Pertemuan 11 Materi pembelajaran Penanganan surat masuk
Penanganan surat masuk Penerimaan surat kegiatan yang dilakukan sekretaris yaitu : Mengumpulkan dan menghitung surat masuk Memeriksa kebenaran alamatnya Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai bukti Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapannya Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
Kegiatan penyortiran surat dimaksud untuk : Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk Mengelompokkan/memisahkan surat untuk memudahkan penanganan surat sebagaimana mestinya Mempermudah pengawasan
3. Pencatatan surat Pencatatan surat dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu
4. Pengarahan surat Untuk menjalankan tugas pengarahan surat, seorang sekretaris hendaknya mengetahui seluk-beluk aktivitas kantor dan organisasi kantor serta staf pimpinan
Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan yaitu : Sebagai referensi Memberikan data/informasi kepada pimpinan Memberikan keterangan-keterangan vital
Media pembelajaran Menggunakan contoh-contoh surat masuk bagi sekretaris, seperti penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat, penyimpanan surat