1 Penyusunan Sub-Project Proposal Line of thought & Lessons learned Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Makassar, Yogyakarta & Jakarta September-Oktober, 2001 M. Makin Ibnu Hadjar

2 [Self-Evaluation Report, Chapter 3] [Proposed Plan, Chapter 2] Line of Thought Environmental Context Available Resources Conclusion Problem Statement Improving Relevance Other Improve- ment Plan Proposed Plan Objective Proposed Invesment Budget

3 Trend Idiology Politics Culture Science Education System Stake-holders Students Academic Staff Users Government Job Market Industry Community Government Others External Environment (Local, National, Global) Opportunity & Threat Objectives Mission Vision Mandate Strength & Weaknesses Resources Human Financial Physical Information Flow of Cooperation Stake holder Cultur Process & Services Output & Outcome Internal Environment Evaluation Analysis Interpretation Strategic Issues Problem’s Identification Alternatif for Solution Inception Plan Proposed Plan

4 Penentuan Aktivitas Restraining forces Driving forces ’2’3’4’ Solusi 1 : Mengurangi faktor 2 Mengurangi faktor 4 Menambah faktor 2 Solusi 2 : …. … Aktivitas A.1 Aktivitas A.2 Force-Field Analysis

5 INVESTMENT AND ACTIVITIES INVESMENT : Procurement Laboratory equipment REDUCED DURATION OF SKRIPSI IMPROVED EFFICIENCY INDICATOR: Base4 smst Mid2.5 smst Final1.5 smst ACTIVITIES: Research Staffs & Students Improved supervision Remedial courses Resources Required TPSDP Others

6 COMPREHENSIVENESS AND COHERENT ACTIVITIES IMPROVED GPA RESOURCES Physical Laboratories Equipment Textbooks Journals Funding INPUT Student admission Staff recruitment MANAGEMENT Atmosphere Leadership Teaching load Student load Evaluation etc. PROCESS Teachers attendance Teaching method Scoring method Curriculum (?) Assignments Exams ad tests etc.

7 PART II : Strengthening the Existing Study Program PART I : General InformationPART III : Inception Plan Chapter II : Strengthening the Existing Study Program Chapter I : General Information Chapter III : A. Summary of Revision B. Revised SE-Report SE-Report Sub-Project Proposal Proposer Data baru & kelengkapan data : Tracer Study, TOEFL Score, Etc. Consolidated Reviewer’s Comments Revisi Lengkapi Katalog, harga barang. dsb

8 CONTOH Summary of Revision of The Self Evaluation Report

… Activity 1 Activity 2 Activity 3 ….. Activity n OthA&EEAR Untuk Penyusunan Aktivitas Improving Relevance * Activity 1 Improving Academic Atmosphere * Activity 3 Improving Efficiency & Productivity * Activity 2 * Activity 3 (see Activity 3 in Improving Academic Atmosphere)

10 Vision Plan Project Proposal C Objective Project Proposal A Objective Project Proposal B Objective Institutional Objective Self Evaluation Report Mission u Aktivitas 1 l Resources 1.1  Funding Agency A l Resources 1.2  Funding Agency B l Resources 1.3  DRK u Aktivitas 2 l Resources 2.1  Funding Agency A l Resources 2.2  Funding Agency B l Resources 2.3  Funding Agency B u Aktivitas n

11 Improving RAISE++ Revised Self-Evaluation (Ch III Session 2-12) Situational (SWOT) Analysis Directives & Assumptions (Ch II Session A) Current Situation Position (Ch III Session 2-12) Conclusions Future Position Resources (Ch II Section F & App.) Performance Indicators (Ch II Section D) Objectives (Ch II Section B) Strategic Issues (Ch II Section B) Future Situation Background Rational Objective Mechanism & design Performance Indicators Resources required Implementation Schedule Sustainability Person in charge ADB Project DRK/DIP/DIK Others Assumptions Implemention Programs (Activities) (Ch II Section C) ProposalSubProject

