R. Arum, SP, SSi, MT SHKI Unila 2013 ISO 9001 : 2008 R. Arum, SP, SSi, MT SHKI Unila 2013

Ruang Lingkup Audit : Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008, PTK AIM Siklus 3 dan PTK Asesmen ISO9001:2008 Tahap 2 Permintaan Tindakan Korektif (PTK)  Tindakan Perbaikan atas temuan. Persyaratan SMM ISO 9001:2008  a) Struktur organisasi; b) TUPOKSI; c) Penetapan dan persyaratan Pelanggan (Input dan output); d) ...

Persyaratan SMM ISO 9001:2008 d) Produk (Jasa) Organisasi (Unit kerja); e) Proses bisnis organisasi (Unit Kerja); f) Menentukan kriteria dan metoda supaya proses-prosesnya berjalan efektif (MP Proses, standar layanan dll.); g) Penyediaan sumber daya dan informasi yang mendukung pengoperasian dan pemantauan proses-prosesnya; h) Siklus PDCA (Untuk setiap proses kegiatan).

Sistem Dokumen Ruang lingkup sistem manajemen mutu unit kerja, termasuk alasan setiap pengecualian persyaratan. Kebijakan mutu. Sasaran mutu, termasuk pemantauan capaiannya. Ada sinkronisasi antara Renstra Universitas, Renstra Unit Kerja, kebijakan mutu, Program Kerja dan sasaran mutu.

Sistem Dokumen Daftar dokumen induk. Daftar dokumen mutu (termasuk Manual Prosedur Wajib), setidaknya 5 MP layanan utama sudah memasukkan time frame. Daftar acuan silang dengan ISO 9001:2008. Rekaman setiap proses kegiatan (output).

Komitmen Top Manajemen Menunjuk Wakil Manajemen (Management Representative = MR). Komunikasi Internal. Management Review (tinjauan manajemen).

Penyediaan Sumberdaya Penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi (Curriculum Vitae à pemetaan SDM --> Job analisis --> Gap Analisis --> peningkatan kompetensi). Contoh Kompetensi Tenaga Kependidikan: sertifikasi pustakawan, laboran, analis, teknisi komputer, PIM 1, PIM 2, PIM 3, dll. Uraian pengalaman dan peningkatan kompetensi SDM (studi lanjut, pelatihan, lokakarya, magang dsb).

Penyediaan Sumberdaya Evaluasi Kinerja SDM (Contoh: Evaluasi Kinerja Pegawai). Uraian Infrastruktur dan semua fasilitas yang dibutuhkan. Penetapan lingkungan kerja atau suasana akademik yang dibutuhkan (Pemeliharaan, kenyamanan dan kebersihan).

Perencanaan dan realisasi produk Perencanaan Produk (Proses kegiatan di unit kerja sesuai persyaratan mutu dan persyaratan produk (jasa)) (contoh: Kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan KEPPRES 80? Dan menggunakan E-Proc) (Rekaman kesesuaian dan tinjauannya). Pemantauan validasi alat ukur setiap proses kegiatan unit kerja (contoh: validasi penilaian kenaikan pangkat staf, validasi materi Audit Internal Mutu dsb).

Perencanaan dan realisasi produk Persyaratan khusus yang ditetapkan pelanggan output (misal: hasil analisis LSIH sesuai standar baku, dsb). Persyaratan sesuai peraturan dan UU yang berlaku atau persyaratan lain yang ditetapkan organisasi. Uraian khusus tahapan desain dan pengembangan program unit kerja.

Perencanaan dan realisasi produk Pemantauan dan evaluasi output dan tindak lanjut (Contoh: salah satu produk PJM adalah hasil audit mutu maka diperlukan analisis hasil audit dan temuan yang kurang bermutu ditindak lanjuti melalui pelatihan atau kegiatan yang sesuai). Proses pembelian (pengadaan barang, pengadaan konsultan, auditor, asesor, reviewer, fasilitator dsb).

Perencanaan dan realisasi produk Ada kriteria seleksi, evaluasi dan re-evaluasi pemasok. Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan /spesifikasi pembelian. Rekaman untuk bukti terkendalinya pelaksanaan produksi atau layanan jasa. Rekaman untuk bukti validasi proses produksi atau layanan. Rekaman milik pelanggan.

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan Ada borang pemantauan setiap proses kegiatan, dan hasil (rekaman) pemantauan dianalisis. Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri).

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan Ada analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya. Ada audit internal yang terjadwal (termasuk rekaman audit). Ada rekaman tindak lanjut hasil audit (Permintaan Tindakan Koreksi = PTK). Rekaman pemantauan dan pengukuran karakteristik produk.

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan Rekaman Pengendalian produk tidak sesuai.

Implementasi SPMI berbasis standar Pelayanan Prima Dalam Dokumen dan Rekaman

Visi-Misi-Motto Visi dan misi mampu memotivasi pelaksana untuk memberikan pelayanan terbaik. Motto yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik. Motto layanan disosialisasikan secara luas kepada pengguna layanan (stakeholders). Maklumat Pelayanan atau janji pelayanan atau dokumen sejenis yang berisi pernyataan kesanggupan untuk memenuhi standar pelayanan.

Sistem dan Prosedur Prosedur tetap (SOP/MP) dan atau standar pelayanan. Sistem pengelolaan berkas/dokumen. Sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik. Sistem/prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan. Sistem pengelolaan mutu pelayanan.

Sistem dan Prosedur Uraian tugas pegawai yang jelas. Persyaratan pelayanan yang disosialisasikan kepada pengguna layanan (stakeholders). Biaya/tarif pelayanan ditetapkan secara resmi, berdasarkan hukum dan disosialisasikan. Standar waktu untuk penyelesaian pelayanan. Keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna layanan (stakeholders).

Sumber Daya Manusia Pedoman internal tentang sikap dan perilaku (etika pegawai). Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan. Kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan. Kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan.

Sumber Daya Manusia Ketrampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan. Kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan ketrampilan /profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna layanan.

Sarana dan Prasarana Sarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal. Sarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: Kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan). Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya).