Teori pengambilan keputusan Oleh: Dr. Ahmad Juanda, Akt,MM Materi kuliah Magister manajemen UMM - 2008

Kata-kata bijak Boleh jadi kita membenci sesuatu, padahal apa yang kita benci itu justru mendatangkan manfaat Boleh jadi kita menyukai sesuatu, padahal apa yang kita sukai justru mendatangkan kerugian

Pokok bahasan Pengertian PK sebagai ilmu dan seni Tipe PK Keputusan yang baik Faktor penentu PK Informasi sebagai bahan baku PK Gaya pemikiran dan persepsi Masalah dan PK Rationality dan bounded rationality Model-model PK

Pengertian PK sebagai ilmu dan seni Secara umum pengambilan keputusan adalah upaya untuk menyelesaikan masalah dengan memilih alternatif solusi yang ada Sebagai seni, PK adalah proses mengambil keputusan pada situasi dan kondisi yang berbeda (karena adanya keragaman yang bersifat unik) Sebagai ilmu, PK adalah suatu aktivitas yang memiliki metode, cara, dan pendekatan tertentu secara sistematis, teratur dan terarah.

TIPE KEPUTUSAN Programmed Decision Nonprogrammed Decision Prosedur khusus yang dikembangkan menangani untuk masalah yang rutin dan berulang-ulang. Nonprogrammed Decision Keputusan yang bersifat baru dan tdk terstruktur, diperlukan pada situasi permasalahan yang unik dan komplek.

Perbandingan Tipe keputusan   Programmed Decision Nonprogrammed Decision Masalah Banyak, berulang, rutin. Kepastian adanya hubungan sebab – akibat Baru, tak terstruktur. Ketidakpastian adanya hubungan sebab - akibat Prosedur Tergantung pada kebijakan, aturan dan prosedur yang jelas. Butuh kreativitas, intuisi, toleransi, pemecahan masalah secara kreatif Contoh Perusahaan Pemesanan persediaan periodik Diversifikasi produk & pasar baru Universitas Kenaikan angka kredit jabatan Pembangunan fasilitas kelas baru Pemerintah Rumah Sakit Prosedur pendaftaran pasien. Sistem gaji untuk promosi karyawan Pembelian alat laboartorium. Reorganisasi pada pemerintahan daerah.

Perbedaan lainnya TERSTRUKTUR : Karakteristik rutinitas, berulang Korelasi antar variabel terlihat jelas Teknik pengambilan keputusan berdasarkan kebiasaan , tradisi, rutinitas Tingkat resiko rendah Sifat peristiwa mudah diramalkan Nilai keputusan mendekati akurat Pandangan yang dianut rational Ada SOP TIDAK TERSTRUKTUR: Baru, tidak berulang, jarang terjadi Sulit dicari hubungannya Kreativitas, inovasi, intuisi Resiko tinggi,besar Sulit diramalkan Sulit dinilai dengan pasti Cenderung bounded rationality Tidak ada SOP

Tipe keputusan lain ADA DUA TIPE : Atas dorongan pencapaian tujuan Atas tarikan dari tuntutan lingkungan

MODEL: DORONGAN PENCAPAIAN KEBUTUHAN PENETAPAN TUJUAN MASALAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN Yang timbul oleh

MODEL: TARIKAN TUNTUTAN LINGKUNGAN MASALAH PENETAPAN TUJUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Untuk menyelesaikan

Keputusan yang berkualitas Kontribusi terhadap peningkatan nilai organisasi dan individual- KONSEKUENSI Akurasi antara prediksi dan realisasi - GAP

Proses Pengambilan keputusan

Penetapan Goal khusus dan Objective serta Pengukuran Hasil Penetapan goal dan objective akan mengarahkan pada hasil mana yang sudah dicapai dan pengukuran mana yang menunjukkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan. Penetapan goal dan objective membutuhkan komunikasi antara manajer dengan bawahan.

Pengidentifikasian Masalah Adanya masalah menunjukkan adanya gap antara goal dan objective organisasi dengan kinerja aktual. Faktor yang menggangu identifikasi masalah: Persepsi terhadap masalah Penetapan masalah dalam lingkup solusi Identifikasi gejala sebagai masalah

Pengembangan Alternatif Alternatif (Potensi Solusi) harus dikembangkan (lingkungan internal & eksternal) dan konsekuensi/akibat yang mungkin timbul dari setiap alternatif. Perlu mempertimbangkan kendala waktu & biaya; banyaknya alternatif dengan kecepatan keputusan yang diambil. Cara untuk kembangkan alternatif adalah dengan analisis skenario.

