Studi Kasus Perancangan & Implementasi Knowledge Management

Perancangan Knowledge Management System di SMKN X Kota Y (Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar Bahasa Inggris) Disampaikan pada sidang tesis

Gandhi Memorial School Latar Belakang SMKN X KotaY menuju SMK berstandar Nasional, Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum, Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up grading ; banyak dibuka sekolah-sekolah internasional. Gandhi Memorial School

Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS Kaoru ishkawa

Knowledge Spiral Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap, Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Organisasi Grup Individu Explicit Tacit Nonaka

Knowledge Management System KM is management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana) KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi. Knowledge Management System Menurut Efraim Turban, “A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.

Perancangan KMS Standar Nasional Sekarang Gap KM Road Map KMS

10 Steps Knowledge Management RoadMap Fase 1: Evaluasi infrastruktur Fase 2: Analisis, perancangan & pengembangan KMS Fase 3: Penyebaran Fase 4: Evaluasi Analisis infrastruktur yang ada Meluruskan KM dan strategi bisnis Merancang infrastruktur KM Evaluasi dan sempurnakan KMS Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward Menyebarkan Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada Merancang tim KM Membuat cetak biru KM Mengembangkan KMS 1 10 9 8 7 6 5 4 3 2 Amrit Tiwana

Pengumpulan data Analisis SWOT Kuisioner K-Need Kuisioner K-Gap Kuisioner strategi KM Kuisioner aset Knowledge Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual Skala yang digunakan 1 sampai 5 1 = Tidak penting (not critical) = pendekatan tidak tepat 2 = Kurang penting (nice to have) = pendekatan kurang tepat 3 = Penting (important) = netral 4 = Sangat penting (must have) = pendekatan tepat 5 = Sangat penting dan segera (critical) = pendekatan sangat tepat dan 1 sampai 4 A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/manfaatnya C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta keguna- an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan

1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi Fase 1 Evaluasi Infrastruktur 1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi No Nama Infrastruktur TI Keterangan 1 Local area network 100 Mbps 2 Intranet Terbatas 3 Internet 4 Widows XP 5 Microsoft Office XP 6 1 PC Server 7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC 8 1 Modem Robotic 9 1 Scanner Epson 10 3 Saluran Telepon 11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port 12 Router Belum ada 13 Access Point 2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya Memiliki sistem informasi strategik Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.

3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS 3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi User Requirements a. Proses kerja yang terorganisir, b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi, c. Fokus kedepan, d. Mendukung sasaran bisnis organisasi, e. Meningkatkan inovasi; f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi. Enterprise Knowledge Portal Enterprise Portal Business Intelligence Collaboration and Communities Content Management 5. Learning

Pemetaan Enterprise Knowledge Portal KM objective/ user requirements Enterprise Portal Search Bussiness Intelligence Collaboration and Comm Content Management Structured Content Unstructured Content Data Integration Document Management Web Document Manag. Learning Proses kerja yang terorganisir   Meningkatkan efektivitas guru  2 5 2 4 Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 3 Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi Memperbaiki waktu siklus pekerjaan Menerapkan aktivitas KM Meningkatkan penggunaan kembali informasi Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi Fokus ke depan Mendukung sasaran bisnis organisasi Meningkatkan inovasi Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi

Knowledge Yang Dibutuhkan 4. Analisis dan Audit Knowledge Knowledge Yang Dibutuhkan No Knowledge Definisi 1 Teaching & Learning Methods Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris 2 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen 3 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen 4 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris 5 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris 6 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris 7 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris 8 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris 9 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi 10 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris

Analisis K-Gap No Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan   1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi oral 3.25 2.5 0.75 listening 3.5 2.75 reading 0.5 structure 5 written 0.25 6 TL methods 7 time management 8 english culture 9 mastery topics 10 debate Keterangan Nki = Tingkat kepentingan knowledge i :Npi = Tingkat penguasaan knowledge i

Ketersimpanan knowledge tacit, explicit 47.25 , 52.25 Strategi KM Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy, maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).

5. Membentuk Tim KM Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.

6. Perancangan Cetak Biru KMS Pengembangan SDM No Knowledge Guru Pelatihan/workshop   1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal oral v English First (EF) listening reading structure 5 written 6 TL methods metoda mengajar LIA 7 time management 8 debate debat yang benar 9 mastery topics 10 english culture British Council, EF 1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani

Knowledge Management System Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User pada fitur-fitur KM Manusia KM System Content Teknologi Proses Knowledge Manager/ Document Control Guru. Knowledge Gap Database Aturan penunjang KMS

7. Mengembangkan KMS Kontak ke experts Pencarian

Fase 3 Penyebaran 8. Menyebarkan KMS Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledge. Menghubungi experts. Mendokumentasikan. Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusi. Guru wajib membuat lesson learned. 9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward Merumuskan budaya knowledge sharing . Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1. Sistem penghargaan (reward). Rotasi kerja. Menyediakan sarana atau media. Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.

10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran Fase 4 Evaluasi 10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran No Parameter KMS Manual 1 2 3 4 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan Menyediakan informasi terdahulu V Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi Otomasisasi perhitungan manual Memudahkan akses on line Sistem dapat menyajikan informasi Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya) Tampilan dapat dimengerti Adanya komunikasi antar pengguna Dapat menampilkan gambar Jumlah 18 Berdasarkan Global MAKE Executive Summary, 2003[5]

Kesimpulan Knowledge management system di SMKN X KotaY adalah terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi, dan proses. Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan. Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain Knowledge Management System SMKN X KotaY secara keseluruhan.

Proses Penciptaan Knowledge Tacit → Tacit Tacit → Explicit Explicit → Tacit Explicit →Explicit Socialization Externalization Internalization Combination S I E C Face to face communications Collaboration features Training/diklat Telepon Portal Intranet Internet/media masa Content management Learning feature Surat edaran/SK Papan pengumuman Pelatihan Dokumen pertemuan Dokumen experts Reflective peer to peer network Discussion Platforms MS Office Scanner File video & audio Intranet (forum diskusi) Aplikasi database Internet Enterprise portal feature Business intelligent feature Content management feature

TERIMA KASIH