PROJECT SUPPORT SYSTEM

DIDEDIKASIKAN UNTUK PROYEK DENGAN KONDISI PROGRESS <= 20% PROJECT SUPPORT DOCUMENT CONTROL SYSTEM DRAWING NUMBERING SYSTEM DIDEDIKASIKAN UNTUK PROYEK DENGAN KONDISI PROGRESS <= 20%

DRAWING NUMBERING SYSTEM TM.01.08-M-UG-011-005-01 NOMOR PROJECT DAN TAHUN SHEET NUMBER DICIPLINE REVISION NUMBER KKS NUMBERING SYSTEM SEQUENCE NUMBER

NUMBERING CURRENT CONDITION Belum dilaksanakan secara secara seragam. Setiap proyek memiliki numbering system sendiri. Kesulitan mengaplikasi KKS system. Belum tersosialisasinya sistem yang akan dijalankan.

NUMBERING CURRENT CONDITION Sudah ada KKS Tools untuk identifikasi KKS system. Kurangnya personnel untuk aplikasi dan belum familiar. Perlu adanya strategi untuk mempermudah pekerjaan.

STRATEGI Perlu koordinasi dengan kontraktor di level dokumen kontrol (jangan level manager proyek). Memberikan aturan baku kepada kontraktor dengan alasan mempercepat pekerjaan, dan memberikan tools KKS yang sudah ada.

STRATEGI TM.01.08-M-UG-011-005-01 PLN E PORTION KONTRAKTOR PORTION HANYA BISA DILAKSANAKAN JIKA LEVEL PEMBICARAAN ANTAR DOKUMEN CONTROL OFFICER

PES TO DO Meminta pada PTL untuk arrange dokumen control meeting dengan Project administration kontraktor. Menyerahkan tools KKS dan contoh yang ada sebagai Benchmark untuk kontraktor dan mengupayakan penyerahan porsi diatas.

DOCUMENT CONTROL SYSTEM WHY NEED TO BE CONTROL Untuk mendukung proses design review dengan backup data yang tersedia, mudah ditemukan dengan cepat, dan tertata dengan baik.

DOCUMENT CONTROL SYSTEM WHAT NEED TO BE CONTROL PLN Surat keluar Surat masuk Laporan Internal letter CONTRACTOR Surat keluar Surat masuk Drawing MOM MOM keluar MOM masuk

DOCUMENT CONTROL SYSTEM PLN Sistem filing untuk PLN minimal harus ada 4 Odner: Surat keluar Surat masuk Laporan bulanan dan tahunan (jika ada) Internal letter

DOCUMENT CONTROL SYSTEM PLN Setiap item control harus dibuat List of record dan masing-masing disimpan dalam satu odner terpisah. No. urut merupakan nomor internal dan sifatnya berurut. NO SURAT TANGGAL SUBJECT NO URUT

DOCUMENT CONTROL SYSTEM PLN Penomoran surat keluar dengan sistem TM.01.08/39/121/PLN E/X/2010 NOMOR PROJECT DAN TAHUN BULAN NOMOR URUT SURAT PER BULAN TAHUN KODE TLSK UNTUK PLTU

DOCUMENT CONTROL SYSTEM MOM Sistem filing untuk PLN minimal harus ada 2 Odner: MOM keluar MOM masuk

DOCUMENT CONTROL SYSTEM MOM Setiap item control harus dibuat List of record dan masing-masing disimpan dalam satu odner terpisah. No. urut merupakan nomor internal dan sifatnya berurut. NO MOM TANGGAL SUBJECT NO URUT

DOCUMENT CONTROL SYSTEM CONTRACTOR Sistem filing untuk Contractor minimal harus ada 2 Odner: Surat keluar Surat masuk Selain itu juga ada drawing Bank yang terkontrol berurut dengan numbering dan teridentifikasi dalam DDR (ex. Sulut & NTT)

DOCUMENT CONTROL SYSTEM Setiap project memiliki minimal 8 odner untuk control document dan 1 drawing bank. Setiap control memiliki record list. Saat ini sistem masih dalam bentuk Hard live document. Kedepan, sistem akan beralih ke bentuk Soft life document apabila personnel yang ada mencukupi dan infrastrukturnya mendukung. Untuk mendukung persiapannya, list document control harus tersedia untuk siap di hyperlink