KOMUNIKASI BISNIS Agung Wibowo

Pengertian Komunikasi Bisnis Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan. (Himstreet & Baty) Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communications) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih flexible (luwes) dan informal. Komunikasi Lintas Budaya (Intercultural/cross-cultural Communications) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Komunikasi Bisnis (Business Communications) adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi , baik verba maupun nonverbal untuk mencpai tujuan tertentu.

Perbedaan antara Komunikasi Antarpribadi dengan Komunikasi Bisnis Uraian Komunikasi Antarpribadi Komunikasi Bisnis Orientasi/tujuan Pokok bahasan Bahasa yang digunakan Format penulisan Gaya penulisan Kertas surat yang digunakan Stempel/cap Contoh Kepentingan pribadi Masalah pribadi Informal, bahasa campuran Tidak standar, fleksibel Tidak standar Tanpa kop surat Tanpa stempel Surat keluarga Kepentingan bisnis Masalah bisnis Formal, baku Standar Dengan kop surat Dengan stempel Surat bisnis

Bentuk Dasar Komunikasi 1. Komunikasi Verbal Berbicara dan Menulis Mendengar dan Membaca Menulis 9% Membaca 16% Mendengar 45% Berbicara 30% Menerima Pesan Mengirim Aneka bentuk komunikasi verbal dalam bisnis

2. Komunikasi Nonverbal Orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu maupun berbagai macam perasaan lainnya. Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras Simbol dilarang merokok dipasang di ruang tamu Asbak ditaruh diatas meja, dsb.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal Penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan.

Tujuan Komunikasi Nonverbal Menurut Thil dan Bovee dalam Exellence in Business Communications: Memberikan Informasi Mengatur alur suatu percakapan Mengekpresikan emosi Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain Mempermudah tugas-tugas khusus,

Proses Komunikasi Menurut Thil dan Bovee dalam Business Communications Today: Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan Pengirim menyampaikan pesan Penerima menerima pesan Penerima menaksirkan pesan Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Pengirim mengirim pesan SALURAN Dan MEDIA Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan Tahap 3 Pengirim mengirim pesan Tahap 2 Pengirim mengubah ide Menjadi pesan Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan Tahap 5 Penerima menaksirkan Tahap 4 Penerima menerima Proses Komunikasi

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi Masalah dalam Mengembangkan Pesan Munculnya keragu-raguan tentang isi pesan; kurrang terbiasa dengan situasi yang ada Adanya pertentangan emosional Kesulitan dalam mengekspresikan ide

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi Masalah dalam Menyampaikan Pesan misalnya : keadaan fisik sound system Masalah dalam Menerima Pesan misalnya : persaingan antara penglihatan dengan pendengaran, kurang konsentrasi dll

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi Masalah dalam Menafsirkan Pesan Perbedaan Latar Belakang Perbedaan Penafsiran Kata Perbedaan Reaksi Emosional

Bagaimana Memperbaiki Komunikasi Persyaratan Komunikasi Efektif: PERSEPSI, komunikator harus dpt memprediksi apakah pesan-pesan yg akan disampaikan dpt diterima pleh penerima pesan. KETEPATAN, seseorang perlu mengekpresikan sesuatu sesuai dengan apa yg ada dalam kerangka berpikir mereka. KREDIBILITAS, komunikator harus mempunyai keyakian akan inti peaan PENGENDALIAN, reaksi audiens tergantung dari berhasil tidaknya komunikator mengendalikan audiens. KEHARMONISAN, seorang komunikator yg baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yg baik kepada audiens.

Bagaimana Memperbaiki Komunikasi.... Membuat Suatu Pesan secara Lebih Berhati-hati katakan apa yg dikehendaki oleh audiens; gunakan bahasa yg jelas; sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele tekankan point –point yang penting Minimalkan Gangguan dalam Proses Komunikasi pemilihan saluran komunikasi yg hati-hati menyampaikan pesan secara lisan akan efektif bila suasana nyaman, teratur, rapi dll. Mempermudah upaya Umpan Balik antara Pengirim dan Penerima Pesan

MANFAAT KOMUNIKASI EFEKTIF Pemecahan masalah lebih cepat Respons stakeholder lebih meningkat Pengambilan keputusan lebih mantap Citra profesional lebih meningkat Produktivitas lebih meningkat Bahan promosi lebih jelas Arus kerja lebih mantap Hubunganm bisnis lebih kuat

