Modul 1 KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI WIDODO NIP 19591108 198203 1 005 Kepala Sub Bagian Pendidikan Anggota Tim ICT Fakultas Anggota Tim RenBang Fakultas Anggota Tim CDC Fakultas Tim Pengelola Sistem Administrasi Akademik dan Pelaporan Program Studi e-mail: widodo@uns.ac.id Webblog: http://widodo.staff.uns.ac.id HP: 08 562 999 385 Almt: Josroyo Indah Jl. Diponegoro D116 RT 7 RW XVI, Jaten, Karanganyar PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

PEMBAHASAN Arti dan Sejarah Istilah Dokumentasi Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber Dampak Teknologi Komputer Terhadap Pengertian Dokumen Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan Informasi Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia Rekaman Analog dan Digital Wadah Rekaman Memori Berkas/Rekaman Analog Berkas/Rekaman Digital

A Pengertian Dokumen Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document (Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen. Sebagai kata benda berarti: wahana informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya. Wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumen (lanjutan) Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007): Dokumen: Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian). Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. Dokumentasi: Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar). PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumen (lanjutan) Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976): Dokumen: Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti. Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali bila diperlukan. Dokumentasi: Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan bila diperlukan, juga gambar dan foto. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumen (lanjutan) Ensiklopedi Umum (1977): Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal. Dalam arti yang luas, segala macam benda yang dapat memberikan keterangan, yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumen (lanjutan) http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html Dokumen adalah: Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti: mengatur, melatih,dan membimbing. membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor, umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (fakta-fakta). Naskah karangan yang dikirm lewat pos. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumen (lanjutan) http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html Dokumen adalah: Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran. Penyimpanan bukti-bukti. Cek, saham, surat, ketetapan. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan. Record. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumen (lanjutan) http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html Dokumen adalah: Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-sumberinformasi khusus dari suatu karangan atau tulisan, wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya. Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau kaset, video tapes, film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo. Suatu segi material dari sebuah recorded. Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia. Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut. Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa –peristiwa yang terjadi, pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selam pengkajian suatu sistem pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukaan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumentasi (lanjutan) http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html Dokumentasi adalah: Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari pencarian, penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan) The act or an instance of furnishing or authenticating with documents. (Tindakan atau suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan keaslian dengan dokumen) The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen pengiriman melalui kapal/pesawat). PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Dokumentasi (lanjutan) http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html Dokumentasi adalah: Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb. Deskripsi tertulis dari program computer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan penyimpanan informasi. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan, penyusunan, pemakain dan penyediaan. Penyimpanan bukti-bukti. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of science. Funishing with a documents to arrange and to keep as a document. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

DOKUMENTASI KORPORIL DAN DOKUMENTASI LITERER Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil dan dokumentasi literer. Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang antik, preparat, dsb.) Dokumentasi literer mengacu pada dokumen yang tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah, kaset, peta, dan sejenisnya. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap Pengertian Dokumen Muncul istilah: Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan berupa elektronik). Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan, kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya. Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit. Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia. Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt, txt, PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan buku, kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan perpustakaan sekolah. Perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada: macam bahan pustaka yang mendapat perharian, cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen, macam petugasnya. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan Informasi Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia Rekaman Analog dan Digital Wadah Rekaman Memori Berkas/Rekaman Analog Berkas/Rekaman Digital PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Arsip --------------- Kamus Besar bahasa Indonesia (1989). Jakarta: Balai Pustaka. Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi http: www.suaramerdeka.com/harian/0309/15/kha1.htm Arsip isi informasinya bersifat tertutup, sedangkan buku terbuka. Arsip diciptakan terbatas, sedangkan buku diciptakan tidak terbatas. Arsip hilang atau rusak tidak bisa diganti, sedangkan buku bisa diganti. Arsip bisa mempunyai sifat terbuka seperti buku apabila sudah dalam kategori statis. PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

Pengertian Arsip (lanjutan) Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah: a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. http://id.wikipedia.org/wiki/Arsip PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id