MICROSOFT EXCEL PROGRAM KEAHLIAN TEKNOLOGI INFORMASI OVY ROCHMAWANTI, S.Kom. MICROSOFT EXCEL PROGRAM KEAHLIAN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2010

Apa Tujuan Perkuliahan ini ? Mahasiswa memahami teori dan mampu mengaplikasikan secara langsung penggunaan Microsot Excel 2

SOFTWARE Microsoft Excel 2007 3

MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS 4

MICROSOFT EXCEL Program aplikasi Microsoft Excel 2007 adalah program aplikasi yang dipergunakan untuk mengolah angka. Pengolahan angka yang dimaksud seperti mengolah tabel, pembuatan bagan, atau perhitungan matematika lainnya. 5

MICROSOFT EXCEL Operator yang sering digunakan di Microsoft Excel : + (tambah), - (kurang), *(kali), /(bagi), ^ (pangkat) Fungsi tombol keryboard dalam memindahkan posisi cell pointer 6

RANGE Range adalah sekumpulan sel yang bersebelahan. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Misalnya sekumpulan sel yang tergabung dari A1 sampai C10 , dinyatakan dengan ( A1:C10) Range 7

FUNGSI TEKS Fungsi ini dikhususkan untuk memanipulasi jenis data string. Ada beberapa model dari jenis fungsi teks ini, antara lain: - left - right - mid 8

LEFT Fungsi ini digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri. Adapun cara penulisan fungsi ini adalah: N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks dari sebelah kiri. Contoh : = LEFT (“Yogyakarta”; 5)  Yogya = LEFT (“Aisyah”; 3) Ais =LEFT(Teks,n) 9

RIGHT fungsi right digunakan untuk memanipulasi teks, yaitu mengambil sejumlah karakter tertentu dari sebelah kanan. Adapun cara penulisan fungsi ini adalah: N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks dari sebelah kanan. Contoh : = RIGHT (“Yogyakarta”; 5)  Karta = RIGHT(“Aisyah”; 3)  Yah =RIGHT(Teks,n) 10

MID fungsi mid ini berfungsi untuk mengambil karakater berdasarkan ketentuan yang ditentukan sendiri. Adapun cara penulisan fungsi ini adalah: m : urutan awal pengambilan karakter. n : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari teks di mulai karakter ke-m. Contoh : = MID (“Yogyakarta”; 5; 4)  akar = MID (“Aisyah”; 2; 4)  isya isya =MID(Teks,m,n) 11

AUTOFILL Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini : Pilih sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin dibuat. Misalnya pilih sel A2. Ketik data awal yang diinginkan. Misalnya teks “Jan” (January) Pada sel berikutnya (sel dibawah/A3) ketik data berikutnya yang di inginkan. Misalnya di A3 ketik “Feb” (February) Sorot/bloklah A2:A3. 12

AUTOFILL Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel A3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya A13. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. 13

AUTOFILL Apabila ingin menambahkan daftar seri autofill yang baru maka yang harus dilakukan : Tekan tombol kemudian pilih Power Point Optiont Klik pada tab Popular lalu klik tombol Edit Custom List Isi list yang baru, Misalkan Senin, Selasa, Rabu dll Kemudian Klik tombol Add dan jika sudah selesai klik tombol OK 14

AUTOSUM Fasilitas AutoSum (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Caranya dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ). 15

FUNGSI-FUNGSI DASAR 16 Fungsi Contoh Keterangan SUM =SUM(A1:10) Menjumlahkan isi sel A1 hingga A10 AVERAGE =AVERAGE(B1:B10) Menghitung rata-rata sel B1 hingga B10 MAX =MAX(C1:C100) Mendapatkan nilai terbesar dari sel C1 hingga sel C100 MIN =MIN(D1:D100) Mendapatkan nilai terkecil dari sel D1 hingga D100 SQRT =SQRT(D10) Menghitung akar dari sel D10 TODAY =TODAY() Mendapatkan tanggal sekarang 16

LATIHAN SOAL 17

FUNGSI IF Fungsi Kegunaan Penulisan 18 IF (satu logika) Untuk menghasilkan nilai dari satu logika yang diuji kebenaranya. =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) IF (lebih dari satu logika) Untuk menghasilkan nilai dari lebih dari satu logika yang diuji kebenaranya =IF(logical_test1,value_if_true,IF(logical_test1,value_if_truevalue_if_false)) IF OR Fungsi ini menghasilkan nilai benar, bila berargumen benar. Hasil dari fungsi ini juga dapat menghasilkan nilai salah, jika seluruh argumen salah. =IF(OR(logical_test1,logical_test2,value_if_true,value_if_false) IF AND Fungsi ini menghasilkan nilai benar, bila berargumen benar. Hasil dari fungsi ini juga dapat menghasilkan nilai salah, jika salah satu argumen salah. =IF(AND(logical_test1,logical_test2,value_if_true,value_if_false) 18

