PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN EGRITA BUNTARA Magelang, 21 Oktober 2011

Sesuai kejadian yang telah ditampilkan dan hampir dialami banyak instansi, menurut anda problema apa yang sering terjadi dalam administrasi perkantoran tersebut? - Tidak adanya/belum dilaksanakannya SOP. - Data yang dikumpulkan tidak akurat. - Informasi yang tidak terkelola dengan baik. - Alur kerja yang tidak transparan. - dll

“It is a capital mistake to theorize before one has data” Arthur Conan Doyle, Sr. “The goal is to transform data into information and information into insight” Carly Fiorina

6

DATA DAN INFORMASI 1. Data : bahan mentah/bahan baku informasi 2. Informasi : data yang telah diolah/diproses sehingga mengandung arti yang dapat dimengerti oleh penerima. Informasi dapat mempunyai nilai kualitatif atau kuantitatif atau keduanya yang memberikan pengetahuan kepada penerima dalam pengambilan suatu keputusan.

8

9

10

B. SASARAN UTAMA KEG. PERKANTORAN F A K T A (Masalah) DATA (Sumber) diolah INFORMASI

TEMPAT / RUANG (statis) C. PENGERTIAN KANTOR 1.Kantoor (Belanda) – Prajudi, 1976 a. Ruang, kamar, ruang tulis b. Markas, komplek manajer c. Biro, tempat keddk. Pimpinan 2.Office – memp. Arti lebih luas a. Duty, task, function b. Jabatan, official position c. Jasa pelayanan, & urusan d. Gedung ketatausahaan PROSES (dinamis) TEMPAT / RUANG (statis) SARANA (fungsional)

Kantor Modern Modern : Mutakir, terbaru, cara pikir/pandang dan sikap yang sesuai tuntutan jaman. Kantor : bermakna Statis dan Dinamis Kantor Modern : Designed space – tata ruang, perabot, dll Modern Hardware – komputer, mesin, dll Modern Software – program & TI terbaru SDM Unggul Management Modern – orientasi kinerja, kesisteman, demokratis, dll

D. ARTI ADMINSITRASI PERKANTORAN MODERN Apa arti Administrasi ? : Luas dan Sempit Adm. Modern = Manajemen Modern pada Organisasi Modern Ciri Ciri : TI berkembang SIM berkembang Demokratis

E. KEDUDK PERKANTORAN - ORG Organisasi : kerjasama, formal, & Hirarkhis Wadah : Statis Proses : Dinamis Admisntrasi akan dinamis bila organisasi juga dinamis, yg akan diikuti manajemen dinamis TUSI Organisasi berbeda satu sama lain Organisasi mempunyai VISI dan MISI Anggota Org. memp. JOB DESCRIBTION TUSI, VISI/MISI, JD – TUJUAN ORG.

F. PERAN PERKANTORAN - INFORMASI Penanganan Data/Informasi : Data Collecting Recording Processing Filling/Storing Distributing Fungsi Pimpinan : POAC Peran Pimpinan : inter/intra personal, information, decision

G. PENANGANAN DATA/INFORMASI PERLU DAYA DUKUNG : 1. Bangunan dan Tata Ruang a. Lokasi, estetika, efisiensi space b. Kondisi fisik. Lingkungan 2. Korespodensi 3. Kearsipan : UU No. 7 1971 a. terbaca, terdengar, terlihat b. Statis/Dinamis (Aktif/pasif ?) c. Nilai (biasa, rahasia ?)

4. Pengurusan Surat : a. Surat Masuk : arsip, kendali b 4. Pengurusan Surat : a. Surat Masuk : arsip, kendali b. Surat Keluar : No, TdT alamat, pengiriman 5. Pengetikan : a. Alat – komputer b. Jn & Ukr huruf 6. Penggandaan : Carbon Copy, Scanning, printing 7. Proses Pengetikan

8. Perekaman Arsip suara, gambar pd kegiatan, dll 9. Perhitungan 10 8. Perekaman Arsip suara, gambar pd kegiatan, dll 9. Perhitungan 10. Design Form 11. Dukementasi/ pustaka 12. Alat yg digunakan

13. Packaging & Pengiriman 14. Tilpun-Etika 15. Receptionist 16 13. Packaging & Pengiriman 14.Tilpun-Etika 15.Receptionist 16.Rapat – Kesepakatan /Loby, hasil langsung, terbuka, demokratis 17.Tidy, Secure, Savety 18.Travelling : C,A,M

PENYUSUNAN LAPORAN Mrpkan salah satu bentuk informasi organisasi Informasi dlm bentuk lisan dan atau tulisan dari bawahan ke atasan sesuai dgn wewenang (outho rity) dan tg. jawan (responsibility)  sempit pernyataan formal (informasi) ttg hasil suatu kegiatan kpd pihak terkait luas Gambaran ttg Why, What, where, when, & who serta How SIABIDIBA

Peranan Laporan Dalam Organisasi Dalam Administrative Comunication Alat komunikasi ke atas Alat manajerial Dalam Administrative Comunication Mempertanggung jawabkan ,was-dal Penyampaian informasi Bahan PK (DMP) Alat pembina kerja sama Pengembangan wawasan

Fungsi Laporan Pertanggung jawaban dan Pengawasan Sesuai pemesan Obyektif Penyampaian Informasi Bahan PK Agar obyektif Membina kerjasama Pengembangan Memperluas ide, sharing pengalaman

PERSYARATAN LAPORAN Lengkap & Obyektif, data akurat,analitis Jelas, Tdk berbelit-belit, simple & populer Langsung ke Sasaran Tukadek, Tukajang Lengkap, W5H Pokok, dan Penunjang Tegas & Konsisten Tepat Waktu/jadwal Tepat Penerima

BAHASA LAPORAN Gunakan kata kata umum/populer Kata kata konkrit/Notabstract Kata kerja transitif-aktif Hemat kata kata, Misal : Dalam rangka  untuk Melihat fakta ini  jadi Bermakna sama disetiap ungkapan Ingat makna paragraf, alenia

LANGKAH PEMBUATAN LAPORAN Menetapkan Subyek/Hal Mengumpulkan Fakta/Data Seleksi/Klasifikasi Data Evaluasi Data Pengolahan Data Penyajian Data Kerangka Laporan Pendahuluan Isi/Pokok c. Pengakhiran (Kesimpulan, Rekomendasi

TEKNIK PELAPORAN PENDAHULUAN Ungkapkan Latar Belakang Jelaskan bbrp pengertian, Maksud dan Tujuan ISI/POKOK-PENJG Gbr event yg tlah terjadi Sbg pertg.jawaban Komunikatif - resmi PENGAKHIRAN Kesimpulan Rekomendasi Referensi

MACAM LAPORAN LAP. AKADEMIK/PENELITIAN LAP. ADIMINSTRASI Lap. Hasil Survei Lap. Hasil Penelitian Lap. Seminar, Workshop LAP. ADIMINSTRASI Lap. Perencanaan Lap. Pelaks. Kegiatan Lap. Hasil Pengawasan Lap. Rapat, Pertemuan