluster Hub: Menyimpan informasi seluruh Node dalam clusternya. Menyimpan informasi seluruh Member dalam clusternya. Menyimpan metadata seluruh Node dalam clusternya. Menyimpan file-file digital yang diupload oleh Node (temporary).

Fungsi Node Node: Menyimpan informasi seluruh Member yang mendaftar ke dalamnya. Menyimpan metadata yang diupload ke dalamnya. Menyimpan file-file digital yang diupload ke dalamnya. Menyediakan layanan akses kepada seluruh Member NeoNs.

Protokol dan Standard Protokol Komunikasi: Port 80 (HTTP) OAI-PMH (Harvesting) OAI-PMP (Posting) Standard Metadata: Diturunkan dari Dublin Core Dapat dibangun khusus untuk masing-masing keperluan (agriculture, children, books, etc)

Lalu Lintas Informasi Central Hub Node Member Registrasi: Data Membership. Upload File dan Metadata. Login, Search, Browse, View, Download. Upload: membership, metadata, dan file. Authentikasi akses member dari node lain. Harvest: informasi Node dan metadata. Upload: membership dan metadata. Cluster Hub Harvest: informasi Node dan metadata.

Human Resources Central Hub: Sekjen IndonesiaDLN Team administrator dan technical support NeoNs Cluster Administrators Board NeoNs CKO Board Cluster: Koordinator Cluster Team administrator dan technical support Cluster Node CKO Board Node: Koordinator Node Team administrator Node CKO

Clustering Cluster dapat dibangun berdasarkan komunitas yang sudah ada, menurut: Region, misal: FKP2T, Schools, dll Interest, misal: Children, Heritage, Environment, Health, Agriculture, Religion, dll Group, misal: LBH, JPPN, dll

Kesimpulan Perpustakaan melalui program digital library, dapat meningkatkan peran dan layanannya kepada komunitas. Dalam konteks KM, DL dan DL Network (mis IndonesiaDLN) memiliki hampir semua komponen teknologi KM. KM telah melatarbelakangi perkembangkan DL Network di Indonesia, shg untuk melihat visi dan pemikiran ke depan DL di Indonesia, perlu menggunakan kaca mata KM. NeoNs (konsep network of networks) berupaya menjadikan DL lebih dinamis, dan lebih mendekati framework KM.