Bagaimana Merancang Struktur Organisasi yang Efektif YPP Al Mitra Bulukumba Oleh : Ihsan Naskah

Bila Anda merancang struktur organisasi yang efektif, banyak pertanyaan yang bisa muncul. Apakah organisasi Anda 'gemuk'? Apakah Anda salah menempatkan pekerja di organisasi Anda? Apakah ada kerajaan-kerajaan kecil dalam organisasi Anda? Bagaimana agar ada komunikasi antara departemen yang satu dengan departemen lain? Bagaimana agar struktur yang ada bukan hanya formalitas? Apa akibat dari penempatan-pekerja yang tidak tepat bagi pekerja maupun organisasi? Apa yang menghambat produktifitas pekerja? Bagaimana merangsang pekerja untuk bekerja keras? Bagaimana merangsang pekerja agar lebih produktif? Bagaimana merancang pekerjaan ('job design') lebih ekfektif? Bagaimana agar sasaran organisasi dapat dicapai lewat pembagian tugas yang telah ditentukan? Banyak pertanyaan masih bisa dibuat bila topik pembahasan adalah mengenai struktur (susunan) organisasi.

Pertama, rancanglah struktur organisasi sesuai dengan missi dan visi organisasi Anda. Dengan kata lain, tujuan atau sasaran organisasi harus jelas sebelum Anda membuat struktur yang baku. Kadang ada yang buru-buru membuat struktur tanpa kejelasan tentang apa yang diharapkan dari organisasi. Hindarilah membuat bagan organisasi tanpa tujuan organisasi yang jelas. Kedua, rancanglah susunan organisasi setelah organisasi Anda merumuskan bisnis proses utama untuk mencapai sasaran organisasi. Ini membantu Anda untuk menemukan bisnis proses atau aktifitas apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi Anda. Akan lebih mudah mengembangkan struktur dengan kejelasan aktifitas. Bukan hanya itu saja, dengan adanya bisnis proses, akan jelas juga berapa orang pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut dan kualifikasi apa saja yang dibutuhkan dari pekerja.

Ketiga, susunlah susunan organisasi Anda dengan mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja. Bisa saja organisasi Anda memiliki banyak talenta selama ini, tapi tidak digunakan atau dioptimalkan. Gunakanlah talenta-talenta yang ada dan optimalkanlah bakat dan kemampuan mereka. Hindarilah persepsi-persepsi negatif tentang kinerja pekerja-pekerja di organisasi Anda. Sering orang tidak menunjukkan kinerja bagus karena pekerjaan yang mereka lakukan di luar dari skop talenta dan 'passion' mereka. Keempat, pertimbangkanlah umur pekerja ketika Anda menempatkan pekerja pada jabatan-jabatan yang telah Anda rancang. Ada 7 tahapan karir dalam karir seseorang. Ada masa Trial, Establishment, Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal. Pertimbangkanlah umur pekerja ketika Anda menempatkan mereka pada posisi atau jabatan-jabatan yang sudah dirancang.

Tahap pertama adalah pada umur 15 - 22 tahun. Pada tahap ini, seseorang umumnya memilih jurusan, yang menurutnya baik dan ia suka. Apakah seseorang memilih jurusan tertentu oleh karena masalah imej jurusan tersebut- ini adalah salah satu faktor. Bisa juga ia memilih jurusan tertentu karena rekomendasi orang tua dan sisi ekonomi atau peluang kerja. Beragam alasan orang memilih jurusan tertentu di sekolah atau kampus. Tahap kedua adalah pada umur 22 - 30 tahun. Pada phase ini, orang memilih karir sesuai dengan jurusan yang ia pelajari di kampus. Ia tertarik dengan pekerjaan barunya dan mulai menekuni apa yang ia pilih. Ini biasanya bisa terjadi sampai umur 30 tahun. Ada gairah terhadap pekerjaan apalagi kalau di perusahaan tempat ia bekerja ada suasana kondusif ditambah dengan jenjang karier yang jelas. Tahap ketiga adalah pada umur 30 - 38 tahun. Bila seseorang menekuni pekerjaannya pada phase kedua, kinerjanya akan semakin baik pada phase ini. Kinerjanya umumnya di atas rata-rata. Gairah kerja semakin bertambah. Ia mungkin mencapai posisi manager dalam sebuah perusahaan pada phase ini. Karir semakin mantap dan bisa sampai menduduki posisi Vice President. Ini tergantung berapa bagus kinerjanya dan berapa baik budaya korporasi di perusahaan.

