SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI KOTA BATAM Created by : UPT Instalasi Farmasi – Kota Batam Tahun 2014

TERWUJUDNYA KOTA BATAM SEBAGAI BANDAR DUNIA VISI KOTA BATAM TERWUJUDNYA KOTA BATAM SEBAGAI BANDAR DUNIA MADANI YANG MODERN DAN MENJADI ANDALAN PUSAT PERTUMBUHAN PEREKONOMIAN NASIONAL

LETAK GEOGRAFIS KOTA BATAM Secara geografis Kota Batam mempunyai posisi yang strategis karena berada pada jalur pelayaran internasional dan hanya berjarak 12,5 mil laut dengan negara Singapura. Hal ini menempatkan Kota Batam sebagai salah satu pintu gerbang di Kawasan Barat Indonesia. Batas Wilayah Kota Batam: Sebelah Utara : Selat Singapura Sebelah Selatan : Kabupaten Lingga Sebelah Barat : Kabupaten Karimun Sebelah Timur : Kabupaten Kepri Kota Batam terdiri dari + 400 buah pulau, 329 pulau diantaranya telah bernama, dimana beberapa diantaranya berbatasan langsung dengan Negara Singapura.

Terdiri dari 12 Kecamatan dan 64 Kelurahan GAMBARAN UMUM KOTA BATAM Jumlah penduduk Kota Batam adalah 1.235.651 Jiwa (per 31 Desember 2013) Terdiri dari 12 Kecamatan dan 64 Kelurahan Dalam hal Pengelolaan Obat, UPT Instalasi Farmasi Kota Batam melayani 17 Puskesmas yang terdiri dari 14 Puskesmas Kecamatan Darat dan 3 Puskesmas Kecamatan Laut dan melayani 5 Rumah Sakit yang telah menandatangani MoU dengan Dinas Kesehatan dalam pelayanan program obat TB sesuai dengan strategi DOTS.

Sarjana Ekonomi : 2 Orang DIII Farmasi : 1 Orang SDM Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pegawai UPT Instalasi Farmasi berjumlah 8 orang dengan rincian : Apoteker : 2 Orang SKM : 1 Orang Sarjana Ekonomi : 2 Orang DIII Farmasi : 1 Orang Asisten Apoteker : 1 Orang SMU : 1 Orang.

STRUKTUR ORGANISASI UPT INSTALASI FARMASI

PERAN UPT INSTALASI FARMASI KOTA BATAM Pengendalian ketersediaan obat ditingkat kabupaten/kota (Controller of drug availability) Pengelolaan obat (perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan serta monitoring & evaluasi) Penyedia informasi Dinamika logistik obat di UPT Instalasi Farmasi

Informasi manajemen logistik obat di UPT Instalasi Farmasi telah menggunakan sistem e-barcode

LATAR BELAKANG / Alasan Pengembangan Program Aplikasi e-Barcode Pengembangan sistem informasi dan jaringan komputerisasi terpadu dilingkungan UPT Instalasi Farmasi untuk menunjang kinerja pemerintahan (Pemko Batam) Sebagai langkah dalam persiapan penerapan sistem komputerisasi yang terintegrasi di lingkungan Pemko Batam dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat Kota Batam Meningkatkan kualitas penyajian informasi pengelolaan obat sesuai dengan tingkat kebutuhan manajemen / pemerintahan Tersedianya jaringan infrastruktur dan perangkat sistem komputerisasi yang memadai di UPT Instalasi Farmasi

RUMUSAN MASALAH Bagaimana meningkatkan tata kelola yang baik (Good Governance) Sistem Informasi Pengelolaan Obat UPT Instalasi Farmasi dalam memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan / Stakeholder (Pemerintah Daerah, DPRD, Auditor, Puskesmas/User dan Masyarakat Kota Batam)

MAKSUD & TUJUAN  Terbentuknya sistem informasi pengelolaan obat yang terintegrasi, cepat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan (accountable)  Tersedianya sarana sistem komputerisasi yang memadai baik Software (Aplikasi UPT Instalasi Farmasi), Hardware (Server, PC, Jaringan LAN / Intranet) maupun Brainware (SDM Terlatih)  Memudahkan pimpinan dan dinas terkait dalam menganalisa tingkat pemakaian dan kebutuhan obat  Meningkatkan tingkat kehandalan sistem komputerisasi baik dari segi pengamanan (security) dan penyelamatan data (back-up & recovery)

Tahapan Dalam Pengembangan Aplikasi : Fase I  Pembangunan aplikasi transaksional pusat (UPT Instalasi Farmasi)  Pembentukan Basis Data (Bank Data)  Instalasi jaringan lokal (LAN) Fase II  Pengembangan aplikasi dengan Barcode System  Pengembangan aplikasi EIS  Pengembangan infrastruktur jaringan intranet dengan dinas terkait Fase III  Pengembangan aplikasi transaksional u/ Puskesmas / user terkait  Pengembangan aplikasi sistem informasi berbasis Web (Web Base)  Penyediaan infrastruktur jaringan komunikasi data yang memadai Sistem Informasi Terpadu Pengelolaan Obat Pemerintah Kota Batam 2010 2003

