HAL-hal seputar pengelolaan keuangan di paroki TAHUN 2013

Pengelolaan Kas (Imprest fund) Apa yang dimaksud dengan pengelolaan kas dengan sistem imprest ? Adalah sistem pengelolaan dana tetap, dimana saldo kas pada saat pengisian selalu sama. Ciri-ciri imprest fund: Dalam Laporan Posisi Keuangan Angka Bulat Saldo Kas Tunai ditambah pengeluarannya adalah saldo imprest fund.

Posisi Keuangan imprest vs fluktuatif IMPREST ASET ASET LANCAR Kas Kas kecil Sekretariat Rp. 5.000.000 Kas kecil Seksi Liturgi Rp. 2.000.000 Kas kecil Seksi Kematian Rp. 4.000.000 FLUKTUATIF ASET ASET LANCAR Kas Kas kecil Sekretariat Rp. 1.250.500 Kas kecil Seksi Liturgi Rp. 265.889 Kas kecil Seksi Kematiat Rp. 9.254.200

Mengapa disarankan imprest fund? FLUKTUATIF Memudahkan kontrol, karena posisi keuangan selalu tetap Laporan kas rutin setiap isi kas Data keuangan (bukti kas dan dokumen pendukung) langsung disimpan setelah pengisian kas. Sulit kontrol, karena posisi keuangan berfluktuasi Harus minta laporan kas terlebih dahulu. Biasanya data keuangan di seksi, pada saat pengajuan hanya melampirkan buku kas

Pengelolaan Kas menurut PKP KAJ KAS KECIL IMPREST  untuk operasional rutin KAS BESAR  untuk pengeluaran diatas jumlah tertentu yang ditetapkan dan kegiatan yang terencana karena sesuatu hal tidak bisa melalui transaksi bank, sehingga harus dilakukan secara tunai, ketika sudah disalurkan saldonya Rp. 0. KAS SEMENTARA  untuk semua penerimaan tunai, kemudian disetorkan ke bank seluruhnya.

Temuan – temuan pengelolaan kas Pada saat pemeriksaan fisik kas, pengelola kas tidak mengetahui saldo yang dikelola (sistem fluktuatif). Kas kecil sistem imprest termasuk didalamnya penerimaan tunai. Penerimaan tunai tidak langsung disetorkan ke bank. Belum ada batasan pengeluaran tunai kas kecil Tidak menggunakan formulir bon sementara untuk pengeluaran yang belum dapat dipertanggungjawabkan dengan segera.

Tertib admninistrasi Pengelola kas wajib menutup kas harian sehingga diketahui saldo kas yang diterima Bukti Transaksi wajib bernomor urut tercetak. Dokumen pendukung harus distempel LUNAS Dokumen keuangan harus disimpan di paroki. Bukti transaksi / voucher harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang

Pengelolaan Bank Temuan  Tidak menggunakan sistem grup  Dalam PKP Grup A dan Grup B Belum menggunakan NAMA PGDP  Harus Nama PGDP kecuali tidak memungkinkan seperti belum punya NPWP atas nama 2 orang secara bersama Belum memiliki buku pembantu untuk dana intentio dantis yang ditempatkan pada rekening tertentu  Harus memiliki Buku Pembantu Belum diatur kebijakan pempatan dana yang belum segera dimanfaatkan  Segera diatur dalam TATA PELAYANAN KEUANGAN PAROKI

Piutang Temuan  Belum memiliki buku pembantu piutang  untuk membantu bagian terkait mendapatkan informasi. Perlu diperhatikan  Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 319/3.4.1/2009 mengenai wewenang penghapusan piutang PGPD diberikan wewenang menhapus piutang dibawah Rp. 5 Juta per orang dengan ketentuan-ketentuan selanjutnya diatas itu harus ijin Uskup Agung Jakarta.

