dr Omo Abdul Madjid SpOG pengalaman RSCM dalam pemenuhan standar akreditasi kars/jci khususnya MFK dr Omo Abdul Madjid SpOG Semiloka Peran Teknik Perumahsakitan Dalam Memenuhi Standar Akreditasi RS di Bidang Manajemen Fasilitas dan Keselamatan Jakarta, 20 Maret 2014

FACILITY PLANNING DESIGN MASTERPLAN VISION 2020 Reorganize bulidings and functional allocation to use land more efficiently Intensify land usage by building vertically & Increase green area Facilitate the development of center of excellence DESIGN Apply “Design for Way finding” approach in reorganizing mobility, flow and connecting path between builidngs. Develop high quality open green area between bulidings Preserve heritage buildings and set them as landmarks Connect primary hospital facilities with open green areas

CONCEPT Zone 1 : Inpatient facilities, public Zone 8 : Specialist Group: Psychiatry, Geriatric, HIV centre Zone 2 : Specialist Group: Pediatric,Woman Centre Zone 3 : Imaging Diagnostics Facilities: Radiology and Radiotherapy. Also hosts the Health Insurance Administration and Internal Medicine Education Zone 9 : Non Medic Facilities, Administration and Guest House Zone Boundary Connecting Plaza Green Area Zone 4 : Outpatient and Emergency Group: Clinic, Emergency, Cardiac Specialists Clinic Zone 5 : Eijkman Building, Non Service Facilities but part of RSCM complex Zone 6: Private Wings Zone 7: Service Supporting Facilities

Pokok Bahasan Pengorganisasian : tim akreditasi, pokja-pokja akreditasi, bimbingan akreditasi Penyusunan dokumen akreditasi Fokus area program MFK : 6 fokus area, pengorganisasian MFK Penyusunan kebijakan dibidang MFK : SK Dirut, SOP, IK Kegiatan pemenuhan standar akreditasi : sosialisasi, pengerahan, self assessment. Pembelajaran

Pengorganisasian Surat Keputusan Direksi No. 1838/TU.K/34/II/2011 Tgl. 10 Februari 2011, Tentang Pembentukan panitia persiapan dan pelaksanaan Areditasi Joint Commision International (JCI) RSUP Nasional dr. Cipto Mangunkusumo Tim Persiapan : 191orang dibagi kedalam14 Pokja sesuai jumlah standar JCI. Tim Mutu : 20 orang , mayoritas berasal dari unit kerja yang sudah tersertifikasi ISO. Tim Penilaian kinerja (ad hoc) : 5 orang , tdd 3 dokter, 1 non dokter , 1 tenaga sekretariat. Wali pokja terdiri dari Para Direktur.

ROADMAP to JCI Acreditation 2012 March January 2011 - Team Formulation - Benchmark - Books February 2011 - Action Plan - Submit Application - Start Documentation phase April 2011 - Documentation Finished May 2011 - Socialization Phase - Baseline Audit from JCI June - November 2011 - Implementation phase November 2011 - FIRST INTERNAL AUDIT Dec 2011 – Feb 2012 - Corrective Action March 2012 - MOCKUP SURVEY from JCI April 2012 -- Corrective Action -- Submit Application Survey May 2012 - Receive & Complete JCI Survey Contract + Travel instruction form September 2012 - JCI team leader determine survey agenda November 2012 - JCI ACCREDITATION SURVEY December 2012 - Receive accreditation decision

2011 January JCI Team Formation Comparison Study to Siloam Hospital (CEO, BOD, JCI Team  50 persons) Meet with Asia Pacific JCI Managing Director: Dr. Paul Chang, in Singapore Completing JCR Books from Singapore February Launching JCI Accreditation Preparation (Awareness)  Every staff member Signed commitment in Unit Banner February-April JCI Awareness Roadshow to RSCM Departement/ Units

JCI Launching Ceremony, attended by General Director of Ministry of Health, Member of Legislative (DPR), Dean of Faculty of Medicine Melbourne University and Governing Body (Dewas)

