16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi1 Pelatihan PHK 2008

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi2 Bagaimana dan Untuk Apa MANAJEMEN PT 1.DAYA SAING BANGSA 2.KESEHATAN ORGANISASI  Keduanya adalah isu sentral HELTS (isu ke 1&3)  Terpusat pada:  MUTU (Kualitas)  Manajemen PT Harus menghasilkan: keefektifan “siklus mutu secara utuh” untuk mencapai sasaran mutu manajemen Target mutu jelas & memungkinkan seluruh stakeholders berkontribusi secara “maksimal” untuk mencapai tujuan PT.

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi3 Kinerja Manajemen RECOGNITION e.g., Quality Award, Accreditation, Institutional Awards, RECOGNITION e.g., Quality Award, Accreditation, Institutional Awards, Reputasi dlm kualitas INSTITUTIONAL SELF PERCEPTION INSTITUTIONAL SELF PERCEPTION Moral, norma Budaya dan kualitas INSTITUSI Persepsi atas kinerja Kinerja institusi V V V V V V V V V V V V INTERNAL EKSTERNAL

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi4 PRINSIP  Tidak ada model tunggal yg cocok untuk semua perguruan tinggi  Kombinasi model manajemen (unik, no one fits-for-all model)  Pemilihan model manajemen memudahkan stakeholders berpartisipasi dan berkontribusi kepada pencapaian tujuan

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi5 Organization style (1)  Birokratik Prosedural Kekuasaan tersentralisasi Efisiensi rendah Mudah dimobilisasi Contoh: Jawatan pemerintah  Autokratik Misi spesifik, fokus Disiplin tinggi, kompak, efisiensi tinggi Ketergantungan pd pimpinan tinggi Inovasi dan kreatifitas tdk mudah Contoh: Politeknik

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi6 Organization style (2)  Collegial Participatory, decision by committee Inovatif dan kreatif Lamban, konservatif Contoh: Universitas  Corporate Efisien, responsif, dinamis Ketergantungan pd pimpinan tinggi Inovasi dan kreatifitas di tingkat bawah tidak mudah Profit motif Contoh: industri  Entrepreneurial

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi7 Otonomi perguruan tinggi (1)  Pada abad XI universitas didirikan oleh raja atau gereja  Dukungan dana cukup  Otonomi keilmuan disinterestedness  Isolasi dari kepentingan non akademik: disinterestedness  Kontrak sosial antara universitas dgn gereja / raja Illuminati  Konflik antara raja/gereja dgn pengembangan ilmu pengetahuan: Illuminati  Sekularisme di perguruan tinggi

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi8 Otonomi perguruan tinggi (2)  ISU STRATEGIS HELTS Otonomi : Pergeseran paradigma Dikti dari pengendalian menuju ke fasilitasi, pemberdayaan, peningkatan kemampuan (FEE)  Otonomi diberikan kpd PT, bukan unit dibawahnya  Penerapannya pd setiap PT dapat berbeda: sentralisasi vs desentralisasi  Akuntabilitas kepada “stakeholders”: pemerintah, mahasiswa, employers, yayasan (PTS)

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi9 Kebijakan dasar HELTS OTONOMI dan DESENTRALISASI : n Kebijakan yang kontekstual bagi setiap institusi PT n Pergeseran dan pengalihan peran DJPT : n Dikti: dari regulator  fasilitator, mendorong pemberdayaan (Facilitating, Empowering & Enabling melalui hibah kompetisi) n PT: tanggung jawab dan akuntabiltas penyelenggaraan pendidikan n Pergeseran peran DJPT membutuhkan penyesuaian kebijakan pendanaan, personil, tata-pamong dan sistem penjaminan kualitas n Pembentukan jaringan kerjasama antar institusi menjadi penting dan harus digunakan sebaik-baiknya untuk memperbaiki daya saing

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi10 Karakteristik Model Organisasi PT Entreperneurial  Hybrid University?

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi11 Budaya akademik vs budaya korporasi  Corporate: Profit sbg motif utama  Academic: Excellence sbg motif utama Umumnya pd sektor sosial lain (kesehatan, dsb)  Perguruan tinggi: dikelola dgn semangat korporat  Lampu kuning: Over commercialism  Lampu kuning: irrelevant

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi12 Good University Governance (GUG)  Universitas unik, tdk semua pendekatan TQM (industri) dan Good Corporate Governance (GCG) dg mudah diterapkan  Governance Universitas yg Baik (GUG) harus mampu menumbuhkembangkan kreatifitas dan inovasi  Mutu produk (Sarjana, riset, program layanan masy) menjadi ruh utama.  Decisiveness: Masa depan  Viability: perkembangan ilmu pengetahuan& teknologi, kepeloporan, keteladanan, keakuratan, kecermatan, liabilitas  harus dipacu secara proporsional sesuai budaya lokal.