Tahap keempat adalah pada umur 38 - 45 tahun. Inilah tahapan atau phase yang tepat untuk memikirkan ulang pekerjaan yang seharusnya ditekuni. Pada phase ini biasanya orang mulai makin sadar akan pekerjaan yang seharusnya ia tekuni. Ini adalah phase yang kritis karena pada phase ini akan muncul pertanyaan, "Mau ke mana arah atau jalur karir yang akan ditempuh?" Pada phase ini persaingan ke posisi yang lebih tinggi semakin ketat. Peluang untuk naik ke posisi yang banyak membuat kebijakan strategis semakin kecil karena persaingan atau ada orang yang lebih hebat atau lebih cerdas dari Anda untuk menduduki posisi tersebut. Pada saat yang sama, Anda juga ingin merasakan keleluasaan untuk memberikan keputusan. Ada keinginan untuk membuat keputusan-keputusan yang lebih besar bagi perusahaan atau organisasi yang akan menambah kepuasan diri juga; ada self-actualisation- meminjam istilah dari Abraham Maslow.

Tahap kelima adalah pada umur 45 - 55 tahun. Bila seseorang lolos pada phase ke empat, biasanya ia akan semakin mantap pada phase ini, khususnya mereka yang memilih karir atau menemukan pekerjaan yang cocok dengan bakat dan talenta pribadinya. Karirnya akan semakin bersinar. Ada kematangan baik dalam jiwa dan dalam pekerjaan. Ia semakin mengerti tujuan perusahaan. Ia makin mengerti relasi dari organisasi dengan masyarakat luas. Namun, pada phase ini juga orang akan mulai mengalami kebosanan di pekerjaan kalau salah mengambil keputusan pada tahap kelima. Jangankan di phase ini, pada phase keempat pun orang sudah mulai merasakan kebosanan dalam pekerjaan. Gairah kerja hilang karena tidak ada keputusan berarti yang bisa dilakukan bagi perusahaan.

Tahap keenam adalah umur 55 - 62 tahun. Orang-orang yang sukses melewati tahap ke empat dan kelima akan mengalami gairah kerja yang semakin bertambah pada phase ini. Kreatifitas muncul; ide-ide baru utuk memperbaiki organisasi melintas dalam pikiran. Vitalitas orang semakin bertambah dalam pekerjaan pada phase ini. 'Self-actualization' semakin matang dan mulai mempersiapkan diri utuk memasuki phase Tahap ketujuh adalah 62 - 70 tahun. Pada phase ini orang mulai memikirkan bagaimana meneruskan karir yang sudah dibangun atau perusahaan yang sudah dirintis dan berjalan. Ia mulai memikirkan siapa yang akan menggantikannya di kemudian hari. Bila Anda kebetulan pada phase ini, Anda sudah harus memikirkan bagaimana agar apa yang sudah dimulai dan dikerjakan bisa diteruskan dalam track yang benar oleh penerus Anda. Itulah tahap-tahap karir yang mungkin bisa menolong Anda untuk memilih karir dan panggilan hidup Anda. Sekarang Anda sudah tahu pada phase berapa Anda dalam tahapan karir Anda.

Kelima, lakukanlah self-assesment kepada pekerja-pekerja untuk mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan talenta mereka. Hindarilah menempatkan seseorang tanpa mempertimbangkan bakat dan talenta mereka. Tanpa Anda sadari, ini membuat mereka menghasilkan kinerja rendah. Tidak setiap pekerjaan cocok bagi setiap orang. Bahkan orang yang punya kinerja hebat pada pekerjaan tertentu belum tentu memiliki kinerja yang sama pada pekerjaan lain. Pertimbangkanlah prinsip ini bila anda menempatkan seseorang pada jabatan tertentu.

Keenam, berbicaralah dengan pekerja bahwa posisi yang Anda tawarkan pada pekerja bisa tidak sesuai dengan bakat dan talentanya. Tidak selalu ada posisi yang terbaik buat setiap pekerja di organisasi. Kadang talenta dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja atau posisi yang ada tidak selalu sesuai dengan bakat dan talenta pekerja. Komunikasikanlah bahwa posisi yang Anda tawarkan kepada pekerja mungkin tidak akan menghasilkan kinerja baik. Ini akan menolong pekerja apakah ia akan ambil jabatan tersebut atau memilih pindah ke perusahaan lain, yang mungkin baik buat pekerja maupun organisasi Anda sendiri. Itulah poin-poin yang Anda perlu pertimbangkan ketika Anda merancang struktur organisasi yang efektif di organisasi Anda.