12 Description of Activity

13 Project Cost by Activities and Components

14 Kriteria Seleksi  Relevance (15)  Leadership(10)  Academic Atmosphere (15)  Internal Management and Organization (15)  Efficiency and Productivity (20)  Access and Equity(15)  Sustainability(10)

15 Berbagai Tingkat Kualitas Sub-Project Proposal ÍTidak ada "benang merah" antara proposed activities (Chapter 2) dengan masalah yang ditemukan pada (Revised) Self-Evaluation Report (Chapter 3) ÌAda "benang merah" tetapi uraian pada Rationale tidak dapat meyakinkan bahwa satu atau lebih proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" untuk memecahkan atau mengatasi masalah [umumnya bersifat sangat generik] ËAda benang merah dan proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" bagi suatu atau lebih masalah tetapi tidak tepat keterkaitannya dengan strategic issue yang dipilih ÊAda benang merah, proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" bagi suatu atau lebih masalah dan sangat terkait dengan strategic issue yang dipilih

16 Lessons Learned Lessons Learned (1 dari 4) u Kelengkapan Sub-Project Proposal, misalnya Summary of Revised SE-Report tidak ada u Deskripsi Activity(ies) pada Background gagal menggambarkan adanya "benang merah" antara proposed activity(ies) dengan masalah pada Revised SE-Report u Deskripsi Activity(ies) pada Rationale gagal mengungkapkan justifikasi bahwa proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" bagi "penyakit" atau masalah yang akan diselesaikan

17 Lessons Learned Lessons Learned (2 dari 4) u Uraian pada Mechanism and design ÀTidak mampu menjelaskan bagaimana proposed activity(ies) akan dilaksanakan ÁUraiannya sedemikian rupa sehingga gagal memberikan pengertian (insight) yang cukup tentang proposed activity(ies) ÂMuncul satu atau lebih investment u Uraian pada Resources required ÀTidak mampu mengungkapkan hubungan antara sumberdaya yang dibutuhkan dengan activity(ies), sub-activity(ies), atau sub-sub- activity(ies) yang diuraikan pada Mechanism and design ÁTidak mampu menjelaskan sumberdaya yang dibutuhkan itu diharapkan dari mana (TPSDP, pada komponen apa; sumber lainnya, dari mana ?)

18 Lessons Learned Lessons Learned (3 dari 4) u Performance Indicator(s) (PIs) À Merupakan out-put indicator(s) atau "investment indicators", bukan outcome indicator(s). "Investment indicators" tidak dapat digunakan untuk mengukur kinerja yang sebenarnya dari program studi pengusul ÁGagal mengisi beberapa PIs utama untuk mid-term dan end-point (nilai ujian masuk atau nilai NEM, waktu tunggu lulusan untuk mendapatkan atau meng-create pekerjaan, gaji pertama, dsb. ÂKelompok PIs : a.PIs untuk program studi dan untuk masing-masing proposed activity b.Main PIs dan Auxiliary PIs u Uraian proposed activity(ies) dalam Implementation Schedule gagal menjelaskan kapan proposed activity(ies), sub-activity(ies), dan sub-sub- activity(ies), baik dalam tahun pertama maupun konteksnya dalam empat tahun pelaksanaan program, akan dilaksanakan

19 Lessons Learned Lessons Learned (4 dari 4) u Kebanyakan sustainability “hanya” dikaitkan dengan pendanaan. u Peningkatkan kualitas staff dengan mengirimkan sejumlah besar staff untuk belajar lanjut (S-2/S-3) [pengiriman staff ini investasi !, ya boleh saja asal tidak diklaim sebagai proposed activity(ies)] tanpa dipertimbangkan jumlah staff yang tinggal, apalagi program studi pengusul akan meningkatkan RAISE++ u PIC diisi dengan seluruh staf yang ada di Program Studi