Universitas Indonesia - Badan Hukum Milik Negara Agustus 2005

TRILOGI PEMBANGUNAN UI INTEGRASI 1995 OTONOMI 2000 UNIVERSITAS RISET 2010

Universitas Indonesia - Badan Hukum Milik Negara Agustus 2005

Pokok bahasan Pendahuluan Penataan 2000 - 2002 Pelaksanaan 2003 - 2005 Hal-hal yang dapat diperhatikan

PENETAPAN UI – PTN Sbg BHMN PP No. 60 Tahun 1999 PP No. 61 Tahun 1999 PP No. 152 Tahun 2000 – tentang UI BHMN Kep. MWA No.01/SK/MWA/2003 tentang ART-UI Kep. Rektor No. 288/SK/R/UI/2003 tentang Rencana Strategis UI PENDAHULUAN

2000 – 2005: Masa Transisi UI BHMN Tahun 2000 UI menjadi PT BHMN melalui PP 152 2000 – 2005: Masa Transisi UI BHMN 2010 UI BHMN menjadi Research University PENDAHULUAN

Transformasi Organisasi Menuju UI-BHMN Organisasi UI dengan 5 Wakil Rektor 2002 - 2004 Organisasi UI dengan 2 Wakil Rektor 2005 - 2007 PENDAHULUAN

Profil Universitas Indonesia Terdiri dari - 12 Fakultas + 1 Program Pascasarjana: Health Sciences (Kedokteran, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat, Ilmu Keperawatan) Science and Technology (MIPA, Teknik, Ilmu Komputer) Humanities and Social Sciences (Ilmu Pengetahuan Budaya, Hukum, Ekonomi, Psikologi, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik) 200 Program Studi 38.000 mahasiswa, 2.200 staf akademik penuh waktu dan 1.100 staf administrasi penuh waktu Kampus Depok (320 hektar) dan Kampus Salemba (9,4 hektar) PENDAHULUAN

Penataan 2000 - 2002 Dibentuk Badan Pekerja Penataan (BPP) UI – BHMN yang diketuai oleh wakil ketua Senat Universitas Tugas: mengantar UI berubah menjadi Badan Hukum yang otonom Cara kerja: perumus usulan kebijakan pimpinan UI dan penggerak dinamika sesuai lingkup tugas dan kewenangan.

Penataan 2000 - 2002 Struktur BPP dibagi dua: Bidang I membawahi bidang akademik, infrastruktur dan fasilitas, sistem informasi Bidang II membawahi bidang keuangan, SDM, unit usaha Tugas Tim Pekerja Penataan di Fakultas meliputi Dukungan terhadap BPP dalam proses perancangan kebijakan Menterjemahkan kebijakan UI – BHMN ditingkat Fakultas Memberi analisis dan umpan balik ke Pimpinan Fakultas/Ketua BPP dalam hal kebijakan operasional UI – BHMN.

Penataan 2000 - 2002 Fokus penataan untuk bidang I: Manajemen Program Pendidikan Rancangan Pembentukan Registrar Rancangan Pengelolaan Program Pendidikan Rancangan Program Penelitian dan Layanan Manajemen Sistem Informasi Pengembangan MIS Rancangan Pembentukan Direktorat Sistem Informasi Manajemen Infrastruktur dan Fasilitas Rancangan Pembentukan Direktorat Infrastruktur dan Fasilitas Rancangan Sistem Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur (SOP)

Penataan 2000 - 2002 Fokus penataan yang diprioritas untuk bidang I: Pengembangan Manajemen Program Pendidikan Pengembangan Sistem Manajemen Program Penelitian dan Layanan Pengembangan Manajemen Infrastruktur dan Fasilitas

