PENGETAHUAN DASAR KORESPONDENSI BISNIS CHAPTER I PENGETAHUAN DASAR KORESPONDENSI BISNIS

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI DAN SURAT Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari Pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan). Communicator Message Media Communicant Feed back

Komunikasi, ditinjau dari penyampaian dibedakan: Komunikasi lisan Komunikasi tulis MENGAPA KOMUNIKASI ITU PENTING?????? Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Pengertian lebih luas dari surat adalah info- masi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat Komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. B. Fungsi surat Fungsi surat meliputi 8, yaitu: Alat komunikasi tertulis Tanda bukti tertulis

3. Alat bantu pengingat 4. Pedoman untuk bertindak 5. Keterangan keamanan 6. duta/wakil organisasi 7. Dokumentasi historis dari suatu kegiatan 8. Alat ukur(barometer) kegiatan organisasi C. Kriteria surat dan penulis surat yang baik Ciri umum surat yang baik: Menggunakan kertas surat yang tepat Menggunakan bentuk surat yang standar Menggunakan bahasa indonesia yang baku Menggunakan bahasa yang lugas

e. Menggunakan gaya bahasa yang jelas f e. Menggunakan gaya bahasa yang jelas f. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat g. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap h. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat i. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat. D. Persyaratan seorang koresponden, yaitu: Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik Mengetahui permasalahan yang ditulis Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat.

E. Ciri pembeda antara surat dan karangan tertulis lainnya - penggunaan kertas - penggunaan model atau bentuk - penggunaan kode dan notasi - pemakaian bahasa yg khas - pencantuman tanda tangan F. Penggolongan surat 1. Menurut wujudnya Surat bersampul Kartu pos Telegram dan teleks Memo dan nota Surat tanda bukti

2. Menurut pemakaiannya Surat pribadi Surat pemerintah Surat bisnis Surat sosial 3. Menurut banyaknya sasaran yang dituju Surat biasa Surat edaran dan pengumuman 4. Menurut sifatnya Surat konfidensial Surat rahasia

5. Menurut urgensi penyelesaiannya Surat biasa Surat segera/ekspres Surat kilat Korespondensi yaitu kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi

CHAPTER 2 BAHASA SURAT

Kriteria bahasa surat yang baik: Menggunakan bahasa Indonesia yang baku Concise (singkat), clear (jelas), correct and complete Tidak menggunakan singkatan, kecuali lazim digunakan dalam surat menyurat Tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

Contoh Penggunaan Bahasa Baku No. CIRI Contoh Baku Tidak Baku Tidak tercampur bahasa saya, mengapa, gua, kenapa, daerah/asing bandara airport Pemakaian imbuhan secara bekerja, menulis kerja, tulis,baca konsisten dan eksplisit membaca Struktur kalimat sesuai Direktur sedang Direktur ke luar kaidah bertugas ke luar negeri negeri Pola sapaan resmi Bapak,Ibu,Saudara/i Abang, kakak Tuan, Nyonya Tidak terpengaruh bahasa dengan, memberi sama,kasih, pasar tidak mengapa enggak Tidak rancu berkali-kali, berulang kali mengesampingkan mengenyampingkan

Ungkapan yang sering dipergunakan dalam surat: Bersama ini Dengan hormat Hormat kami Hal Lampiran Yang terhormat Untuk perhatian Untuk beliau

BAKU TIDAK BAKU Akta akte Legalisasi legalisir Objek obyek Bertanda tangan bertandatangan Berterima kasih berterimakasih Biaya beaya PT P.T. d.a d/a Ekspor eksport Sistem sistim Fotokopi fotocopy Jadual jadwal

EYD (ejaan yang disempurnakan) Huruf Kapital Huruf pertama nama gelar, nama bangsa, suku bahasa, tahun, tanggal hari, dll Huruf miring Bahasa asing atau daerah Penulisan kata kata dasar, majemuk, ulang, gabungan kata, kata depan dll Penulisan unsur serapan - berasal dari kata asing contoh activity – aktivitas, analysis – analisis, apotheek – apotek, effective - efektif Penggunaan tanda baca

CHAPTER 3 BENTUK-BENTUK SURAT

………………….. 1. BENTUK LURUS PENUH ................. ___________________________________________ Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Alamat tujuan ----------------- Salam Pembuka ---------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------- Salam penutup Nama Jabatan Tembusan: inisial