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi13 Good University Governance  Universitas harus memaksimalkan manfaat otonomi institusi & “academic freedom”  Universitas tdk akan mampu mencapai tujuan menjadi Unggulan pada seluruh misinya tanpa menerapkan prinsip dasar CUG.  GUG harus didasarkan pd pilar manajemen universitas: Academic freedon & autonomy  Basisnya? Mekanisme “governing”: C-TARF dg melibatkan partisipasi stakeholders, Equity & Accessibility, predictabilitas, pro-actabilitas, keefektifan dan efisiensi  harus dirajut baik2

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi14 Prinsip dasar GUG (1)  Credible (Kualitas pejabat) Fakta : Top leader hrs dosen--, integritas, kepemimpinan dan kapasitas manajerial  Kebenaran & Obyektifitas (Transparansi) Tell the truth: Tansparency and Disclosure  Menepati Janji (Akuntabilitas & Tanggung jawab) Keep your promise: Accountability & Responsibility  Adil Be fair

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi15 Prinsip dasar GUG (2) Fairness Transparency AccountabilityResponsibility GUG

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi16 Keadilan Bagi stakeholders minoritas (gender, ekonomi, geogr. dll), terlindungi dari kecurangan 2 (fraud), “self- dealing”, atau “other insider wrong doing” Responsibilitas Universitas sbg anggota Masy utk patuh kepd tata hukum & per- undang 2 an dg memperhatikan kebutuhan masyarakat. Prinsip dasar GUG (3) Akuntabilitas Manajemen melalui oversight yg efektif berdsrkan “power/ otoritas/diskresi” yg “balance” antara manajer tkt bwh, tengah, stakeholders, top manajemen & auditors Kredibilitas: Pamong harus memiliki kompetensi akademik, integritas (jujur, amanah, dll), cerdas, ketrampilan leadership & manajerial yg baik Transparansi perbaikan kinerja dan keterbukaan semua informasi yg akurat & sec. tepat waktu & “timely” diumumkan

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi17 The Core Principles of GUG – What should it be ? Fairness  aturan dan peraturan yg melindungi minat minoritas secara adil & proporsional  Membangun “corporate conduct” / kebijakan kepatuhan thd pencegahan korupsi, “insiders’ wrong doing, self-dealing & pertentangan kepentingan (conflict of interest)  sistem peran, wewenang&Tg-jwb “Board, Management & Committees”, & remunerasi-nya yg adil (performance based)  Fairly present any material information/full disclosure  Introduce Equal Job Opportunity

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi18 The Core Principles of GCG – What should it be ? (Cont.) Transparency  Develop Accounting System based on Accounting Standard & Best Practices to ensure quality of Financial Report and disclosure  Develop IT & MIS to ensure proper performance measurement and effective decision making process by the Board and Management  Develop University-Wide Risk Management to ensure that all significant risk are identified, measured and could be managed at a defined tolerance level  Publicly announced vacant position

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi19 The Core Principles of GCG – What should it be ? (Cont.) Accountability  Preparation of Financial Statement on timely and correct manner  Develop Audit and Risk Committee to enhance oversight function by the Board  Develop and redefine Internal Audit role and function as a strategic business partner based on best practices (not just compliance audit). Transform into “Risk based” Audit  Maintain accountable contract management and dispute handling  Law enforcement (reward and punishment system)  Use “qualified External Auditor” + audit akademik (professionalism based)

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi20 The Core Principles of GCG – What should it be ? (Cont.) Responsibility  As consequence of authority  Awareness of social responsibility  Avoid abuse of power  Be professional and ethical  Menjamin Sound University atmosphere & environment

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi21 Road to build Good Governance Univ. Vision & Mission Current SituationObjective Gap Analysis Strategy definition Action Plans Indicator Timing Monitoring System On Track ? Yes No To be excellent in academic, moral force, agent of change for the prosperity of the society & the people. Where we are now ? Where we want to be? A good governance : Transparency Accountability Responsibility Fairness Situation Analysis ExternalInternal Opportunities Threats Strengths W eaknesses Gap Analysis Strategy Formulation Action Plans; Indicator; Timing No Yes Are we on the right track?

