KOMUNIKASI INTERNAL DALAM BERORGANISASI Pengertian dan Manfaat Komunikasi Internal Strategi Komunikasi Internal Merencanakan Komunikasi Internal Latihan Triarko Nurlambang – triarko@yahoo.com

Pengertian Komunikasi suatu tindakan untuk menyampaikan pesan dapat berupa lisan (verbal), tertulis ataupun isyarat suatu proses saling tukar informasi (berupa simbol, tanda atau perilaku) suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu Peran Komunikasi komunikasi adalah hak asasi manusia komunikasi sadalah layanan untuk memberikan arah dan kemungkinan bagi pengambilan keputusan komunikasi digunakan untuk memberikan keyakinan (convincing) dan memberikan komando (commanding) suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu

Pertanyaan yang sering muncul…… Siapa yang harus berkomunikasi? Mengapa kita tidak suka berkomunikasi? Apa yang diharapkan dari hasil komunikasi? Apa yang bisa dilakukan dalam berkomunikasi? Apakah kita harus membuat rencana komunikasi?

Komunikasi dapat memberikan banyak manfaat Komunikasi dapat menyiapkan satu “wadah untuk berlaga” (the battleground) Komunikasi membantu ‘mengundang’ pemikiran-pemikiran masyarakat/ individu Komunikasi dapat meningkatkan pemahaman akan sebuah konsep, program, ide … Tetapi Komunikasi juga bukan segalanya Komunikasi tidak dapat menjamin merubah segala sesuatu yang telah terjadi ke kondisi semula  kita harus menjalankan proses berkomunikasi terus menerus Kepemimpinan adalah juga salah satu bentuk Komunikasi  pemimpin karismatik akan lebih mudah berkomunikasi

Resiko jika tidak Berkomunikasi Sulit diharapkan adanya perubahan jka tidak dipicu / diawali oleh satu info atau pengetahuan baru Sulit menyusun rencana (kerja) jika tidak melibatkan shareholders atau pihak lain membentuk suatu metode atau sistem kerja baru yang melibatkan berbagai pihak dalam satu kesatuan tim kerja akan menimbulkan biaya yang tinggi dan waktu yang tak menentu Hati dan pikiran para pembawa berita/ info/ pengetahuan tidak ada dalam tim kerja yang sedang berupaya memproses perubahan Kehilangan Momentum

Piramida Resistensi Tidak ada Pengetahuan Resistensi (hambatan/keengganan) melakukan sesuatu yang berbeda sering kali dijadikan sebagai alasan (excuse) untuk satu kegagalan (spt. ‘males aah….’) daripada menimbulkan motifasi untuk mencapai sukses… Ini adalah satu sikap menghindar yang mendasari ketidakpedulian dan ketidaktahuan untuk berbuat sesuatu yang tanpa disadari telah ‘membunuh’ keinginan untuk merubah masyarakat dan sistem/organisasinya (Douglas K. Smith dalam “Taking Charge of Change”) Tidak ada Keinginan Tidak ada Kemampuan Dibutuhkan Strategi dan Rencana Komunikasi Tidak ada Pengetahuan Inilah saatnya untuk menggeser “Bukit Es” dengan lebih konsentrasi pada pentingnya peran Komunikasi Internal

Proses Transisi Individual dan Kelompok

Instrumen Manajemen bagi 5 Kunci Pengambilan Keputusan: Audiens: Pengelompokan menurut posisi/ ketertarikannya Perilaku dan sikap: Posisi saat ini dan perubahan yang dibutuhkan Pesan yang disampaikan: Sesuai dengan perbedaan segmen audiens Jalur Komunikasi: Efektifitas dan sesuai dengan kapasitas yang tersedia Evaluasi: Kaji terus keberhasilan strategi Komunikasi

Komunikasi Internal Struktur Formal Jalur Komunikasi Informal Mata rantai komando Garis kekuatan Jalur Komunikasi Informal Jaringan informal Jaringan kekuatan informal

Komunikasi Eksternal Kontak Formal Kontak Informal Pemasaran Hubungan Masyarakat (Public relations) Kontak Informal Antar pekerja/ pelaksana (Employees) Managers

Karakteristik Penyampaian Pesan yang Efektif Praktis Berbasis pada Faktual Jelas dan gamblang Tepat Persuasif Rekomendasi

Ciri Komunikasi yang Efektif Lebih cepat mengatasi masalah Pengambilan Keputusan lebih kuat/ solid Produktifitas meningkat Aliran kerja lebih siap Hubungan bisnis/ kegiatan lebih kuat Materi promosi lebih jelas Meningkatkan citra profesional Memperbaiki tanggapan stakeholder

Meningkatkan kegiatan Komunikasi untuk Kepentingan Hasil Operasional Yang Lebih Baik Komunikasi Internal Menciptakan tataran/ platform yang sama untuk setiap pesan dan program Komunikasi Institusional Komunikasikan apa yang dilakukan/ dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakannya; dalam rangka membangun kepercayaan (TRUST) bagi institusi agar memperoleh dukungan Komunikasi Advokasi Kampanye isu-isu untuk meningkatkan tindakan-tindakan kunci bagi kepentingan institusi dan konstituen/ publik Komunikasi terpadu (Integrating communications) dan kaji terus resiko politis dan pembangunan secara lebih efektif sehingga terus dapat memperbaiki strategi dan hasilnya Pengembangan Komunikasi

Membangun Strategi Komunikasi atau Komunikasi untuk Merubah Perilaku? “Pengembangan Program dirancang untuk mempengaruhi perubahan perilaku secara sukarela dari target audiens dalam rangka mencapai tujuan organisasi”

Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak (Model Hipotesis) Tahap Model AIDA Hirarki Efek Inovasi Adopsi Komunikasi kognitif Perhatian Kesadaran Pengetahuan Keterbukaan Penerimaan Respon kognitif pengaruh Minat Keinginan Kesukaan Preferensi Keyakinan Evaluasi Sikap Maksud perilaku Tindakan Pembelian Percobaan Adopsi Perilaku Komunitas lingk.