Angklung Orchestra symbolizes cooperative teamwork

Launching JCI RSCM

Persiapan dan Kegiatan Tim Tim Persiapan Sosialisasi Program JCI Penyusunan Dokumen (Kebijakan, SPO dan IK) Tim Mutu Review Dokumem Sosialisasi Kebijakan, SPO&IK Pengawasan saat Implementasi Tim Manajemen Kinerja Pengumpulan data terkait indikator medik dan KPI Analisis data  Dash Board. 14 pokja sesuai dengan Standart JCI 21 Departemen Medik ( 145 Divisi ) 10 Unit Pelayanan Medik Terpadu 2 Instalasi Medik 15 Bidang / Bagian 12 Unit pelayanan KINERJA UNIT

KEGIATAN TIM Tim Persiapan dan Penyusunan Dokumen : pencanangan program, sosialisasi program dan penyusunan dokumen Tim Mutu : review dokumen, sosialisasi dan implementasi kebijakan, SPO dan IK Tim Ad Hoc persiapan Unit Manajemen Kinerja Tim Ad Hoc persiapan Unit K3RS

Review dan sosialisasi ROAD MAP DALAM TAHUN 2011 Implementasi Kebijakan, SPO dan IK ( Mei dst ) Penyusunan dokumen (Februari – April ) Review dan sosialisasi (Mei ) Nov : Internal Audit

DOCUMENTATION PHASE ACTIVITY Default Activity Key Role Supported by Monitored by Gap Identification Consultant Documentation All Team Standard Establishment Consolidation (Intern) Team Members Coordination Ketua Pokja Related Pokja & Dept. Project Manager Policy Suggestion Team Members & Top Management Infrastructure Review Review & Revise

PENYUSUNAN DOKUMEN 2177 DOKUMEN No Chapter Jml Standard Jml ME Kebijakan SPO IK 1 IPSG 6 24 2 12 11 ACC 23 106 30 99 25 3 PFR 103 18 4 AOP 44 182 5 COP 22 74 115 232 290 ASC 14 51 21 70 15 7 MMU 85 8 45 88 PFE 28 26 13 9 QPS 10 PCI 83 110 64 GLD 27 98 144 FMS 92 117 130 SQE 31 33 MCI 109 87 17 JUMLAH 323 1222 435 978 764

PROGRESS per POKJA POKJA Documents’ Progress IPSG 40% ada, 40% draft, 20% akan dibuat kebijakan PFE 60% ACC 25% QPS 40% PFR ? PCI AOP 50% GLD COP Pain manaj 50% FMS 80% (?) ASC Bedah 50% Anestesi 25% SQE MMU MCI Rekam medik (+) , kebijakan (?) Berdasarkan yang dilaporkan pada meeting tgl. 21 Maret 2011

PELAKSANAAN KEGIATAN (1/3) 1. Kegiatan dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan roadmap yang telah ditetapkan. 2. Pelaksanaan kegiatan dalam bentuk : Rapat Pokja (14pokja) minimal satu kali setiap minggu Rapat Ketua Pokja 1 kali semingu ( senin, dihadiri wali pokja ) Workshop sesuai kebutuhan Pemantauan saat implementasi di lapangan .

PELAKSANAAN KEGIATAN (2/3) 3. Pencatatan dan pelaporan kegiatan Tim Persiapan Akreditasi JCI dilaksanakan oleh Sekretariat JCI RSCM yang bertempat di Unit Pelayanan Jaminan Mutu (UPJM). 4. Hasil pencapaian dan tindak lanjut kegiatan pokok dibahas dalam jajaran Direksi setiap minggu melalui forum Rapat pimpinan dan sebulan sekali dengan Dewan Pengawas.

PELAKSANAAN KEGIATAN (3/3) 5. Komunikasi dengan kantor perwakilan JCI Asia Pasifik : Pertemuan Direksi dengan Kepala Kontor JCI Asia Pasific (Mr. Paul Chang) bulan Januari 2011. JCI Focus Survey ( baseline survey ) : Juli 2011 Mock Survey : maret 2012 Accreditation Suvey : November 2012.