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi22 Kepemimpinan: academic leader atau manajer?  Academic leader dipilih di antara akademisi berdasarkan kapasitas akademiknya  Manajer ditunjuk berdasarkan kapasitas manajerial  Tidak semua academic leader memiliki kapasitas manajerial yg dibutuhkan  Manajer kampus juga membutuhkan reputasi akademik yg cukup untuk dapat diterima dan dihormati  Authoritarian manager kurang cocok, collegiality amat penting dlm perguruan tinggi  A leader should be respected, not feared  Entrepreneurial leader Mencari dan memanfaatkan peluang Keberanian mengambil risiko atas calculated risks Inovatif dan kreatif

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi23 MANAGERS VS. LEADERS  MANAGERS  Administrator  Eyes the bottom line  Imitates  Does things right  Efficient  LEADERS  Innovates  Eyes the horizon  Originates  Does the right thing  Effective

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi24 Boss vs Leader BOSS Demands respect LEADER Drives his manInspires them Depends on authorityDepends on good will Evokes fearRadiates love Says ISays we Shows who is wrongShows what is wrong Commands respect Knows how it is doneKnows how to do it

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi25 Memilih fokus dan “niche”  Sumberdaya yg tersedia terbatas  Kapasitas internal terbatas  Tidak ada jalan pintas: membutuhkan sumberdaya yg besar dan waktu yg lama  “Moving target”: yg ditiru juga tdk statis  “Menjadi” Harvard, ITB, Oxford, UI, IPB, atau UGM bukan sasaran yg realistis  Harus memilih fokus  Fokus ≠ academic discipline  Dunia nyata tidak mengenal academic discipline  Hampir semua masalah di dunia nyata bersifat multi disiplin dan lintas disiplin

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi26 Eksternal  Surveilance: Pengamatan terhadap lingkungan ekonomi, politik, budaya, dan sosial  semakin kuantitatif, makin tajam, makin mudah membuat outlook scenarionya  Memahami peluang Memilih peran spesifik Tidak sekedar mengikuti jejak yg sudah sukses Memilih fokus dan program unggulan  Memahami ancaman Perspektif ekonomi: saingan: Lokal, regional, dan internasional, waspadai/cermati: GATS Perubahan lingkungan fisik: alam dan sosial

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi27 TUJUAN ENVIRONMENTAL SCANNING  Identifikasi pengaruh, kendala, dan ancaman pesaing  Konfirmasi “strategic options”  Perangkat manajemen PT memahami “strategic visions”  Komitmen para kolaborator, mitra kerja / bisnis, donor untuk berpartisipasi  Susun “outlook scenario” yg baik.

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi28 Internal  Memahami kekuatan  Memahami kelemahan  Memilih program unggulan Akan mudah jika evaluasi diri mendalam Kuantifikasi SWOT: mudah diprediksi, strategi yg disarankan Pioritas strategi jelas dan dapat dijadwalkan Gunakan prinsip fast  faster; sebab peluang jarang kembali lagi, cepat hilang bersama moment & ketatnya persaingan..

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi29 TUJUAN ANALISA INTERNAL  Menghasilkan strategic Visions dari para visionary leaders menjadi “strategic options” yg akurat.  Menghasilkan “competitive strategic positions”  Identifikasi secara akurat: Budaya: tata nilai, norma & artifak Kekuatan unik yg dpt dimanfaatkan untuk efektifitas strategi Kelemahan: agar mampu mengatasinya Kinerja dan daya dukung sumberdaya kapasitas manajemen yg ada.

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi30 Sistem informasi Infrastruktur, asset Sumberdaya manusia Akademik Fungsi manajemen dan struktur organisasi Keuangan Pembantu Rektor IPembantu Rektor IIPembantu Rektor IVPembantu Rektor III

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi31 Kesimpulan evaluasi diri  Membimbing pemilihan “niche” tanpa kerancuan dan keraguan  Digunakan sebagai prediksi masa depan secara “relatif akurat”.  Menghasilkan pilihan strategi yg “jitu” (“memadai”: sesuai konteks, asumsi yg digunakan dan boundary sistem yg dibuat)  bukan hanya daftar elemen S, W, O, T tapi merupakan hasil analisa matrix yg holistik, dipadukan dg isu strategis, berbagai tehnik penyusunan prioritas, jaminan sinergi / koherensi / alignment / hitungan multiplier effects, dll)

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi32 Laporan evaluasi diri Pada saat analisa harus obyektif, Pemilihan strategi Disajikan bias berdasarkan pilihan strategi LAPORAN EVALUASI DIRI

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi33 Thematic program selection  Eksternal: relevan dgn kebutuhan masyarakat  Internal: sesuai dgn tingkat kapasitas internal yg dimiliki

16-17 Februari 2007Manajemen perguruan tinggi34