Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

Definisi Rapat

Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah.

Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan.

Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Persiapan 2. Menyusun acara 3. Menyusun teks pidato pimpinan 4. Membuat notula rapat 5. Mmbuat laporan hasil rapat.

Persiapan Peyelenggaraan Rapat

1. Membuat surat undangan rapat 1. Membuat surat undangan rapat. Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi : a. Hari, tanggal, dan jam b. Tempat rapat c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat

2. Persiapan ruangan rapat 2. Persiapan ruangan rapat. Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.

3. Alat-alat tulis. Dalam rapat-rapat yang cukup besar perlengkapan alat-alat tulis sangat penting. Alat-alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya: 􀂃 Map beserta isinya (kertas HVS, jadwal rapat, dokumen-dokumen sehubungan dengan masalah-masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapat dll.) 􀂃 Pensil, ballpoint, penghapus dll. 􀂃 Komputer atau laptop.

4. Perlengkapan Rapat. Sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, whiteboard, alat-alat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung.

5. Akomodasi. Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat.

6. Konsumsi (snack). Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta dating akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi peserta rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya : a. Tidak mengganggu jalannya rapat. b. Memperhatikan kebersihan.

7. Kesehatan Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan.

Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai berikut :

Notula Rapat

Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat.

Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain : 1 Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain : 1. mengetahui tema dan tujuan rapat 2. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan 3. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang penting 4. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif

Catatan rapat yang dibuat selama rapat berlangsung segera disusun dengan rapi atau diketik. Segera minta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu notulis menandatangani,segera memperbanyak dan mendistribusikan kepada para peserta rapat.