SEVEN TOOLS DALAM pengendalian mutu MAN 344 : MANAJEMEN MUTU SEVEN TOOLS DALAM pengendalian mutu Prof.Dr.Ir.H. Musa Hubeis, MS,Dipl.Ing,DEA

SUMBANG SARAN Definisi : suatu alat perencanaan yang dapat digunakan untuk mengumpulkan kreativitas kelompok. Tujuan : Menentukan sebab-sebab yang mungkin dan/solusi dari suatu masalah merencanakan langkah-langkah suatu proyek Memutuskan masalah (atau peluang perbaikan) mana yang akan digarap.

DUA LANGKAH KUNCI Jenis sumbang saran Memulai sesi sumbang saran sediakan cukup waktu untuk sesi ini, umumnya 30 menit Tunjuk satu atau dua pencatat. Tetapkan tata tertib. Tentukan tipe metode sumbang saran yang digunakan Jenis sumbang saran Sukarela Kemukakan semua gagasan sekaligus Tuliskan semua gagasan saat dilontarkan Bergiliran Setiap orang mendapatkan kesempatan untuk mengemukakan gagasan Siapapun bisa ‘lewat’ pada tiap kesempatan Lanjutkan hingga tidak ada gagasan lagi Semua gagasan dicatat saat dikemukakan Pendekatan bergiliran

TATA TERTIB Jangan merubah apapun yang diucapkan dan ingatlah untuk tidak mengkritik gagasan Utamakan jumlah gagasan pada saat awal baru nanti dibatasi Dukung gagasan gila atau luar biasa (kreativitas adalah kunci) Kembangkan gagasan lain ( misalnya salah satu anggota bisa saja “membumbui” gagasan anggota lain).

JENIS SUMBANG SARAN Sukarela Kemukakan semua gagasan sekaligus Tuliskan semua gagasan saat dilontarkan Bergiliran Setiap orang mendapatkan kesempatan untuk mengemukakan gagasan Siapapun bisa ‘lewat’ pada tiap kesempatan Lanjutkan hingga tidak ada gagasan lagi Semua gagasan dicatat saat dikemukakan

Setelah Menyelesaikan Subang Saran Prioritaskan gagasan yang ada untuk membantu anda memutuskan dimana harus memulai Pilih berbagai informasi menurut tema yang umum (lihat diagram afinitas) Perlu diingat sumbang saran didasarkan pada pendapat seseorang, sehingga anda mungkin perlu mengumpulkan data untuk mendukung atau membuktikan gagasan tersebut.

GUNAKAN SUMBANG SARAN BILA Menentukan sebab-sebab yang mungkin/jawaban dari persoalan Merencanakan suatu proyek Ingin memutuskan masalah atau peluang perbaikan Ingin memasukkan semua opini.

DIAGRAM AFINITAS Digunakan untuk : Menambah struktur pada suatu pokok persoalan yang besar dan rumit Memecahkan pokok persoalan yang rumit ke dalam kategori yang mudah dimengerti Memperoleh kesepakatan atas suatu pokok persoalan atau situasi.

DIAGRAM AFINITAS Langkah-langkah : Pada awal sesi afinitas : 1. Menyatakan pokok persoalan atau masalah yang akan diselesaikan. Pada awal sesi afinitas : Sediakan batas waktu sesi. Umumnya 45-60 menit. Mulailah dengan persoalan atau sasaran yang objektif dan jelas yang disepakati semua orang 2. Mengumpulkan gagasan atau pokok persoalan yang telah ditentukan. Setiap partisipan harrus memikirkan suatu gagasan dan menuliskan di kartu indeks, kertas tempel atau dicatat oleh seorang pencatat. Pernyataan gagasan harus lugas dalam satu sampai 3 kata. Satu gagasan harus dituliskan pada satu kartu atau kertas tempel. 3. Mengumpulkan kartu-kartu atau kertas tempel

4. Mengatur kartu atau kertas tempel ke dalam kelompok yang saling berkaitan. partisipan mengambil kartu yang bertuliskan gagasan yang berkaitan dan memisahkannya. Para partisipan dilarang saling bicara untuk mendukung kebebasan berpikir dan menghambat terjadinya debat atas penempatan kartu. 5. Menciptakan sebuah judul untuk setiap kelompok. Kembangkan sebuah judul : tema setiap kelompok kartu Judul harus pendek & menggambarkan tema utama kelompok tempatkan kelompok-kelompok yang mirip berdampingan kelompok yang mirip: menggabungkan >2 kedalam satu kelompok besar dengan judul baru. Lanjutkan proses ini sehingga semua tim sepakat dengan pengelompokkan kartu.

KELOMPOK GAGASAN LAYANAN TANGGAPAN TINDAK LANJUT LAIN-LAIN DUKUNGAN

DIAGRAM SEBAB-AKIBAT Tujuan : Identifikasikan akar penyebab dari satu masalah Analisis proses Bangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah Menyelidiki fakta lebih lanjut. Analisa kondisi aktual untuk produk atau pelayanan pengembangan kualitas, lebih efesien menggunakan sumber daya, dan mengurangi biaya. Mengurangi kondisi yang menyebabkan tidak dapat bekerjasama dan konsumen complain. Menstandarkan keberadaan dan ditujukan operasi. Mengajarkan kepada Tim individu tentang proses serta prosedur saat ini atau yang baru. Mendidik dan melatih personal penunjang keputusan dan koreksi-aksi aktivitas.