Uang Muka Temuan  Seksi /Bagian tidak menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Perlu sosialisasi Tata Pelayanan Keuangan Paroki kepada perangkat PGDP, Sistem dan Prosedur pengajuan dana kegiatan sampai dengan LPJ Perlu disiapkan formulirnya

ASET TETAP Temuan  Tanah  Belum menggunakan nama PGDP  Semua Aset Atas Nama PGDP Sertifikat Tanah belum disimpan di Biro Tanah dan Bangunan KAJ Tidak menyimpan bukti serah terima sertifikat tanah yang disimpan di BTB KAJ Inventaris  Belum memiliki daftar aset dan nomor identifikasi aset Kendaraan  Nama kepemilikan menggunakan nama Pribadi

Panitia Pembangunan Gereja Temuan  PPG tidak rutin menyampaikan Laporan Keuangan PPG  PKP KAJ setiap bulan Surat Perjanjian kontrak dilakukan oleh PPG  Lihat Anggaran Dasar PGDP Pasal 9 ayat 1 : Ketua umum, sekretaris dan bendahara

DSP dan Kolekte Wajib Temuan  Umumnya Paroki rutin menyetor DSP Kesalahan penghitungan DSP umumya pada kolekte Paskah  Lihat Jadwal Kolekte Kesulitan Bagian Keuangan KAJ : Bukti setor tidak sampai di bagian Keuangan, Staf Ekonomat akan menghubungi Paroki untuk konfirmasi Kolekte wajib yang sifatnya penggalangan bencana dari KAJ segera disetor dan dikirimkan bukti setornya kepada Ekonomat KAJ supaya dapa t dibukukan dan disalurkan.

Dana Pensiun Karyawan Temuan  Iuran Dana Pensiun belum disetorkan Karyawan tetap belum didaftarkan sebagai peserta dana pensiun  Wajib ; hubungi Bagian Personalia KAJ.

Sumbangan Tarekat Temuan  Dalam bukti transaksi (voucher) belum dilampirkan tanda terima/bukti setor sumbangan kepada tarekat  Lihat surat Ekonom KAJ No. 053/7.17/2008 hasil rapat antara Pimpinan KAJ dan Pimpinan Tarekat mengenai kewajiban melampirkan bukti setor dalam lampiran pertanggungjawaban kas pastoran.

Kewajiban Perpajakan Temuan  Belum punya NPWP : untuk berjaga-jaga maka mulai dipotong dari gaji karyawan Sudah punya NPWP : belum potong PPh 21 Karyawan

Pinjaman kepada Pihak ke-tiga Hutang kepada umat , penggalangan dana melalui surat sanggup mengembalikan pada saat jatuh tempo. Umumnya Paroki sudah mengerti harus minta ijin tertulis terlebih dahulu kepada Uskup Agung Jakarta

Kolekte Temuan  Pada umumnya setiap misa dihitung oleh petugas lingkungan / kelompok kategorial sesuai jadwal tugas Pada saat rekapitulasi dan penghitungan ulang: Dihitung oleh bendahara/kasir/petugas pembukuan Dibentuk tim penghitung kolekte dengan surat pengangkatan dengan periode tertentu dan sejauhmana dapat diberhentikan. Uang Kolekte dibawa pulang untuk disetorkan ke bank  disimpan di brankas paroki

Kotak Sumbangan Temuan  Dibuka, dihitung, dan dikelola oleh 1 (satu) orang  Dalam satu rangkaian kegiatan tidak boleh dilakukan oleh 1 orang

Pengeluaran Dana Umumnya sudah mengetahui Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 348/3.4.1/2008 wewenang mengeluarkan uang Perlu diperhatikan: Untuk semua kegiatan, bukan per tahap

Pengeluaran Bantuan Temuan  Piutang / Bantuan ? Piutang  disajikan dalam laporan posisi keungan Bantuan  disajikan dalam beban pada laporan aktifitas dalam periode tersebut

Uang Saku dan Libur Uang Saku Rp. 1.000.000,- per bulan Uang Libur Rp. 2.500.000,- perbulan berlaku di semua paroki dan unit karya KAJ, demi menjaga semangat komunitas imam yang berkarya di KAJ

Klasifikasi Akun Temuan  Salah Klasifikasi  Lihat Buku PKP KAJ

Laporan aktifitas lingkungan dan kelompok kategorial Temuan  Sulit penerapannya terus diusahakan demi pelayanan reksa pastoral paroki perlu sosialisasi dalam rapat pleno diberikan formulir untuk membantu membuat laporan aktivitas lingkungan.

Laporan keuangan stasi Stasi sudah memiliki Badan Hukum Pembukuan sudah mulai dipisahkan dari paroki induk, laporan keuangan disampaikan ke paroki induk Stasi belum memiliki Badan Hukum Pembukuan dilakukan oleh Paroki Induk