Penataan 2000-2002 Usulan kebijakan dari BPP untuk bidang II: Rancangan SOP Kebijakan Manajemen Keuangan Rancangan Penyusunan Sistim Akuntansi Rancangan Penyusunan Sistim Keuangan Rancangan Studi Pengawasan Proyek bantuan Luar Negeri Rancangan SOP Pedoman Teknis Audit Rancangan Studi Kelayakan dalam Pengembangan Usaha, Unit Usaha Akademik , Unit Usaha Penunjang dan Potensi Pendirian Rumah Sakit Pendidikan di Lingkungan Kampus Depok

Penataan 2000-2002 Kebijakan yang diprioritaskan untuk bidang keuangan: Rancangan SOP Kebijakan Manajemen Keuangan Rancangan Penyusunan Sistim Akuntansi Rancangan Sistim Keuangan Universitas Indonesia Usulan kebijakan bidang keuangan yang lain akan ditangani kemudian mengingat keterbatasan dana

Penataan 2000 - 2002 Tahapan pekerjaan yang dilakukan: Penyusunan Rancangan Pedoman Organisasi dan Kebijakan Manajemen, Pedoman Akuntansi , Sistim dan Prosedur Keuangan , Anggaran , serta Implementasi Perangkat Lunak Akuntansi dan Keuangan Universitas Indonesia. Juni 2002: SK Rektor no.211/SK/R/UI/2002 , tentang Pemberlakuan Sistim Informasi dan Kebijakan Keuangan UI–BHMN Digunakan Sistem Oracle Financial Mulai dengan Pusat Administrasi, FISIP, FMIPA

Penataan 2000 - 2002 Usulan kebijakan di bidang SDM: Pemetaan dan Rancangan Struktur Organisasi Penyusunan Struktur Penggajian dan Beban Kerja Penyusunan Pola Jenjang Karir dan Dasar-dasar Kebijakan untuk Administrasi Personalia serta Manual Aturan Kepegawaian. Pengembangan SDM, Penyusunan Ikatan Kerja dengan UI dan Kebijakan meninggalkan Tugas (Sabbatical/Pilgrimage Leave)

Penataan 2000 - 2002 Usulan tahapan untuk bidang unit usaha: Studi Pemetaan Unit Usaha Pembentukan Unit Usaha Baru Pengembangan Unit Usaha Strukturisasi Unit Usaha Penyusunan Sistem dan Prosedur Koordinasi, Pertanggungjawaban Manajemen organisasi dan keuangan pada Unit Usaha/Koperasi Pembentukan Sistem Pemasaran Terpadu pada Tingkat Universitas Pembentukan Holding Company dan KoperasiInduk pada tingkat Universitas Penyelenggaraan jasa konsultansi dan implementasi atas studi yang telah dilakukan.

Strategi, Kebijakan, Tantangan Pelaksanaan 2003 - 2005 Strategi, Kebijakan, Tantangan

Strategi dasar UI Transformasi manajemen dan organisasi Peningkatan sistem yang efektif dan efisien dalam pemanfaatan sumber daya Peningkatan keunggulan kompetitif untuk mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan Dokumen RENSTRA UI 2003-2007, Feb 2003

Akademik, Kemahasiswaan, Fasilitas Kelembagaan SDM + Keuangan & Adm Akademik, Kemahasiswaan, Fasilitas

Kebijakan Kelembagaan Rasionalisasi dan standarisasi struktur organisasi universitas Rasionalisasi organisasi yang overlapping Menyusun operation line di setiap unit kerja Menyusun SOP untuk setiap pekerjaan Menyusun job description yang mencakup hak dan tanggung jawab organ organisasi universitas

Kelembagaan - 1 Tantangan utama: komitmen politis dan komitmen manajerial dalam merubah manajemen birokratis  manajemen berorientasi kerja UI sbg BHMN: good governance berdasarkan prinsip Akuntabilitas publik Transparansi untuk mencapai peningkatan mutu dan memperluas akses pendidikan tinggi

Kelembagaan - 2 Perubahan kelembagaan Des 2000 – Des 2003: MWA (Jan 2002) Kebijakan Umum Arah Pengembangan UI ART (Jan 2003) Renstra 2003 – 2007 dan RKAT Perubahan Struktur Pusat Administrasi Pembentukan badan-badan audit internal