Pengevaluasian Alternatif Alternatif yang sudah dipilih dievaluasi dan dibandingkan dengan objective. Objective dari pengambilan keputusan setiap alternatif harus berupa hasil/keluaran positif paling banyak dan akibat buruk paling kecil. Hubungan Alternatif – Hasil: Kepastian : Pengetahuan lengkap ttg probabilitas output Ketidakpastian : Tidak punya pengetahuan ttg probabilitas output Resiko : Punya beberapa probabilitas output

Pemilihan Alternatif Pemilihan alternatif yang dipilih berdasarkan hasil/keluaran yang sesuai objective. Perlu mempertimbangkan dampak alternatif + dan - terhadap objective yang lain (tujuan yang satu optimal sedangkan tujuan yang lain tidak optimal). Tidak mungkin solusi keputusan akan memuaskan semuanya, tetapi yang optimal adalah yang sesuai standar.

Pengendalian dan Pengevaluasian Penerapan Keputusan Keputusan yang baik adalah yang efektif untuk implementasi Perlu pengujian terhadap perilaku orang terhadap keputusan tersebut. Pengendalian dan Pengevaluasian Efektivitas manajemen terkait dengan pengukuran hasil periodik Perlu pengendalian dan evaluasi keputusan terhadap objective

Faktor penentu keputusan No Landasan waktu Deskripsi 1. Masa lalu Pengalaman dan peristiwa masa lalu Keinginan masa lalu yang belum terwujud Masalah dan tantangan yg timbul pada masa lalu dan belum terselesaikan Ketersediaan informasi masa lalu 2. Masa kini Perubahan faktor lingkungan: politik, ekonomi, sosial budaya. Dorongan visi, misi dan keinginan yang hendak dicapai. Masalah dan tantangan yang timbul sebagai hasil dari perubahan lingkungan. Adanya konsep kelangkaan dan keterbatasan Adanya konsep tentang tindakan atas dasar kesadaran untuk memilih salah satu alternatif atas masalah yang dihadapi Keputusan-keputusan yang diambil oleh organisasi lain Ketersediaan real time information, informasi yang relevan dan berkualitas Adanya sejumlah pengetahuan hasil akumulasi masa lalu yang bernilai tinggi 3. Masa depan Visi, misi dan tujuan yang hendak dicapai Perubahan faktor lingkungan yang akan terjadi Ketidakpastian dan peluang timbulnya risiko dan kelangkaan Ketersediaan expected information yang diharapkan membantu proses pengambilan keputusan

Informasi Sbg Bahan Baku PK Peran informasi dlm PK (lihat slide 11 lesson for the future) Tergantung pada level keputusan: level strategik Level manajemen Level pengetahuan Level operasional

Level strategik Berkaitan dengan penentuan sejumlah tujuan, sumberdaya, dan kebijakan organisasi Memprediksi masa depan lingkunan ekstrnal dan internal Harmonisasi karakteristik organisasi dengan leingkungannya

Level manajemen Pemanfaatan sumberdaya secara efisien dan efektif Implementasi tujuan yang ditetapkan pada level strategik

Level pengetahuan Penilaian kembali sejumlah ide baru dalam menghasilkan produk jasa atau barang Penentuan cara untuk sosialisasi ide baru Penentuan cara untuk distribusi informasi

Level operasional Menentukan cara terbaik untuk menerapkan tugas khusus yang telah ditetapkan Mengalokasikan sumberdaya sesuai dengan arahan level manajemen dan staregik

Perlu diingat Seluruh level akan menghadapi tipe keputusan terprogram/tersruktur maupun tidak. Pada level yang lebih atas keputusan cenderung tidak terstruktur Bagaimana peran informasi? …… lihat gambar berikut

JENIS INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Tingkat organisasi Tipe Keputusan Operasional Pengetahuan Manajemen strategik Terstruktur TPS - Semi terstruktur OAS MIS DSS Tidak terstruktur KWS ESS Keterangan: TPS (transaction processing systems, OAS (office automation system), KWS ( knowledge work system), MIS (management information syatem), DSS (decision support systems), ESS (executive support systems)

Pengaruh Perilaku Terhadap Pengambilan Keputusan Individu Perilaku yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah: Ethics, values, Personality, Propensity for Risk, Potensial for Dissonance, serta Escalation of Comitment. Etika adalah sistem atau kode yang memberikan arahan pekerjaan bagi individu. Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan etis: gender, filosofi, edukasi, pengalaman, umur, kesadaran, kultur organisasi, kode etik, reward dan sanksi.