Fokus area program MFK Keselamatan dan keamanan B-3 Manajemen bencana Sistim utilitas Kebakaran Peralatan medik

RED & GREEN NEED ATTENTION NEED IMPROVEMENT NEED ASSURANCE Belum ada kelembagaan dan struktur organisasi Identifikasi Risiko cakupannya seluruh area RSCM, meliputi keselamatan kerja, keamanan dan lingkungan Guru besar, Profesor, Konsulen dan Pusat Rujukan sebagai jaminan Membutuhkan peran IT sebagai backbone dari pendaftaran sampai discharge yang menyangkut bed management, administrasi dan billing Wajib, tidak berorientasi keselamatan pasien tidak dapat terakreditasi JCI Guru besar, Profesor, Konsulen dan Pusat Rujukan sebagai jaminan Hampir semua kebutuhan dokumen sudah dipetakan, namun dalam pelaksanaan akan menghadapi kendala karena kegiatan evaluasi dan training untuk 4000 karyawan NEED ATTENTION NEED IMPROVEMENT NEED ASSURANCE

Penyusunan kebijakan,SOP,IK MFK (1/2) Kelembagaan dan organisasi K3 perlu dibentuk Emergency Management perlu kejelasan garis komando HBL dan Hospital Ethic harus selesai pada akhir Maret’ 11 Perbaikan IT menitikberatkan pada backbone bed management dan billing system Standar format dokumen harus diedarkan pada akhir Maret’ 11 Trial IPSG dan Edukasi pasien harus diprogramkan dalam bulan April’ 11

Penyusunan kebijakan,SOP,IK MFK (2/2) Melakukan pengukuran efektifitas awareness yang sudah digulirkan (titik berat pada peran serta departemen) Mencari referensi atau buku yang bermanfaat untuk meningkatkan Pokja yang mengalami kesulitan pemenuhan hasil Gap Analysis (FMS, Emergency Management, PCI, QPS) Mencari RS pembanding yang memiliki latar belakang situasi yang hampir sama untuk mencari bahan indikator pembanding (QPS) Melakukan karantina untuk pokja yang masih tertinggal dalam pemenuhan dokumentasi

Implementasi kebijakan,SOP,IK MFK Setiap meeting harus memiliki batas waktu, agenda, persiapan yang akan dibicarakan sesuai agenda, tiap orang sudah memiliki tugas dan peran, memiliki data perkembangan berdasarkan ceklis yang telah diberikan. Masive effort untuk SQE harus dibantu dengan sumber daya internal yang ada atau dengan peran pihak luar RSCM Identifikasi Risiko di FMS dibantu oleh peserta didik bidang K3 yang sedang tugas akhir

KEBUTUHAN SARANA FISIK BANGUNAN. Renovasi untuk pemenuhan standar layanan , standar keselamatan dan kebutuhan ruang kerja.

Sarana Fisik Bangunan th 2011 (1/2) Kegiatan Renovasi kamar operasi Inst Bedah Pusat Renovasi Ruang pelatihan diklat Renovasi Skill Lab ex R. Teratai Kelengkapan sistem keamanan Gedung Administrasi Renovasi R.Humas dan Pusat Informasi

Sarana Fisik Bangunan th 2011 (2/2) Kegiatan 7. Renovasi Poliklinik Obsgin 8. Renovasi Gd.Administrasi lt.1 ( Sekr.JCI, Tim Mutu, Tim Pt.Safety, Unit Manajemen Kinerja 9. Pemindahan Bag.Teknik 10. Perbaikan sarana sanitasi bagian utara RSCM 11. Pembangunan koridor penghubung gedung bagian utara RSCM 12. Kelengkapan sistem keamanan Gedung CMU 1 sesuai standar keselamatan

Sarana Non Medik th 2011, 2012 Kegiatan th 2011 Laundry 3,7M Penataan sistem pendokumentasian Kegiatan th 2012 Emergency Power Supply

Pengembangan HIS th 2011, 2012 Kegiatan th 2011 Pusat data elektronik Penataan jaringan dan server Kegiatan th 2012 Pengadaan hardware Sistem aplikasi dan pemeliharaan sistem.

KEBUTUHAN ALAT MEDIK Jenis dan jumlah peralatan kedokteran untuk memenuhi standart layanan RSCM dalam rangka akreditasi JCI.

