EFEKTIVITAS KOMUNIKASI: Aliran Informasi dalam Organisasi (Formal dan Informal)

Tantangan Terbesar dalam Komunikasi Organisasi Bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi

Sifat Aliran Komunikasi Menurut Guetzkow (1965) terdapat tiga cara Serentak Berurutan Kombinasi Serentak & Berurutan

Penyebaran Pesan Secara Serentak Bila semua anggota (departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain) menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan. sumber pesan tujuan

Penyebaran Pesan Secara Berurutan Merupakan bentuk komunikasi yang utama (Haney, 1962) Penyebaran pesan beurutan memperlihatkan Pola “siapa berbicara kepada siapa” Waktu penerimaan pesan tidak beraturan

Penyebaran Pesan Secara Berurutan sumber pesan tujuan

Pola Aliran Informasi Untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi, kita memakai 2 pola komunikasi yang berlawanan : Pola Roda Pola Lingkaran

Pola Roda Pola yang mengarahkan seluruh informasi pada individu yang menduduki posisi sentral A B C D E

Pola Lingkaran Pola Lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. A B C D E

Pengaruh Pola Roda dan Pola Lingkaran atas 10 proses komunikasi organisasi Variabel Komunikasi Organisasi Pola Roda Pola Lingkaran Aksesbilitas para anggota satu dengan yang lain Rendah Tinggi Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah Moral atas kepuasan Sangat Rendah Tinggi Kemunculan Pemimpin Tinggi Sangat Rendah Kecermatan Solusi Baik Buruk Kecepatan Kinerja Cepat Lambat Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat Lambat Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat Kecenderungan beban berlebih Tinggi Rendah

Peranan Jaringan-Kerja Komunikasi 7 Peranan Jaringan Komunikasi : Anggota Klik Penyendiri Jembatan Penghubung Penjaga Gawang Pemimpin Pendapat Kosmopolit

Diagram Jaringan kerja hipotesis yang menunjukkan peranan jaringan kerja komunikasi Klik A Klik B Klik C Klik D penyendiri jembatan penghubung pemimpin pendapat penjaga gawang kosmopolit Anggota klik adalah jantung sistem dan bertindak sebagai tujuan akhir bagi kebanyakan pesan. Penyendiri memberi tantangan pada sistem dan menciptakan derajat ketidak pastian pada keefektifan program penyebaran pesan Jembatan merupakan pemroses sentral informasi yang menyediakan hubungan langsung di antara klik-klik yang berlainan Penghubung mengintegrasikan dan menjadi penghubung antar-klik. Penjaga gawang mengendalikan perpindahan pesan-pesan dan kontak-kontak dengan tujuan meminimalkan kelebihan beban dan meningkatkan keefektifan. Pemimpin pendapat melancarkan pembentukan dan perubahan sikap dan membantu dalam pengambilan keputusan informal. Kosmopolit menghubungkan organisasi dengan orang-orang dan gagasan-gagasan dalam lingkungan yang lebih besar.

Anggota Klik Merupakan suatu kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Salah satu prasyarat keanggotaan klik : Bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu dengan yang lainnya, bahkan dengan cara yang tidak langsung. Klik biasanya terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya (kantor, tempat bekerja) Memungkinkan kontak antar individu, Satu sama lain saling menyukai, Dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut.

Penyendiri Jembatan Mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Jembatan Sifat2 khusus penyendiri : Kurang aman dalam konsep diri mereka Kurang termotivasi oleh cita-cita Kurang bersedia untuk berinteraksi dengan orang lain Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi Lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi Relatif tidak puas dengan sistem Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain.

Penghubung Penjaga Gawang (Gatekeeper) Orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penjaga Gawang (Gatekeeper) Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut. Setiap penyampaian pesan dalam suatu rantai urutan dapat menjadi penjaga gawang.

Pemimpin Pendapat (opinion leader) Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan. Kosmopolit Orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas dari gagasan, prasangka, atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional. Merupakan individu yang melakukan kontak dengan dunia luar di luar organisasi. Menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.

ARAH ALIRAN INFORMASI Dalam komunikasi organisasi, arah aliran informasinya ada yang berjalan secara formal dan informal. Arah aliran informasi formal: Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi horizontal & komunikasi lintas saluran. Arah aliran informasi informal yaitu: selentingan/komunikais pribadi.