Values Value adalah arahan/tuntunan dan keyakinan bahwa pembuat keputusan menggunakannya ketika pada kondisi ttt.(kondisional) karena tempat dan waktu Value digunakan pada: Penetapan objective Pengembangan objective Pemilihan alternatif Penerapan keputusan Pengendalian dan Pengevaluasian

Personality Salah satu faktor yang paling mempengaruhi Pembuat keputusan. Studi personality pada proses pengambilan keputusan: personality variables, situational variables, interactional variables. Kesimpulan: Semua orang tidak pandai dalam semua hal Karakteristik tertentu terkait dengan perbedaan proses pengambilan keputusan Hubungan personality terhadap keputusan bervariasi Individu yang menghadapi keputusan penting dan ambigu dipengaruhi opini rekan

Propensity for Risk Kecenderungan terhadap resiko yang diambil akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Person yang high aversion to risk akan memilih keputusan yang tingkat kepastiannya tinggi . ( High Aversion to risk  High Certainity) Besarnya resiko yang diambil tergantung: Kejelasan Goal yang ditetapkan Informasi alternatif nya diketahui Outcome dari alternatif dapat diidentifikasi

Potential for Dissonance 1 Terkait dengan sebelum keputusan dibuat dan akibatnya setelah keputusan tersebut ditetapkan. Postdecision anxiety, terkait dengan kekhawatiran akibat dari keputusannya. Cognitive Dissonance (Leon Feon festinger, Teori penyesalan) adalah Kekhawatiran yang terjadi ketika ada konflik antara keyakinan dan realita individu. Lack konsistensi/harmonisasi

Potential for Dissonance 2 CIRI KEPUTUSANNYA : Keputusan bersifat psikologis dan atau pentingnya keuangan. Ada sekian banyak alternatif yang tidak dihilangkan Alternatif yang tidak dipakai tersebut memiliki banyak kelebihan SOLUSINYA : Mencari informasi yang mendukung kebijakan pengambilan keputusan Selektif atas informasi yang mendukung keputusannya Meminimkan aspek negatif dari keputusan dan perbesar aspek positifnya

Escalation of Commitment Pembuat keputusan tetap mempertahakan keputusannya walaupun terdapat informasi yang negatif, sering dilakukan dengan menambah sumberdaya untuk antisipasi kerugian. Selt Justification Theory : Pembuat keputusan akan meningkatkan komitmennya untuk menjalankan tindakannya karena tidak ingin mereka/orang lain pada sumberdaya sebelumnya tidak dialokasikan dengan tepat

Grup Decision Making Banyak keputusan diambil melalui grup, tim, panitia, dll Cocok untuk: Nonprogram Decision Permasalahan kompleks butuh multidisiplin / pengetahuan Peran manajer dalam keputusan kelompok dengan partisipasi kolaborasi/kerjasama bagian organisasi Kolaborasi melibatkan proses gabungan pengambilan keputusan antra stakeholder atas maslah masa datang

Individual Vs Grup Decision Making Konsensus keputusan : Waktu lama Lebih baik, terlebih pada latarbelakang masalah yang bervariasi Pengaruh buruk dari faktor perilaku, yaitu Dominasi personalitas, Superior atas status, Superior atas keahlian

Tabel kemungkinan hubungan kualitas keputusan dengan metoda More Less Individual Average individual Minority control Majority control Concensus

Techniques for Stimulating Creativity in Grup decision making Brainstorming: adalah teknik yang memacu kreativitas dengan memunculkan ide melalui diskusi nonkritikal. Delphi Process: Teknik yang memacu kreatifitas dengan menggunakan berbagai pertimbangan ide untuk mencapai konsensus keputusan. Nominal Grup Technique: Teknik yang memacu kreativitas dengan mengarahkan orang pada pertemuan terstruktur memalui sedikit komunikasi verbal.

Gaya pemikiran dan persepsi Merupakan jantung dari proses pengambilan keputusan Gaya pemikiran merupakan cara manusia untuk memperoleh pengetahuan Bagaimana kita dapat mengetahui sesuatu Bagaimana kita daat memperoleh informasi menjadi data, dan Data menjadi pengetahuan

Klasifikasi gaya pemikiran rasionalisme postulational Self-evidence truth Scientific method Method of authority idealisme empirisme literary Untested opinion ekssistensialisme

Problem solving tools: Scientific method induksi Fenomena, gejala, fakta, problem Teori dan konsep Dugaan awal Prinsip silogisme aritoteles Problem solving tools: Matematika Statistik Pendekatan kuantitatif dan kualitatif Hipotesis: jawaban sementara deduksi

Proses pengolahan informasi stimulus Proses pengolahan Respon Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4 Rangsangan lingkungan: Manusia Peristiwa obyek Interpretasi dan kategorisasi Proses mental & intelektual Penilaian dan keputusan Pemilihan Alternatif solusi Masalah dan tujuan Proses penyelesaian