2. Bentuk lurus …………………………….. ……………………. __________________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan ------------------ Salam pembuka -------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------- Salam penutup Nama Jabatan Tembusan: inisial

3. Bentuk setengah lurus lama …………………… ………………………… _____________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan ---------------- Salam pembuka, ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------- Salam penutup Nama Jabatan Tembusan: inisial

4. Bentuk setengah lurus baru ------------------------------ ------------------------------------ _____________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan -------------------- Salam pembuka, --------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------- Salam penutup Nama Jabatan Tembusan: inisial

5. Bentuk Menggantung ------------------------- -------------------------------- _____________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan ---------------- Salam pembuka, ----------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- Salam penutup Nama Jabatan Tembusan: inisial

6. Bentuk paragraph masuk ---------------------- --------------------------- _____________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan ---------------- Salam pembuka, --------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------- Salam penutup Nama Jabatan Tembusan: inisial

7. Bentuk resmi berparagraph takuk ---------------- --------------------------- _____________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan ------------------- -------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------ Jabatan Nama Nip. /Nik. Tembusan: inisial

8. Bentuk resmi berparagraph lurus ------------------ ---------------------------- _____________________________________________________ Nomor : Tanggal Lampiran: Hal : Alamat tujuan ----------------- ------------------------------------------------------------------ Jabatan Nama Nip. /Nik. Tembusan: inisial

CHAPTER 4 BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat terdiri dari: Kepala surat/Kop surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran Hal Alamat tujuan Salam pembuka Isi surat Salam penutup Identitas pengirim Tembusan Inisial

ISI SURAT Isi surat yang paling ideal terdiri: Alinea pembuka Alinea isi Alinea penutup Ad.1. Alinea pembuka berfungsi sbg pengantar untuk Mengetahui masalah pokok surat. Jika isi surat untuk memberitahukan, menanyakan, meminta, melaporkan, dan menyampaikan sesuatu, maka alinea pembuka dapat dimulai dengan: Kami beritahukan bahwa ……. Dengan ini kami kabarkan bahwa ….. Dengan sangat menyesal kami beri tahukan Pd kesempatan ini kami bermaksud menanyakan

- Dengan ini kami menanyakan……. - Kami mohon bantuan Saudara untuk…. Perkenankanlah kami melaporkan…… Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu.. Sebagai tindak lanjut pertemuan kita…. Sebagai realisasi perundingan kita ….. Bersama ini kami kirimkan daftar…… Apabila menjawab atau membalas surat, maka alinea Awal dapat mempergunakan: Untuk menjawab surat Saudara nomor…. Untuk membalas surat Saudara nomor… Sehubungan surat Saudara nomor… Menunjuk surat anda nomor…. Berkenanan dengan surat Saudara nomor…

- Untuk memenuhi permintaan Saudara melalui surat nomor….. Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian…… Ad.2. Alinea isi/transisi adalah seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan alinea penutup uraian, keterangan atau penjelasan masalah pokok surat Alinea transisi dapat dibangun dengan cara repetisi, dengan bantuan frasa transisi, dengan bantuan partikel, terutama kata sambung. CARA REPETISI Repetisi adalah pengulangan sebagian unsur alinea Sebelumnya untuk memulai alinea baru(alinea isi)

DENGAN BANTUAN FRASA TRANSISI Frasa transisi yang sering dipakai di awal alinea: Oleh sebab itu…. Sehubungan itu…. Sehubungan hal tersebut, …. Akan tetapi…. Walaupun demikian…. Dalam pada itu…. Di samping itu, ….. Selain itu,…. Berkenaan dengan hal tersebut, …. Berkaitan dengan hal di atas,….

DENGAN BANTUAN KATA PENGHUBUNG Kata penghubung seperti meskipun, berhubung, tetapi, namun, sebaliknya, kemudian, selanjutnya, jadi, dapat dipakai untuk memulai alinea transisi asal Disesuaikan fungsinya. 3. Alinea penutup Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian pokok masalah sudah selesai harapan, imbauan, ucapan terima kasih. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih. Atas bantuan dan perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih. Demikian agar Saudara maklum, dan atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

- Harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat ditingkatkan terus. Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami berterima kasih. Kami harap hal ini mengapat perhatian Saudara sepenuhnya, dan tak lupa kami sampaikan terima kasih. Perhatian Saudara terhadap hal ini sangat kami hargai Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.