PENYAJIAN SURAT BISNIS

KERTAS SURAT TERCETAK Kop surat terdiri dari” Nama perusahaan Alamat pos lengkap Nomor yang dapat dihubungi- telepon-teleks, faks, dan alamat email jika ada Nomor registrasi dan kantor terdaftar. Jika kantor terdaftar sebuah perusahaan berbeda dengan yang terdapat pada bagian alamat, terdaftar dicantumkan. Umumnya pada bagian bawah kertas surat, bersama dengan nomor terdaftar.

Contoh Kertas Surat Tercetak

TATA LETAK

GAYA BLOK PENUH DENGAN PUNGTUASI TERBUKA Tata letak blok penuh saat ini adalah metode tampilan yang paling banyak digunakan untuk semua dokumen bisnis. Tampilannya dianggap praktis. Dengan tidak adanya indentasi untuk alinea-alinea baru atau bagian penutup, maka tata letak ini pun mengurangi waktu pengetikan. Pungtuasi terbuka kerap digunakan bersama dengan tata letak blok penuh. Pungtuasi ini pun mengurangi waktu pengetikan karena di sini tidak digunakan titik dan koma yang tidak perlu. Walaupun tata letak blok penuh kini banyak digunakan, sebagian organisasi lebih suka menggunakan gaya selingkung (inhouse style) mereka sendiri untuk tata letak dokumen. Tata letak mana pun yang Anda gunakan, yang terpenting adalah keajegan (consistency). Artinya semua dokumen harus ditampilkan dengan format yang sama.

CONTOH SURAT DENGAN GAYA BLOK PENUH

HALAMAN SAMBUNGAN Halaman ini digunakan untuk surat bisnis halaman dua dan berikutnya. Pada lembaran sambungan tercetak semacam itu biasanya hanya dicantumkan nama dan logo perusahaan. Jika lembaran sambungan tercetak tidak tersedia, halaman kedua atau seterusnya harus diketik pada kertas polos yang kualitasnya mirip dengan kop surat. Jika halaman kedua atau seterusnya diperlukan, rincian tertentu harus dicantumkan pada lembaran sambungan. Rincian ini diperlukan untuk tujuan rujukan untuk menjaga kemungkinan tercecernya halaman pertama dan yang lainnya.

HALAMAN SAMBUNGAN Jika lembaran sambungan diperlukan, harap diingat pedoman berikut: Tidak perlu menyertakan apa pun pada bagian bawah halaman sebelumnya untuk menunjukkan adanya halaman sambungan. Tidak adanya bagian penutup atau tanda tangan sudah cukup menjelaskan hal ini. Halaman sambungan harus berisi paling tidak tiga atau empat baris pengetikan, di samping bagian penutup seperti biasanya. Jangan satu baris dari satu alinea, entah di bagian bawah halaman sebelumnya atau di bagian atas halaman berikutnya. Usahakan halaman baru diawali dengan alinea baru

CONTOH HALAMAN SAMBUNGAN

BAGIAN-BAGIAN SURAT BISNIS

REFERENCE (RUJUKAN) Dahulu pada kop surat biasanya dicantumkan ‘Our ref’ dan ‘Your ref’. Sekarang ini jarang dilakukan karena dengan program pengolah kata dan printer yang ada sulit untuk mengepas pencetakannya pada kertas surat cetakan semacam itu. Sebaliknya, pengetik biasanya menyisipkan rujukan pada baris tersendiri. Rujukan itu mencakup inisial penulis (biasanya dengan huruf kapital) dan pengetik (dengan huruf kapital atau huruf kecil, sesuai keinginan). Rujukan arsip atau departemental mungkin disertakan juga.

CONTOH RUJUKAN GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134

TANGGAL Tanggal harus selalu dituliskan lengkap. Di Inggris dan Indonesia, urutan penulisan tanggal biasanya adalah tanggal/bulan/tahun. Koma tidak digunakan. CONTOH 12 July 1956

ALAMAT DALAM Nama dan alamat penerima harus diketik baris per baris seperti pengetikan amplop. Penyebutan penerima harus dilakukan dengan cermat sesuai dengan cara mereka menandatangani surat mereka. Misalnya, orang yang membubuhkan tanda tangan ‘James Leighton’ harus disapa demikian juga pada alamat dalam, didahului dengan sapaan sopan santun ‘Mr’. Menyapa orang itu dengan ‘Mr J Leighton’ akan tidak tepat.

CONTOH ALAMAT DALAM 12 July 1956 General Manager Leighton Engineering Co Ltd 12 Bracken Hill Manchester M60 8AS

ALAMAT DALAM Jika menulis surat untuk dikirimkan ke luar negeri, nama negaranya harus dicantumkan pada baris akhir bagian ini. Karena surat itu akan dikirim lewat pos, maka hal itu harus ditunjukkan dengan jarak satu spasi baris kosong di atas alamat dalam. Harap diperhatikan juga bahwa sebutan sopan santun yang cocok (Mr/Mrs/Miss/Ms) harus dicantumkan.

CONTOH ALAMAT DALAM AIRMAIL Mr. Doug Allen Eagle Press Inc 24 South Bank Toronto Ontario Canada M4J 7LK

TANDA KHUSUS Jika surat bersifat rahasia (confidential), biasanya hal ini disertakan sebagai bagian dari alamat dalam, dengan jarak satu spasi baris kosong di atasnya. Tanda ini mungkin dituliskan dengan huruf kapital atau huruf pertama kapital diikuti huruf kecil.

