PowerPoint Presentation by Charlie Cook Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Apa itu Pengendalian? Pengendalian Tujuan pengendalian Proses memantau kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan seperti rencana dan mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Tujuan pengendalian Sistem pengendalian yang efektif menjamin kegiatan-kegiatan diselesaikan dengan cara-cara yang membawa pada tercapainya sasaran organisasi itu. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Perancangan Sistem Pengendalian Pengendalian Pasar Pendekatan pengendalian yang menekankan penggunaan mekanisme pasar eksternal untuk menetapkan standar yang digunakan dalam sistem pengendalian. External measures: persaingan harga dan pangsa pasar relatif Pengendalian Birokratis Pendekatan pengendalian yang menekankan wewenang organisasi dan mengandalkan aturan, regulasi, prosedur dan kebijakan administratif. Pengendalian Klan Perilaku karyawan diatur oleh nilai, norma, tradisi, ritual, keyakinan bersama dan aspek lain budaya organisasi. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pentingnya Pengendalian? Merupakan kaitan terakhir dalam fungsi manajemen: Perencanaan Pengendalian merupakan cara manajer mengetahui apakah sasaran dan rencana mereka itu sesuai target dan apa tindakan di masa depan yang harus diambil organisasi. Empowering employees Sistem pengendalian dapat memberikan informasi dan umpan balik tentang kinerja karyawan. Protecting the workplace Controls enhance physical security and help minimize workplace disruptions. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Keterkaitan Perencanaan - Pengendalian Sasaran Tujuan Strategi Pengendalian Standar Ukuran Perbandingan Tindakan Pengorganisasian Struktur MSDM Memimpin Motivasi Kepemimpinan Komunikasi Perilaku Individu dan Kelompok Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.2

Membandingkan Kinerja Proses Pengendalian Mengukur Kinerja Aktual SASARAN DAN TUJUAN Organisasional Divisional Departemental Individual Membandingkan Kinerja Aktual dengan standar Melakukan Tindakan Manajerial Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.3

Pengukuran: Bagaimana cara kita mengukur dan Apa yang kita ukur. Kriteria Pengendalian Karyawan Kepuasan Tingkat pergantian Ketidakhadiran Anggaran Biaya Output Penjualan Sumber Informasi Pengamatan pribadi Laporan Statistik Laporan lisan Laporan tertulis Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Sumber Informasi untuk Mengukur Kinerja Kekuatan Kelemahan Pengamatan pribadi - Mendapatkan dr tangan pertama - Penyimpangan pribadi - Informasi yg tdk disaring - Memakan banyak waktu - Intensif krn kegiatan kinerja dpt diamati - kurangnya kepercayaan Laporan Statistik - Gampang dilihat (komputer) - Memberikan informasi terbatas - Efektif utk memperlihatkan hubungan - Mengabaikan faktor-faktor subyektif subyektif Laporan lisan - Cepat mendapatkan informasi - Informasi disaring - umpan balik verbal dan non verbal - Informasi tidak dapat didokumentasi didokumentasi Laporan tertulis - Menyeluruh - Lambat - Formal - Gampang diarsip dan dirujuk Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.4

Membandingkan Menentukan derajat variasi antara kinerja sebenarnya dan standar. Significance of variation is determined by: Kisaran variasi yang dapat diterimaThe acceptable range of variation from the standard (forecast or budget). Ukuran (besar atau kecil) dan direction (over or under) of the variation from the standard (forecast or budget). Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Penentuan Kisaran Variasi (Keragaman) yang dapat diterima Batas Atas Dapat Diterima Kisaran Keragaman yang Dapat Diterima Standar Batas Bawah Dapat Diterima Kurun Waktu Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.5

Angka Kinerja Penjualan Distributor Eastern States Distributors untuk bulan Juli Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.6