KOMUNIKASI KE BAWAH Dalam organisasi, komunikasi ke bawah berarti informasi mengalir dari jabatan berorientasi lebih tinggi kepada yang berorientasi lebih rendah. Tidak hanya komunikasi antara manajemen dan pegawai, tapi juga dapat terjadi dalam suatu kelompok manajemen. Yang menjadi masalah utama dalah jenis informasi apa yang disebarkan dari tingkat manajemen kepada para pegawai dan bagaimana informasi tersebut disediakan.

5 jenis komunikasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: Bagaimana melakukan pekerjaan Dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan Kebijakan dan praktik-praktik organisasi Kinerja pegawai Pengembangan rasa memiliki tugas (sense of mission) Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat.

Pemilihan Metode dan Media Tulisan saja Lisan saja Tulisan diikuti lisan Lisan diikuti tulisan

6 kriteria untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai (Level&Galle, 1988) Ketersediaan Biaya Pengaruh Relevansi Respons Keahlian

KOMUNIKASI KE ATAS Informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas.

Pentingnya Komunikasi Ke Atas Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dn seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka Mendorong dan memungkinkan omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan

Pentingnya Komunikasi Ke Atas Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan dan memperkuat keterlibatan mereka dengan organisasi tersebut.

Hal-hal yang harus dikomunikasikan ke atas Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit mereka atau organisasi secara keseluruhan Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi.

Empat alasan komunikasi ke atas terlihat sulit Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Saluran ke Atas Untuk memperlancar komunikasi ke atas, Wendlinger (1973) menciptakan suatu program “saluran ke atas” yang memungkinkan pegawai mengemukakan masalah, keluhan, atau pendapat kepada manajemen puncak sementara identitas mereka benar-benar dirahasiakan. Keberhasilan program ini disebabkan oleh 2 faktor, yaitu identitas pegawai dirahasiakan dan jawabannya jujur

7 prinsip komunikasi ke atas yang efektif Harus direncanakan Berlangsung secara berkesinambungan Menggunakan saluran rutin Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari dari tingkat yang lebih rendah Mendengarkan secara obyektif Tindakan untuk menanggapi masalah Menggunakan berbagi media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.

KOMUNIKASI HORISONTAL Terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja tersebut meliputi individu yang ditempatkan pada otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama Contoh : dalam sebuah universitas, unit kerja dapat berupa Jurusan. Komunikasi diantara dosen dalam sebuah jurusan disebut :  Komunikasi Horisontal Sedangkan komunikasi dosen yang berlainan jurusan disebut: Komunikasi Lintas-Saluran

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan Untuk memecahkan masalah Untuk memperoleh pemahaman bersama Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan Untuk menumbuhkan dukungan antar persona

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL Komunikasi Horisontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo dan catatan

KOMUNIKASI LINTAS SALURAN Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan orang yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka.

Fayol (1916 buku aslinya, 1949 terjemahan) Bahwa komunikasi lintas saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran Karena ada kemungkinan mengganggu saluran otoritas dan kehilangan kendali atas aliran informasi, ada 2 kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan jembatan Fayol Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintasi saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari pengawasnya Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil pertemuannya kepada penyelianya

Keith Davis (1967) penerapan 3 prinsip untuk memperkokoh peranan komunikasi staf spesialis : Staf spesialis harus dilatih dalam berkomunikasi Staf Spesialis menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka Manajemen harus menyadari peranan staf spesialis, dan memanfaatkannya dalam komunikasi organisasi

SELENTINGAN (GRAPEVINE) Informasi yang muncul dari orang-orang dan mengalir dengan arah yang tak terduga Metode penyampaian laporan rahasia ke orang lain dengan saluran yang rahasia juga (Stein,1967, hlm 616). Yang diperoleh dari Selentingan : “apa yang dikatakan & didengar orang.” Sifat Selentingan Melalui interaksi dari mulut ke mulut Menyebarkan informasi dengan cepat Rantai kelompok—karena orang yang menyampaikan selentingan cenderung mengabarkannya pada sekelompok orang daripada hanya satu orang Cenderung terjadi didalam kelompok Fungsional

Menangani Selentingan Menjaga saluran komunikasi formal supaya tetap terbuka agar memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke segala arah Hubungan penyelia-bawahan yang efektif