Kebutuhan alat medik 2012 (1/4) No Departemen/ Instalasi/ UPT Nama Alat 1 Departemen Anestesi Indirect calorimetri   2 Mesin anestesi flow low , 5 unit Instalasi Bedah Pusat Laparoscopy set Monitor non invasif , 10 unit 3 Departemen IKA Blanket roll ( ICU anak ) Transducer USG 4 Departemen Radiologi X - ray multipurpse stationary ceiling tube Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit 5 Departemen Peny. Dalam Bedside monitor , 5 unit Monitor tekanan darah , unit 6 Departemen Patologi Klinik Laminar air flow 1 unit Lab refrigerator 500 L , 6 unit Lemari Penyimpanan Reagen zat asam , 1 unit Lemari Penyimpanan Reagen zat yang mudah meledak . 1 unit 7 Departemen Patologi Anatomik Hot plate , 2 Flotation bath , 2 Embending center , 1 Cold plate , 2 8 Instalasi Farmasi LAF cytotoxic cabinet , 1 LAF horizontal cabinet , 1 9 RSCM Kencana Dental rontgen , 1 Fixation set Bronchoscopy

Kebutuhan alat medik 2012 (2/4) No Departemen/ Instalasi/ UPT Nama Alat 10 Instalasi Gawat Darurat 1 Stretcher , 18 bh   2 Trolley Emergency, 8 Unit (Lantai I) 3 Defibrilator Unit + Pulse Oxymetry, 4 Unit (Lantai I) 4 Trolley Emergency, 6 Unit (Lantai II) 5 Defibrilator Unit + Pulse Oxymetry, 2 Unit (Lantai II) 6 Trolley Emergency, 2 Unit (Lantai III) 7 Defibrilator Unit + Pulse Oxymetry, 1 Unit (Lantai III) 8 Trolley Emergency, 6 Unit (Lantai IV) 9 Defibrilator Unit + Pulse Oxymetry, 2 Unit (Lantai IV) Ventilator mobile dewasa, 1 unit 11 Suction mobile , 3 unit 12 Resusitasi kit dws , 10 13 Resusitasi kit anak , 6 14 Resusitasi kit neonatus , 2 15 Monitor invasive , 2 unit 16 Laryngeal mask airway, 2 17 Blanket warmer , 1 18 Pulse oxy anak , 4 19 Nebulizer , 7 20 Jackson rees, 3 21 Lampu op mob , 1 22 Instrumen Bedah, 1 paket

Kebutuhan alat medik 2012 (3/4) No Departemen/ Instalasi/ UPT Nama Alat 11 Bedah Rawat Jalan Sehari 1 Tissue Welding Technology Station , 1 set   2 Instrument Tonsilektomi 3 Instrument appendektomi 4 Pulse oksimetri 5 Suction pump 6 Stretcher 12 Instalasi Transfusi Darah Cool box , 25 Plasmat thawer , 2 Sarana & prasarana pembuatan WE , 1 Donor chair, 1 13 Departemen Gigi dan Mulut Alat rontgen panoramic / Chepalometric digital.1 Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit (PKG) 14 Gedung A Trolley Emergency + Emergency Kit, 8 Unit Ventilator transport, 1 Monitor transport, 1 15 Departemen Bedah Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit (Luka Bakar) Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit (Bedah Anak) 16 Departemen Kebidanan Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit (Raden Saleh) 17 Departemen Psikiatri Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit

Kebutuhan alat medik 2012 (4/4) No Departemen/ Instalasi/ UPT Nama Alat 18 Unit Rawat Jalan Terpadu   Poli kebidanan 1 USG 4 D , 1 unit Poli THT ( alat dasar ) Divisi otologi Suction 2 Pincet bayonet mikro 3 Alat Miringotomi 4 Circle knife 5 Pneumo otoskop 6 Speculum telinga 7 Treatment unit 8 Forceps aligator 9 Forceps cup biopsi 10 Micro scissor 11 Serumen hook 12 Needle pick 13 Aplikator kapas 14 Penala 15 endoskopi Divisi onkologi (alat dasar) Monitor Kursi periksa Tang biopsi Head lamp Lampu tindakan Trolley Emergency + Emergency Kit, 8 Unit (Poli IRJ) Trolley Emergency + Emergency Kit, 1 Unit (Poli Geriatri)

KEBUTUHAN PELATIHAN Jenis dan jumlah pelatihan yang harus dilaksanakan berdasarkan Standar dan Elemen Pengukuran

Jenis Pelatihan Patient Safety untuk tenaga medis, staf pengajar, peserta didik, perawat, analis ( 5074 orang) Basic Life Support untuk seluruh karyawan dan peserta didik (5071 orang) Workshop Budaya Menolong dan Berkinerja untuk seluruh karyawan secara berjenjang. (4500 orang) Pelatihan penanggulangan gempa dan kebakaran untuk seluruh karyawan.

