Pelajaran 5 Menyusun Surat Resmi Erick Pranata Bahasa Indonesia Pelajaran 5 Menyusun Surat Resmi Erick Pranata © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Arti Suatu bentuk media komunikasi yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, informasi, atau tanggapan lainnya, yang ditujukan ke perorangan, perusahaan, atau institusi lainnya, sesuai dengan keinginan penulis surat Bersifat pribadi (confidential) atau umum (public) © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Fungsi Surat sebagai alat komunikasi tertulis Bisa bersifat satu atau dua arah dari pengirim kepada penerima atau sebaliknya Surat sebagai wakil penulis Tidak perlu bertemu langsung dengan calon penerima surat Kelebihan: hemat waktu dan biaya Kelemahan: sering terjadi salah pengertian terhadap isi surat, terutama dalam penggunaan warna, huruf kapital, tanda baca, dan lainnya yang bisa mengundang hal-hal negatif bagi pihak penerima © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Fungsi Surat sebagai bukti tertulis Surat dapat dipakai sebagai bukti yang sah secara hukum untuk berbagai keperluan Contoh: surat kuasa, surat perjanjian, surat pernyataan, dan sebagainya Diabadikan untuk kepentingan di kemudian hari © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Menyusun Surat yang Baik Menetapkan maksud surat Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan Merumuskan pokok pembicaraan satu per satu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Menyusun Surat yang Baik Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Kriteria Bahasa Surat yang Baik Bahasa baku Bahasa jelas atau tidak ambigu Efisien dan efektif Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata yang tepat, optimis, menghindari kata-kata yang mengundang perasaan tidak menyenangkan Memuat paragraf yang baik © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Surat © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Setengah Lurus Surat diketik mulai dari margin kiri yang sama (left alignment) Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak 5 ketukan Paragraf baru dimulai pada margin yang sama di antara paragraf satu dengan paragraf yang lain berjarak 1 spasi © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Setengah Lurus Kop surat Perihal dan nomor surat Tempat, tanggal, dan tahun surat Salam Pembuka Isi surat Inti atau pokok surat Salam penutup Tanda tangan dan nama terang © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Lurus Bentuk dasar mirip dengan bentuk setengah lurus Beda terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri. © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Lurus Kop surat Perihal dan nomor surat Tempat, tanggal, dan tahun surat Salam Pembuka Isi surat Inti atau pokok surat Salam penutup Tanda tangan dan nama terang © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Lekuk dan Gerigi Setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak Tidak umum dipakai © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Bentuk Lekuk dan Gerigi Kop surat Perihal dan nomor surat Tempat, tanggal, dan tahun surat Salam Pembuka Isi surat Inti atau pokok surat Salam penutup Tanda tangan dan nama terang © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Fungsi Bagian Surat © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Kop Surat Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Kop Surat Logo organisasi atau badan usaha atau instansi yang bersangkutan Nama kantor badan, organisasi atau instansi Alamat lengkap Nomor telepon (bila ada) atau faksimili (bila ada) Moto (bila ada) E-mail (bila ada) Macam usaha © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Tanggal Surat Tidak perlu menuliskan kota jika sudah tertulis pada kop surat Contoh : 29 Juni 2001 © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Nomor Surat Sebaiknya menuliskan nomor surat pada surat resmi Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas berfungsi untuk : Memudahkan pengarsipan Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat Memudahkan pencarian surat ketika diperlukan Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Nomor Surat Contoh : 105/IT/X/2011 Tahun 2001 Bulan Oktober Departemen IT Nomor Urut 105 © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Lampiran Menunjukkan adanya lampiran bukti pembayaran surat perjanjian dll. Letaknya di bawah nomor atau kiri bawah. Contoh penulisan: Lampiran: 2 (dua) eksemplar © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Alamat yang Dituju Alamat pada amplop harus sama dengan alamat pada surat (alamat yang dituju) Cara penulisan: Mencantumkan kata: “Bapak, Ibu, Saudara” Gelar, jabatan, pangkat, atau gelar akademis pada penerima surat, di depan nama penerima tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara. © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Alamat yang Dituju Contoh alamat yang ditujukan kepada perorangan : Yth. Sdr. Kusuma Dewi Jl. Mayjend Kusuma No. 100 Surabaya 61234 © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Alamat yang Dituju Contoh alamat yang ditujukan kepada nama jabatan Yth. IT Manager PT Aman Abadi Sejahtera Jl. Kusuma Bangsa No. 1 Malang 34567 © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Alamat yang Dituju Contoh alamat yang ditujukan kepada nama instansi PT Makmur Jaya Abadi Jl. Desa Krikilan Tambak Rejo No. 9 Malang 34567 © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Alamat yang Dituju Contoh penulisan alamat lengkap dengan u.p. Yth. Direksi Bank Commonwealth u.p. Ibu Telma Anastasia, M.M. Manager Keuangan Plaza Surabaya Lt. IV Jl. Jendral Sutoyo No. 101 Surabaya, 63456 © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Perihal Wajib dicantumkan pokok atau inti dari surat Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat Tiga cara penulisan perihal : Sebelum penulisan alamat di dalam surat Setelah penulisan alamat di dalam surat Setelah salam pembuka © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Salam Pembuka Merupakan tanda hormat penulis kepada penerima sebelum memulai pembicaraan di dalam surat. Contoh yang lazim digunakan : Dengan hormat, Bapak ..... yang terhormat, Bisa juga menggunakan adat keagamaan Contoh : Salam damai dalam Tuhan Yesus Kristus, Assamualaikum Wr. Wb. © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Isi Surat Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Isi Surat Alinea pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh: Bersama ini kami memberitahukan... Dengan ini kami memberitahukan... © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Isi Surat Isi utama surat Memuat tujuan dan maksud utama surat itu dibuat Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Menggunakan kaidah bahasa Indonesia yang baku Tidak bertele-tele © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Isi Surat Alinea penutup Merupakan kesimpulan keseluruhan surat Berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat Berisi harapan-harapan kepada penerima surat Contoh: Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Pengesahan Surat Pengesahan surat oleh pihak yang berwenang membubuhkan tandatangan Selalu menyertakan NIP untuk surat resmi atau dinas pemerintah © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Pengesahan Surat Jabatan biasanya diletakkan di bawah nama terang penanggung jawab surat Pencantuman jabatan penanggung jawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut beserta kewenangannya © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Tembusan Tembusan (carbon copy) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Contoh © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Latihan © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

Latihan Buatlah 1 surat yang menyatakan kesediaan saudara untuk mengikuti kepanitiaan Wisuda STTS ke XXXI kepada Bapak Ir. F. X. Ferdinandus, M. T. Buatlah 1 surat resmi kepada Ibu Esther Irawati, S. Kom., M. Kom. yang mengundang para dosen S1 Teknik Informatika STTS untuk mengirimkan paper ke seminar nasional yang saudara adakan © Sekolah Tinggi Teknik Surabaya