Pendidikan - 1 Strategi dasar: Peningkatan kualitas pendidikan/pengajaran Pengembangan kegiatan riset yang unggul Perencanaan di tingkat Pusat Administrasi di tingkat Direktorat / Biro Administrasi  top down Pengembangan belum berjalan sepenuhnya, pembenahan keadaan sekarang diperlukan untuk dapat melangkah lebih cepat

Pendidikan - 2 Pola hubungan dengan unit kerja bersifat sentralisasi dalam aturan main bidang akademik Pembentukan badan audit akademik sebagai bagian dari penjaminan mutu Pola pelaporan ke pemerintah/DIKTI dan ke MWA

Pendidikan - 3 Pengembangan SIAK (Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan) Sistem Akademik yang On-line Sistem Akademik yang baru untuk mengantisipasi perkembangan Sistem pembayaran biaya pendidikan On-line Pengembangan Sistem Informasi untuk Peneliti dan Penelitiannya Peningkatan bandwidth ke internet secara siginifikan (2Mbps  4Mbps  10Mbps)

Keuangan dan Administrasi Sistem akuntasi menggunakan Oracle Financial sbg penggerak perubahan Pembentukan badan audit internal di bidang keuangan Penyusunan RKAT Universitas (Pusat Administrasi dan Fakultas/unit kerja) sebagai panduan anggaran dan kegiatan

Infrastruktur dan Fasilitas Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Fasilitas Pendekatan shared facilities untuk seluruh unit kerja, Universitas memberikan/memfasilitasi beberapa investasi awal untuk pengadaan fasilitas

Peningkatan layanan Halte Bus UI

Taman FISIP

FIK FARMASI FKM

Gambaran anggaran UI 1994 - 2005

ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI RUTIN (DIK) TAHUN 1994-2005 (dalam ribuan rupiah)

ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI PEMBANGUNAN (DIP) TAHUN 1994-2004 (dalam ribuan rupiah)

ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI DANA MASYARAKAT (DIKS) TAHUN 1994-2005 (dalam ribuan rupiah)

Hal-hal yang dapat diperhatikan Kendala, tantangan, umpan balik

Kelembagaan Pola hubungan dengan pemerintah: Skema block grant belum direalisasikan Pengurangan PNS secara alamiah yang tidak diikuti dengan penambahan Pola hubungan di universitas: Mulai ada perubahan mendasar dlm kebijakan SDM (insentif, rekrut pegawai universitas) Pola kerjasama dengan pihak luar universitas belum berubah secara signifikan

Keuangan dan Administrasi Pengelolaan pra-BHMN lebih merupakan kegiatan administrasi keuangan, bukan manajemen keuangan Keterbatasan dana pemerintah dan konteks multi-fakultas Penerapan sistem anggaran melalui RKAT

Fasilitas - 1 Perubahan struktur pengelolaan fasilitas Pencatatan aset yang diperoleh belum menyeluruh Perencanaan kegiatan diutamakan pada penyusunan sistem manajemen aset Alokasi dana belum mencukupi dalam pelaksanaan

Fasilitas - 2 Pengawasan masih dalam konteks audit oleh badan pemerintah Pelaporan dilakukan dalam konteks sbg aset pemerintah dan pelaporan ke MWA

Hal-hal lain: Pendekatan top-down dalam konteks enforcement terhadap aturan main masih diperlukan Pengembangan bidang akademik diselaraskan dengan tujuan UI menjadi universitas riset Tenaga kependidikan merupakan agen perubahan yang penting

Hal-hal lain: Budaya kerja yang mengedepankan karakter baru yang efektif yaitu risk-taking, competitive, mandiri, berkualitas dan entrepreneurship Pengalokasian dana disesuaikan dengan proses reengineering yang ingin dilakukan Analisa kebutuhan fasilitas untuk 5 sampai 10 tahun mendatang akan membantu pencapaian tujuan UI menjadi universitas riset

Semoga bermanfaat