Implementasi Sistem e-Barcode Instalasi Infrastruktur Jaringan LAN (Local Area Network) Mendukung pengembangan sistem aplikasi terpadu / terintegrasi dilingkungan kantor UPT Instalasi Farmasi Meningkatkan kinerja dan pengawasan (controlling) persediaan & mutasi obat Mempercepat penyajian informasi persediaan dan mutasi obat Pengembangan Insfrastruktur Jaringan Intranet antara UPT Instalasi Farmasi dengan Puskesmas Mendukung rencana penerapan sistem aplikasi terpadu / terintegrasi dengan Puskesmas Meningkatkan kinerja dalam pengawasan persediaan dan mutasi obat di masing-masing Puskesmas Mempercepat penyajian informasi persedian dan mutasi obat di masing- masing Puskesmas Meningkatkan efisiensi waktu, biaya dan tenaga dalam permintaan / pengiriman obat dari / ke Puskesmas dengan UPT Instalasi Farmasi.

Implementasi Sistem e-Barcode (lanjutan) Pembuatan Program Aplikasi Executive Information System (EIS) Menyediakan data dan informasi yang akurat dan up to date tentang persediaan dan mutasi Obat (Laporan Rekapitulasi dan Grafik) Memudahkan pimpinan dan dinas terkait dalam menganalisa tingkat pemakaian dan kebutuhan obat Membantu dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran pengadaan obat Mendukung pimpinan dalam pengambilan keputusan cepat, akurat dan up to date

FLOW SYSTEM ADMINISTRASI OBAT Sumber Dana (APBD I / II) Puskesmas / User Lain Dinas Kesehatan UPT Instalasi Farmasi APBD II, I, Buffer Prog, DAK APBD II, I, Buffer Prog, DAK Monitoring Stock Obat Permintaan Obat Permintaan Obat Proses Permintaan Daftar Stock Obat Pengadaan/ Pengiriman lsg. DatabaseObat Cek Stock Obat ? Proses Pengeluaran No Yes Daftar Stock Obat Database Obat Terupdate Surat Bukti Barang Keluar Copy #2 Surat Bukti Barang Keluar N Daftar Stock Obat Updating Daftar Obat Monitoring & Reporting S. Bukti Barang Keluar Penerimaan Ob Per Periode Pendistribusian Obat Per Periode Key-in DatabaseObat Monitoring Stock Obat Mutasi In/Out Obat Penerimaan Obat Per Alokasi Pendistribusian Obat Per Psk

TOPOLOGI JARINGAN LAN UPT Instalasi Farmasi – Kota Batam Switch/Hub IP: 192.168.1.1 IP: 192.168.1.5 IP: 192.168.1.6 IP: 192.168.1.7 IP: 192.168.1.8 IP: 192.168.1.9

DENAH INSTALASI LAN UPT Instalasi Farmasi – Kota Batam TOILET WASTAFEL RUANG OKT RUANG ARSIF RUANG PENYIMPANAN OBAT RUANG SHALAT RUANG ADMINISTRASI RUANG KEPALA UPT INSTALASI FARMASI FRONT OFFICE PINTU MASUK BARANG PINTU KELUAR BARANG

Hasil dan dampak penerapan sistem e-barcode Aplikasi e-Barcode dalam sistem pengelolaan obat di Pemerintah Kota Batam merupakan upaya untuk mencapai suatu sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance, sehingga jumlah dan nilai obat yang cukup besar menyerap anggaran dapat dimanfaatkan masyarakat secara optimal dan mengeliminir pemusnahan obat akibat kadaluarsa

Mengingat manfaatnya yang cukup besar dalam hal menjaga keamanan, pemerataan dan kecukupan obat bagi masyarakat, kelanjutan dari program ini sangat diperlukan. Untuk itu dibutuhkan Pengalokasian Sumber Daya keuangan dan SDM

LAMPIRAN Contoh format barcode obat yang ada di UPT Inst.Farmasi 2 digit pertama : Sumber Dana 01 = APBD II 02 = APBD I 03 = Buffer stok 04 = Program 05 = DAK 2 digit kedua : Tahun Penerimaan 2 digit ketiga : Bulan Expire 2 digit keempat : Tahun Expire 5 digit kelima : Kode obat Sisa digit : No Batch

Gambar 1: Menu Utama aplikasi

Gambar 2 : Menu Entri Data

Gambar 3 : Menu entri obat masuk

Gambar 4 : Menu entri obat keluar

Gambar 5 : Menu laporan / informasi obat

Gambar 6 : Format laporan rekapitulasi obat per periode

Gambar 7 : Menu cetak kartu stok

Gambar 8 : Format cetak kartu stok

Gambar 9 : Menu daftar expire obat

Obat diatas Rak ( telah di barcode)

Kantor upt instalasi farmasi kota batam

ARMADA DISTRIBUSI OBAT UPT INSTALASI FARMASI

Mendistribusikan obat ke pkm kecamatan laut

Pemko Batam THANK YOU