Kebutuhan Workshop Quality & Safety Sasaran Workshop ∑ (Orang) ∑ Termin Durasi/ WS Total waktu (Termin x Durasi) ∑ Minggu Kegiatan * PJ Pt Safety 100 2 X 50 org 2 hr 4 hr 1 minggu KPS & SPS 110 2 x 55 org Staf Pengajar 500 10 x 50 org 20 hr 5 minggu PPDS 1700 34 x 50 org 68 hr 17 minggu Mahasiswa 5 x 100 org 10 hr 3 minggu Perawat 1650 33 x 50 org 66 hr Nakes lain 514 10 x 52 org Total 5074 96 146 hr 86 minggu Asumsi, dalam 1 minggu hari kerja, workshop dilakukan 4 hari berturut-turut.

Jadwal Workshop Quality & Safety Sasaran Bulan 2011 2012 5 6 7 8 9 10 11 12 01 TOT 8-9 25-26 KPS & SPS /// Pengajar PPDS / Mhs // Perawat Farmasis Nakes Biaya RSCM, tempat oleh FKUI Biaya & tempat oleh FKUI Biaya & tempat oleh RSCM

Fire Safety Workshop For Residence

Roadmap Program Revitalisasi Budaya RSCM Develop to Change Attitude – Hearts & Minds Inspire to Affect Behavior 2013 - 2014 Implement New Culture & Continuous Enhancement 2011 – 2012 Create Awareness & Internalise Corporate Values & Behaviours April 2011 Role modelling Menyelaraskan dan menerapkan mekanisme reinforcement perilaku-perilaku utama RSCM : tindakan simbolis manajemen, sistem & program-program SDM, program-program budaya Implementasi kegiatan-kegiatan monitoring, evaluasi dan pembekalan jajaran pimpinan / Change Agent secara berkesinambungan Define Target Culture & Build Commitment Membangun awareness dan pemahaman mengenai landasan ideologi, nilai-nilai budaya dan perilaku utama RSCM melalui berbagai media komunikasi, workshop / forum-forum sharing Membangun guiding team yang solid – Change Agents & TIB Implementasi program-program budaya dan inisiatif-inisiatif organisasi lainnya untuk mensosialisasikan, menginternalisasikan, mengimplementasikan nilai-nilai budaya diseluruh jajaran organisasi Menyepakati landasan ideologi, nilai-nilai budaya & Perilaku Utama Menggalang komitmen Direksi dan seluruh jajaran pimpinan untuk mendukung keberhasilan transformasi / revitalisasi budaya RSCM 40

Ringkasan Untuk chapter FMS, PCI dan ASC direktur umum ditetapkan sebagai walinya,. Sesungguhnya chapter-chapter tersebut memang terkait secara langsung dengan tupoksi direktur umum sehingga strategi dan manajemen waktu dalam pemenuhan standar JCI sekaligus menjadikan pencapaian tupoksi direktur umum lebih terarah dan akurat. Sinergi antara direksi dan jajaran manajemen yang terkait dapat berjalan karena komitmen terhadap peningkatan mutu dan keselamatan sudah terbangun dengan adanya program transformasi budaya yang sudah diterapkan sebelumnya. Kesulitan , hambatan dan tantangan dapat diatasi karena adanya kerjasama yang baik .

Langkah strategi yang dimulai dengan membuat sistem/kebijakan, SOP dan instruksi kerja yang dibuat sendiri oleh unit-unit yang terkait , yang selanjutnya di implementasikan dengan tindakan perbaikan sarana prasarana, tatakerja termasuk pemeliharaan dan pemeriksaan secara berkala dapat lebih mudah dilaksanakan. Dalam melaksanakan tindak lanjut temuan pada saat initial assessment, mock survey serta final survey, khususnya untuk chapter FMS dan PCI yang banyak memerlukan perbaikan sarana prasarana dengan waktu yang cukup ketat menuntut kerja keras dan kerjasama yang baik.

TERIMA KASIH.