Apa yang diharapkan pelaksana? Ide yang terorganisir dan representatif Pendengar (bagi para pimpinan) yang efektif Perhatian terhadap adanya perbedaan kultur Penggunaan teknologi komunikasi Memperhatikan etika bekerja / komunikasi

Hambatan dalam Proses Komunikasi Perbedaan persepsion dan bahasa Hambatan lingkungan (gaduh, tidak aman, dll) Tidak menjadi perhatian (Distractions) Salah sasaran/ taktik (Deceptive tactics) Informasi berlebihan (overload)

MODEL INTEGRATED MARKETING COMMUNICATION Visi/ Misi dan Strategi PARTAI Pimpinan PARTAI Deputi Deputi Deputi Deputi Asdep Urusan Edukasi dan Komunikasi Perencanaan dan Pemantauan IMC Konsistensi Positioning Titik kontak Target/khalayak kunci Persepsi Keterpautan Interaksi Komunikasi Keterkaitan media Bank data Dialog berkelanjutan Komunikasi berbasis Misi Fokus Relevansi Tujuan Jangka Panjang Persuasif Reputasi Jalinan Hubungan Nilai Tambah Loyalitas khalayak Ekuitas “Merk” (Lembaga / Program)

Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak (Model Hipotesis) Tahap Model AIDA Hirarki Efek Inovasi Adopsi Komunikasi kognitif Perhatian Kesadaran Pengetahuan Keterbukaan Penerimaan Respon kognitif pengaruh Minat Keinginan Kesukaan Preferensi Keyakinan Evaluasi Sikap Maksud perilaku Tindakan Pembelian Percobaan Adopsi Perilaku Komunitas lingk.

Pengembangan Kapasitas Komunikasi Kelembagaan/ Korporat (Pengembangan Sistem Informasi Komunikasi) Lingkungan Komunikasi Target Audiens Jalur Komunikasi Pelaku bidang ybs Publik Kekuatan lingkungan makro Sistem Informasi Komunikasi Manajer Komunikasi Analisis Perencanaan Implementasi Kendali Informasi pengembangan Kajian kebutuhan informasi Catatan Internal Communication Intelligence Analisis Pengambilan keputusan Komunikasi Distribusi informasi Riset Komunikasi (termasuk audit Komunikasi) Komunikasi dan pengambilan keputusan

Kekuatan dan Kelemahan Advertising Media Tambahan Catatan Kekuatan dan Kelemahan Advertising Media MEDIUM KEKUATAN KELEMAHAN Suratkabar Cakupan intensif Fleksibel (dibaca dimana saja) Prestise Dikoordinasikan oleh agen Masa pendek (harian) Terlalu banyak yang dibaca Lemah sampai sedang reproduksinya Majalah Pasar selektif Masa panajang Kualitas produksi bagus Layanan extra Cakupan dan waktu tidak fleksibel Tidak fleksibel untuk menggandakan Penetrasi pasar terbatas (segmentasi) Distribusi cukup luas TV Cakupan massal Dampak tinggi Dapat diulang-ulang Fleksibel Pesan yang dapt terus mengalir Terganggu oleh pesan komersial Sulit membatasi audiens Biaya tinggi Radio Selektif audiens Dapat berfungsi sebagai mediator Mobilitas tinggi Ter-fragmentasi Kualitas dipengaruhi oleh transmiter pendengar Input terbatas Internet Efisiensi biaya Personal Interaktif Privasi terganggu Daya jangkau terbatas Diperlukan kemampuan teknis tertentu

Communication groups provide strategic and tactical assistance How frequently does your communication group provide expertise in each of these roles? PERCENT 100% 6 9 13 10 90% 9 18 26 12 80% 16 23 70% 26 60% 34 50% 40% 79 74 65 63 30% 51 20% 34 10% 0% Developing Communication Strategies Designing and Creating Media (including Web) Managing Production and External Vendors Advising and Coaching Leadership Strategic Planning for the Organization/ Client Conducting Research Always/Often Sometimes Seldom/Never Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.

Top priorities for communication professionals What will your communication group need to do to deal effectively with your company’s future priorities? CATEGORY Maintain/build internal relationships 48 Manage costs tightly 41 Develop external relationships 38 Learn to use new systems/media 33 Realign expectations 31 Focus on new audiences 24 Maintain/build reputation 22 Recreate its image/brand 16 Reorganize 9 20 40 60 80 100 PERCENT OF RESPONDENTS RANKING THESE ANSWERS IN TOP 3 Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.

Methods for internal communication — current and future How frequently do (or will) you use the following methods to communicate with employees about business initiatives? METHOD Electronic media (e.g., e-mail) 67 47 Web 50 43 Written publications (local and corporate) 49 27 48 Face to face (e.g., meetings) 36 39 Senior leadership interactions 33 29 External media (e.g., press releases) 20 20 Videoconferencing/conference calls 20 4 Closed circuit TV 5 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% PERCENT OF RESPONDENTS INDICATING “ALWAYS/OFTEN” Current Future Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.

Latihan Membangun Komunikasi Persepsi Teknik Komunikasi Tips ringan

Gambar siapa ini? Berapa umurnya?

Ada berapa segitiga yang terbentuk dalam gambar ini ?

ADA BERAPA SEGITIGA DALAM GAMBAR INI? J F D H G I A B C

Latihan Membangun Komunikasi DINAMIKA KOMUNIKASI KELOMPOK; “PENYAMPAIAN PESAN “