Mengambil Tindakan Manajerial Tindakan yang mungkin dilakukan “Tidak melakukan apa-apa” Mengoreksi kinerja sesungguhnya Merevisi standar Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pengendalian untuk Kinerja Organisasional Apa itu Kinerja? Hasil akhir suatu kegiatan Apa itu Kinerja Organisasional? Akumulasi hasil akhir dari semua proses dan kegiatan-kegiatan kerja organisasi Perancangan strategis, proses pekerjaan dan kegiatan-kegiatan pekerjaan. Koordinasi pekerjaan para karyawan Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Mengukur Kinerja Organisasional Produktivitas Organisasional Produktivitas: keseluruhan keluaran barang dan jasa yang dihasilkan, dibagi dengan masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran itu. Keluaran diukur oleh pendapatan penjualan) yg diterima organisasi ketika barang dan jasa itu dijual. Masukan diukur oleh biaya memperoleh dan mengubah sumber daya menjadi keluaran. Produktivitas organisasi menjadi ukuran tentang seberapa efisiennya karyawan melakukan pekerjaannya Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Lanjutan: Keefektifan Organisasi Pengukuran tentang seberapa memadainya sasaran organisasi dan seberapa baik organisasi mencapai sasaran itu. Model sistem sumber daya Kemampuan organisasi memanfaatkan lingkungannya dalam rangka memperoleh sumber daya yg langka dan berharga. Model proses Menekankan proses transformasi organisasi dan seberapa baik organisasi mengubah masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Model konstituensi berganda Beberapa pengukuran keefektifan yang berbeda-beda sebaiknya digunakan, sehingga dapat mencerminkan kriteria yang berbeda-beda atas konstituen organisasi. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Lanjutan: Peringkat Industri: Budaya Audit Perusahaan Laba Pengembalian atas pendapatan Pengembalian atas ekuitas (modal) pemegang saham Pertumbuhan laba untuk 1 tahun, 5 tahun dan 10 tahun Pendapatan per karyawan Pendapatan per dollar of assets Pendapatan per dollar ekuitas (modal) Budaya Audit Perusahaan Survey kompensasi dan tunjangan Survey kepuasan pelanggan Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Ciri Sistem Pengendalian yang Efektif 1. Keakuratan; dapat diandalkan dan menghasilkan data yg sahih. 2. Ketepatan waktu; memberikan informasi yg tepat waktu. 3. Ekonomi; haruslah ekonomis untuk dijalankan. 4. Fleksibilitas; cukup fleksibel untuk disesuaikan dgn perubahan dan peluang. 5. Kepahaman; dapat dipahami oleh pengguna. 6. Kriteria yang Masuk Akal; standar pengendalian haruslah masuk akal dan dapat dicapai. 7. Penempatan Strategis; karena manajer tak dapat mengendalikan semuanya, mereka harus memilih faktor-faktor yg strategis thd kinerja organisasi. 8. Menekankan pada Pengecualian; karena manajerial tak dpt mengontrol semua kegiatan, perangkat kontrol harus memperhatikan hanya pada pengecualian. 9. Kriteria Berganda; pengukuran berganda menurunkan kecenderungan thd fokus yg sempit. 10. Tindakan Perbaikan; tak hanya menunjukkan penyimpangan yg signifikan tapi juga menganjurkan tindakan perbaikan yg diperlukan. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pemeringkatan Industri dan Perusahaan yang Terkenal Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.8

Jenis-jenis Pengendalian Masukan Keluaran Proses Pengendalian Umpan Depan Pengendalian Sejalan Pengendalian Umpan Balik Pecahkan masalah pada saat terjadi Pecahkan masalah sesudah saat terjadi Pengantisipasian masalah Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.9

Alat untuk Memonitor dan Mengukur Kinerja Organisasi: Pengendalian Keuangan Analisis anggaran Standar kuantitatif (dilakukan pengukuran dan pembandingan penggunaan sumber daya) Penyimpangan antara standar dan penggunaan sesungguhnya, anggaran menjadi alat pengendali. Ukuran PK lain Economic Value Added (EVA)/Nilai Tambah Economi: Alat keuangan utk mengukur kinerja perusahaan dan divisi yg dihitung dgn cara; laba operasi setelah pajak dikurangi biaya modal tahunan total. Market Value Added (MVA)/Nilai Tambah Pasar: Alat keuangan utk mengukur perkiraan bursa saham dari nilai perusahaan di masa lampau dan proyeksi investasi yg diharapkan. Ukuran Pengendalian Keuangan Tradisional Analisis rasio Rasio Liquiditas mengukur kemampuan perusahaan memenuhi kewajiban utang terkini. Rasio Leverage (rasio proporsi utang thd aset/aktiva) mengkaji penggunaan utang oleh perusahaan utk mendanai asetnya dan apakah perusahaan dpt memenuhi pembayaran bunga utang. Rasio Aktivitas mengukur seberapa efisien perusahaan menggunakan asetnya. Rasio Profitabilitas mengukur seberapa efisien dan efektif perusahaan menggunakan asetnya utk menghasilkan laba. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pengendalian Kinerja Organisasi Kartu Nilai Seimbang (Balanced Scorecard) Alat pengukuran kinerja yang digunakan manajer untuk menyusun sasaran dalam perspektif kinerja perusahaan: Empat perspektif dalam BSC : Keuangan, pelanggan, proses internal dan orang/inovasi/pertumbuhan aset. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pengendalian Informasi Management Information Systems (MIS) Sistem yang digunakan untuk secara teratur memberi manajemen informasi yang dibutuhkan. Data: fakta mentah yang belum teranalisis Information: data dianalisis dan diproses diubah menjadi informasi yang relevan untuk digunakan oleh manajer. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Benchmarking Praktek Terbaik Pencarian praktek terbaik dikalangan pesaing atau non pesaing yang menghasilkan kinerja yang unggul bagi mereka. Alat memonitor dan mengukur kinerja. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Langkah bagi Kesuksesan Penerapan Program Praktek Benchmarking Internal Terbaik Menghubungkan praktek terbaik dengan strategi dan sasaran. Mengenali praktek terbaik di seluruh bagian organisasi. Mengembangkan praktek sistem imbalan dan pengakuan terbaik. Mengkomunikasikan praktek terbaik di seluruh bagian organisasi. Menciptakan praktek terbaik sistem pembagian pengetahuan. Memelihara praktek terbaik secara berkelanjutan. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Exhibit 18.11