Struktur Diagram Sebab-akibat Tulang Besar Akibat Karakteristik Kualitas Tulang berukuran sedang Tulang kecil Sebab

DIAGRAM SEBAB-AKIBAT Langkah-Langkah: Langkah 1 : Menyiapkan sesi sebab akibat Buatlah gambar pada flifchart atau transparansi Sediakan batas waktu sesi, umumnya 60 menit sudah cukup Tunjukan seorang pencatat. Langkah 2 : Mengidentifikasikan akibat Akibat :Pokok persoalan Akibat dituliskan pada kotak sebelah kanan diagram sebab-akibat.

Langkah 1 & 2 : Laporan Anggaran Akhir – bulan terlambat

Langkah 3 : Mengidentifikasikan berbagai kategori sebab utama Garis Diagonal : kategori sebab utama. Tempat Prosedur Sistem Manusia Kebijakan Laporan anggaran akhir bulan terlambat

Langkah 4 : Menemukan sebab-akibat potensial dengan cara sumbang saran Tempat Prosedur Sistem Manusia Kebijakan Laporan anggaran akhir bulan terlambat Tidak ada tempat gabungan untuk meletakkan informasi Jumlah kompuetr yang ada tidak cukup Tidak ada prosedur yang tetap Prosedur tidak mengikuti Data terlambat Tidak jalan Terlalu lambat Tidakbertanggung jawab Sistem mati Rumit Tidak ada kebijakan yang tetap Data tidak lengkap

GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Kelompok-kelompok kecil karyawan yang melakukan kegiatan pengendalian dan peningkatan mutu,secara teratur, sukarela dan berkesinambungan dalam bidang pekerjaannya dan menerapkan prinsip-prinsip dan teknik-teknik pengendalian mutu

CIRI-CIRI GUGUS KENDALI MUTU Setiap anggotanya ikut berperan aktif Melakukan kegiatan pengendalian dan peningkatan di dalam unit kerjanya secara berkesinambungan Merupakan bagian dari kegiatan pengendalian kualitas terpadu di dalam perusahaan Menggunakan teknik pengendalian kualitas Berkembang sendiri dan saling membantu

TUJUAN UTAMA GKM Memberikan sumbangan bagi perbaikan dan perkembangan perusahaan Menghormati harkat manusia di dalam usahanya untuk mengembangkan diri pribadinya,serta menciptakan tempat kerja yang bermakna dan menyenangkan, sehingga setiap karyawan merasa berarti bekerja di perusahaan tersebut Membuktikan bahwa kemampuan manusia itu terbatas dan dapat menciptakan kemungkinan-kemungkinan baru yang lebih baik yang sebelumnya tidak pernah terbayangkan dapat dilaksanakan

SASARAN AKTIVITAS GKM Mengurangi kesalahan dan meningkatkan mutu Mengilhami kejasama yang lebih baik Meningkatkan motivasi karyawan Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah Memperbaiki komunikasi Mengembangkan hubungan yang harmonis antara pimpinan puncak dengan karyawan Mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan Mengembangkan kesadaran akan kemampuan yang tinggi Mendorong penghematan biaya

ORGANISASI MENGELOLA GKM Mengandung unsur fasilitator, pemimpin gugus dan notulis FASILITATOR  orang yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan gugus di suatu unit/divisi, dan berperan sebagai koordinator, katalisator, pembaharu, pelatih,promotor dan penghubung. PEMIMPIN GUGUS  seseorang yang bertanggung jawab untuk melancarkan dan mengefektifkan gugus

TUGAS PEMIMPIN GUGUS Mengatur pertemuan gugus Memastikan agar pertemuan berorientasi pada pekerjaan Mendorong keterlibatan anggota Menciptakan koordinasi dan keselarasan dalam gugus Membantu anggota gugus Membangkitkan kegairahan anggota dalam aktivitas gugus Memelihara dan mengembangkan bekerjanya gugus dan bertanggung jawab atas gugus record

ORGANISASI MENGELOLA GKM NOTULIS  orang yang bertanggung jawab atas pencatatan hasil-hasil yang dibicarakan selama gugus berlangsung Notulis bertugas untuk membuat ringkasan hasil pertemuan dan membagikannya ke semua anggota

PROSES KERJA GKM Memilih pimpinan GKM, untuk tahap pertama disaran pimpinan formal unit sebagai pimpinan GKM Mengidentifikasi masalah di tempat kerja Mengevaluasi dan memilih tema yang sederhana dan periode penyelesaiaan singkat Mengadakan pertemuan secara berkala untuk memecahkan masalah dengan menggunakan teknik Quality Control Circle (Gugus Kendali Mutu) Mengevaluasi hasil yang dicapai Mempresentasikan hasil ke manajemen

ADMINISTRASI GKM Kelompok GKM yang terbentuk dan tema yang dipilih didaftarkan pada komite/koordinator Dibuat rencana kegiatan GKM Setiap pertemuan harus dibuat notulennya dan copynya diberikan pada fasilitator untuk ditindaklanjuti Fasilitator melaporkan perkembangan kegiatan GKM pada koordinator

INDIKATOR PENILAIAN GKM Kesinambungan pertemuan dan konsistensi anggota yang hadir Tingkat partisipasi anggota dalam pertemuan dalam memberikan ide, saran dan data. Kesesuaian tema dengan masalah yang dihadapi Digunakan 8 langkah pemecahan masalah Digunakan 7 tools secra tepat Tingkat ketercapaian target

FUNGSI PELATIHAN Anggota GKM agar mengetahui konsep kualitas dan GKM serta teknik-teknik yang akan digunakan. Pempinan GKM  agar dapat mengkoordinir dan mengefektifkan jalannya kegiatan GKM Fasilitator  agar dapat membimbing dan mengarahkan kegiatan gugus