FUNGSI IF Fungsi IF dapat digunakan sebagai formula logika untuk menghitung atau menentukan nilai sebuah pernyataan dimana fungsi IF akan memberikan nilai tertentu jika logika benar atau salah. Rumus if satu logiika : Contoh penggunaan : Diketahui tabel dengan tiga kolom yaitu nama, nilai dan kelulusan. Kolom kelulusan disi kata “tidak lulus” apabila nilai < 65 selain itu diisi kata “lulus”: =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) =IF(B2<65;"TIDAK LULUS";"LULUS") 19

FUNGSI IF Pada cell C2 : Dari menu pilih Formulas lalu klik insert function hingga muncul kotak dialog Insert Function Pilih fungsi IF lalu klik OK Isilah Windows Fungsi IF sesuai dengan gambar di bawah ini lalu klik OK 20

FUNGSI IF 21 Setelah itu copy formula ke sel-sel yang ada di bawahnya Rumus if apabila logikanya lebih dari satu : Rumus if OR Rumus if AND =IF(logical_test1,value_if_true,IF(logical_test1,value_if_truevalue_if_false)) =IF(OR(logical_test1,logical_test2,value_if_true,value_if_false) =IF(AND(logical_test1,logical_test2,value_if_true,value_if_false) 21

Studi Kasus 1 Sebuah perusahaan akan merekrut honorer dengan ketentuan memiliki pengalaman kerja minimal dua tahun dan usia maksimal 25 tahun. Perusahaan melakukan seleksi administrasi dengan kriteria tersebut, pelamar yang memenuhi syarat akan mengikuti tes wawancara, sedangkan yang tidak memenuhi syarat akan dinyatakan gugur. 22

Studi Kasus 2 Terdapat nilai angka dari mahasiswa yang perlu diubah ke nilai huruf. Dimana diketahui nilai konversinya : Hasilnya : 23

COUNTIF Fungsi countif digunakan untuk menghitung atau mencacah sebuah sel/range berdasarkan kiteria tertentu Contoh cara penggunaan : Hitung berapa mahasiswa yang mendapat nilai B berdasarkan tabel di bawah ini : =Countif(range,criteria) 24

COUNTIF Langkah-langkahnya adalah di sel D9 tuliskan : Atau apabila ingin menghitung jumlah mahasiswa yang mendapat nilai C dapat menuliskan : =COUNTIF(D2:D7;"B") =COUNTIF(D2:D7;"C") 25

SUMIF Menjumlahkan data yang bersifat numerik dalam suatu range data dengan kriteria tertentu. Rumus sumif Contoh penggunaan SUMIF : Hitung jumlah laba penjualan yang berasal dari kantor cabang madiun. =SUMIF(range,criteria,sum_range) =SUMIF(C2:C6;"Madiun";D2:D6) 26

COUNTA Menghitung jumlah cell yang tidak kosong dari suatu range Rumus COUNTA Contoh penggunaan COUNTA : Hitung jumlah cell yang tidak kosong pada kolom A (Cell A2 sampai A6) =COUNTA(angka 1, angka 2,...) =COUNTA(alamat range) =COUNTA(A2:A6) 27

Fungsi Lookup dan Referensi Kegunaan INDEX Menampilkan data (isi dari suatu set)pada tabel array berdasarkan nomor baris dan nomor kolom VLOOKUP Menampilkan data berdasarkan tabel referensi dalam format vertikal.Syarat penyusunan tabel referensi harus urut. HLOOKUP Menampilkan data berdasarkan tabel referensi dalam format horisontal.Syarat penyusunan tabel referensi harus urut. 28

Index Menampilkan data (isi dari suatu set) pada tabel array berdasarkan nomor baris dan nomor kolom Rumus : =INDEX(array,row_num,column_num) 29

Index Contoh penggunaan Index : =INDEX(A2:B4;3;2) 30

VLOOKUP Berfungsi untuk mencari nilai dalam suatu kolom tabel atau untuk membaca tabel secara vertikal dengan menggunakan nilai kunci pembanding serta offset kolom yang akan dibaca. Rumus : =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index,num) =VLOOKUP(nilai kunci;tabel pembacaan;nomor indeks baris) 31

VLOOKUP Contoh penggunaan VLOOKUP =VLOOKUP(C10;A3:B7;2) 32

HLOOKUP Berfungsi untuk mencari nilai dalam tabel atau digunakan untuk membaca tabel secara horisontal dengan menggunakan nilai kunci pembanding serta offset baris yang akan dibaca. Rumus : =HLOOKUP(lookup value,table_array,col_index_num) =HLOOKUP(nilai kunci;tabel pembacaan;nomor indeks kolom) 33

HLOOKUP Contoh penggunaan HLOOKUP =HLOOKUP(C10;E2:I3;2) 34

GRAFIK / DIAGRAM Excel memungkinkan kita untuk membuat diagram dan grafik terperinci dari data yang tersimpan dalam buku kerja Excel. Terdapat beberapa tipe dari grafik / Diagram : - tipe kolom (Column Chart) - tipe garis (Line Chart) - tipe kue (Pie Chart) - tipe batang (Bar Chart) - dll 35

GRAFIK / DIAGRAM Contoh pembuatan grafik kue (Pie Chart) 36

GRAFIK / DIAGRAM 37