KEBIJAKAN PENGELOLAAN PROSES ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Oleh: KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN KEMENKES RI Disampaikan pada pertemuan Pelatihan SIMKA dan Pemutakhiran Data Tahun 2012

ISU STRATEGIS Masih dijumpai proses administrasi kepegawaian tidak jelas penyelesaiannya; Informasi tentang permasalahan tidak diketahui; Birokrasi yang panjang; Jadwal yang telah ditetapkan tidak ditaati.

UPAYA YANG TELAH DILAKUKAN Menyempurnakan SPO; Re-Design Web Biro Kepegawaian; Seluruh usul dilakukan secara online; Pengembangan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian (SILK); Optimalisasi Unit Layanan Terpadu (ULT); Sertifikasi ISO 9001: 2011: 5 produk, 2012: + 10 Produk

ARAH KEBIJAKAN Proses administrasi kepegawaian dilakukan berbasis IT; Alur/mekanisme diatur dalam Standar Prosedur Operasional (SPO); Debirokratisasi proses; Tidak ada lagi perpanjangan waktu usul; Papperless secara bertahap; Proses didahului oleh konsinyasi masing-masing Unit Utama; Pemberian honor untuk pengelola IT

SISTEM INFORMASI INFORMASI PERMASALAHAN YANG ADA DI WEBSITE ROPEG DIANGGAP PEMBERITAHUAN RESMI (TIDAK ADA SURAT MENYURAT); AKAN DITUNJUK (SK MENTERI) PENGELOLA SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN; USERNAME DAN PASSWORD HANYA DIBERIKAN 1 BAGI SETIAP SATKER; TANGGUNG JAWAB ATAS UPDATING DAN PERUBAHAN DATA ADA PADA SATKER MASING-MASING; SELURUH INFORMASI TENTANG KEPEGAWAIAN DILINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN AKAN DITAYANGKAN DI WEBSITE BIRO KEPEGAWAIAN.

TUJUAN PROSES ADMINISTRASI BERBASIS IT Menghindari hubungan langsung antara petugas dengan klien (menghindari KKN) Tertib administrasi (tepat jadwal dan aturan yang berlaku) Menghindari kesalahan Transparansi Pegawai menerima hak-haknya tepat waktu Mendukung RB 6

Mekanisme Proses Adm Kepegawaian 1. Usul dilakukan online (data hrs ada dlm SIMKA) 2. Dalam usulan online ada cek list kelengkapan berkas yang dilampirkan 3. Usul online setelah sampai, akan diagendakan di TU (satu pintu; tidak ada lagi berkas diserahkan ke penyelenggara) TU akan mengecek kembali persyaratan dokumen yang dikirim (keberadaan dan kelengkapan)

7. Informasi yang ada di Website tentang proses administrasi kepegawaian dianggap pemberitahuan RESMI (tidak ada surat menyurat) 8. Berkas yang bermasalah (kekurangan dokumen/masalah Aturan) diusulkan untuk dilengkapi. Apabila sejak tayang di website (validasi) dalam waktu 10 hari belum diterima kelengkapan/perbaikan berkas akan dikembalikan

TERIMA KASIH