CONTOH TANDA KHUSUS CONFIDENTIAL Mrs. Melanie Jackson Personnel Director Soft Toys plc 21 Windsor Road Birmingham B2 5JT

TANDA KHUSUS Dewasa ini jarang diperlukan penggunaan baris ‘untuk perhatian’ dalam komunikasi bisnis karena kita hampir selalu tahu nama orang yang kita tulisi surat. Seperti tampak pada contoh di atas, nama penerima disertakan pada alamat dalam, dengan disertai salutasi pribadi. Tetapi di masa lalu, baris ‘untuk perhatian’ digunakan jika penulis menginginkan surat itu sampai di meja orang tertentu, walaupun surat itu dialamatkan ke perusahaannya secara umum dan selalu diawali ‘Dear Sirs’.

CONTOH TANDA KHUSUS FOR THE ATTENTION OF MR JOHN TYLER, SALES MANAGER Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield 544 9DJ Dear Sirs

SALUTASI Jika nama penerima telah digunakan di alamat dalam, biasanya digunakan salutasi pribadi. CONTOH Dear Mr. Leighton Dear Douglas Dear Mrs. Jackson

SALUTASI Jika surat dialamatkan secara umum pada suatu organisasi, maka digunakan salutasi ‘Dear Sirs’ yang lebih formal. Contoh: Dear Sirs Jika surat dialamatkan ke seorang kepala bagian atau pimpinan suatu organisasi yang namanya tidak diketahui, maka akan lebih tepat jika menggunkan salutasi seperti ini. Contoh: Dear Sir or Madam

HEADING Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi surat. Judul biasanya ditempatkan dengan jarak satu baris spasi kosong setelah salutasi. Huruf kapital biasanya digunakan walaupun huruf awal kapital diikuti huruf kecil dapat juga digunakan jika lebih disukai. Contoh: Dear Mrs. Jackson INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 1999

FRASA PENUTUP Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi surat judul biasanya ditempatkan dengan jarak satu baris spasi kosong setelah salutasi. Huruf kapital biasanya digunakan walaupun huruf awal kapital diikuti huruf kecil dapat juga jika lebih disukai. Contoh Dear Sir Dear Sirs Yours faithfully Dear Madam Dear Sir or madam Dear Mr. Leighton Dear Mrs. Jackson Yours sincerely Dear Melanie Dear John

NAMA DAN JABATAN PENGIRIM Setelah frasa penutup, beri jarak 4 atau 5 spasi kosong untuk membubuhkan tanda tangan. Nama pengirim harus disisipkan dengan gaya apa pun yang disukai – huruf kapital, atau awalnya saja yang kapital. Jabatan atau departemen pengirim harus ditunjukkan secara langsung di bawah namanya. Pada contoh-contoh di bawah ini harap perhatikan bahwa sebutan ‘Mr’ tidak pernah digunakan jika si penulis laki-laki. Walaupun demikian, biasanya sebutan sopan santun ditambahkan untuk wanita; penulisannya dilakukan dalam tanda kurung di belakang nama orang bersangkutan.

CONTOH Chairman General Manager Yours faithfully Yours sincerely GEORGE FREEMAN SOPHIE BOLAN (Mrs.) Chairman General Manager

NAMA DAN JABATAN PENGIRIM Jika surat ditandatangani atas nama pengirim, lazim dituliskan ‘for’ atau ‘pp’ di depan nama pengirim yang tercetak: ‘pp’ adalah singkatan dari per procurationem, yang artinya tidak lain adalah ‘atas nama’. CONTOH Yours faithfully Shirley Johnson For GEORGE FREEMAN Chairman

LAMPIRAN Ada banyak cara berbeda untuk menunjukkan bahwa surat disertai lampiran: Menempelkan stiker ‘lampiran’ berwarna, biasanya pada sudut kiri bawah surat. Mengetikkan tiga titik pada margin kiri pada baris dimana lampiran itu disebutkan pada isi surat. Mengetikkan ‘Enc’ atau ‘Encs’ pada bagian bawah surat, dengan satu spasi kosong setelah jabatan pengirim. Ini merupakan cara paling umum untuk menunjukkan adanya lampiran.

CONTOH LAMPIRAN Yours Sincerely SHEILA ROBINSON (Mrs.) Marketing Manager Enc

COPIES/TINDASAN Jika ada tindasan yang harus dikirim ke pihak ketiga (biasanya orang pada organisasi pengirim surat), maka hal ini biasanya ditunjukkan dengan mengetikkan ‘cc’ (copy circulated) atau ‘Copy’ diikuti nama dan jabatan penerima tindasan. Jika ada dua penerima atau lebih, nama penerima biasanya diurutkan secara alfabetis. CONTOH Copy Mrs. Susan Jones, Accountant Mr. David Roberts, Company Secretary Mr. Norman Taylor, General Manager

COPIES/TINDASAN Jika penulis surat tidak ingin penerima mengetahui bahwa ada orang ketiga yang menerima tindasan maka digunakan ‘bcc’ (blind copy circulated). Tanda ini tidak boleh ditunjukkan pada atas surat, tetapi hanya pada tindasan arsip dan tindasan bcc. CONTOH bcc Mr. Keith Lawson, Chief Executive