KETRAMPILAN KOMUNIKASI YANG DIHARAPKAN OLEH PEMBERI KERJA Mengorganisasikan ide-ied secara koheren dan lengkap Berkomunikasi secara etis Mengekpresikan dan mempresentasikan ide-ide secara koheren dan persuasif Berkomunikasi dalam tata krama sopan yang mencerminkan ekspektasi etika bisnis yang berlaku saat ini Mendengarkan orang lain secara efektif Berkomunikasi secara efektif dengan orang yg mempunyai latar belakang dan pengelaman yg berbeda Menggunakan teknologi komunikasi secara efektif dan efisien

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF Sediakan informasi yang praktis Berikan fakta bukan kesan Perjelas dan padatkan informasi Nyatakan tanggungjawab dengan tepat Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi

BENTUK KOMUNIKASI DALAM LINGKUNGAN ORGANISASI ALIRAN KE ARAH BAWAHmengalir dari para eksekutif ke karyawan, membagi keputusan dan menyediakan informasi yg membantu karyawan mengerjakan pekerjaan ALIRAN KE ATAS mengalir dari karyawan ke eksekutif, memberikan laporan dengan tepat, keluhan dll ALIRAN HORISONTAL komunikasi lateral utk membantu karyawan berbagi informasi

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI BISNIS UNIK Globalisasi dan keanekaragaman Nilai informasi yg makin tumbuh Teknologi Kerja tim Struktur organisasi Hambatan-hambatan komunikasi

Globalisasi dan keanekaragaman orang dengan latar belakang budaya dan pengalaman hidup yg berbeda akan mempunyai gaya komunikasi yg berbeda

Nilai informasi yg makin tumbuh pandangan terhadap pesaing keutuhan-kebutuhan pelanggan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman

Teknologi teknologi dapat membantu atau menghalangi komunkasi tergantung pada bagaimana teknologi tersebut didesain dan digunakan

Struktur Organisasi organisasi dengan struktur tinggi tanpa sengaja dapat membatasi mengalirnya informasi struktur yg tinggi mempunyai banyak lapisan manajemen sehingga mengalami kemacetan dan kelambatan Utk mengatasi hal tsb maka perlunya struktur organisasi yg lebih datar, shingga : membantu para manjer berbagi informasi mendorong tanggingjawab ke bawah dan lebih banyak untuk memngambil keputusan, menentukan tujuan dan memecahkan masalah

Kerja Tim kerja sama dengan tim membuat orang untuk lebih bertangungjawab dan berkomunikasi secara efektif.

HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF Gangguan : fisik dapat berbentuk suara, ruang yg tdk nyaman dan emosional Informasi berlebihan Perbedaan persepsi Perbedaan hahasa Lingkungan terbatashirarki yg tinggi Komunikasi yang memperdaya komunikasi yg tidak mengindahkan moral dapat menyajikan opini sebagai fakta, menghilangkan informasi-informasi penting, membesar-besarkan manfaat dsb.

STRATEGI KOMUNIKASI EFEKTIF DI TEMPAT KERJA Meminimumkan Gangguan : fisik dan emosional Mengadopsi pendekatan yg berpusat pada penerima Menyesuaikan ketrampilan komunkasi bisnis Memberikan dan Merespon umpan balik yg konstruktif Sensitif pada etika bisnis

Meminimumkan ganggguan Matikan telephon seluler anda sebelum menghadiri rapat Richard Saul Wurman menyimpulkan ironi terbesar dari era informasi : dulu informasi adalah komoditas berharga tetapi sekarang “komunikasi adalah seperti rumput alang-alang; sesuatu yg ditempatkan di pantai”

Mengadopsi pendekatan yg berpusat pada penerima  Melakukan segala usaha agar pesan sampai dengan cara yang berarti bagi mereka.  Semakin banyak tahu tentang orang-orang yang diajak berkomunikasi semakin mudah untuk berkonsentrasi pada kebutuhan mereka.

Menyesuaikan ketrampilan komunikasi bisnis  Kurangnya pengalaman menjadi hambatan dalam komunikasi efektif  Perbaiki komunikasi Anda sebelum memeulai karir bisnis.  Orang tidak lahir dengan berbicara dan menulis yang baik tetapi itu semua perlu belajar dan prkatek.

Memberikan dan merespon umpan balik yg konstruktif Contoh destruktif : “proposal ini benar-benar membingungkan, Anda gagal meyakinkan segala sesuatunya kepada saya”  Contoh yang konstruktif : “Proposal anda dapat lebih efektif dengan menuliskan deskripsi yang lebih jelas tentang mengapa sisi positifnya lebih banyak ketimbang sisi negatifnya”