PERAN HUMAS DALAM MEWUJUDKAN UPI MENUJU UNIVERSITAS PELOPOR & UNGGUL Bersama: Dr. H. Suwatno, M.Si

Nikmati Diskusi ini Dengan 3 S (SERSANSUK) Serius Santai Sukses

Mengapa Humas di PT. Itu Penting? PERSAINGAN antarperguruan tinggi negeri (PTN) dan perguruan tinggi swasta semakin ketat, terutama berubahnya status sejumlah PTN di republik ini menjadi badan hukum pendidikan milik negera (BHPM), sehingga PTN ini pun banyak membuka kelas-kelas nonreguler, di luar SPMB (seleksi penerimaaan mahasiswa baru) sebagai program reguler. 

Humas di PT. Itu Penting!!! H U M A S Perubahan status PTN ini, pada kenyataannya telah “menyedot” mahasiswa PTS, dalam beberapa tahun berselang ini, masuk ke kelas nonreguler PTN. Akhirnya, sejumlah PTS “menjerit” kekurangan mahasiswa, bahkan sejumlah PTS terancam kolaps atau tutup karenanya. Persaingan yang semakin ketat antarperguruan tinggi, tentunya perlu dilakukan pendekatan strategi lain, yaitu sudah mulai harus mengedepankan aspek citra dan reputasi perguruan tinggi melalui kegiatan atau upaya-upaya public relations (PR/humas). H U M A S

Apa itu Humas? Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi.

Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk: Memberikan informasi, Mendidik, Meyakinkan, Meraih simpati, dan Membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas : Membuat kesan (image) Pengetahuan dan pengertian Menciptakan ketertarikan Penerimaan Simpati

Hasil Peringkat Perguruan Tinggi Indonesia Versi 4icu Tahun 2012 No Nama Universitas Kota 1 Institut Teknologi Bandung   Bandung 2 Universitas Indonesia Depok 3 Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 4 Universitas Gunadarma 5 Universitas Pendidikan Indonesia Bandung 6 Universitas Diponegoro Semarang 7 Universitas Sebelas Maret Surakarta 8 Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 9 Universitas Airlangga 10 Institut Pertanian Bogor   Bogor http://www.kopertis12.or.id/2012/01/09/hasil-peringkat-perguruan-tinggi-indonesia-versi-4icu-tahun-2012.html

Strategi Humas (A) Bidang PR sangat luas dan menyangkut hubungan dengan berbagai pihak. Humas bukan sekadar relations, meskipun personal relations mempunyai peranan yang sangat besar dalam kampanye PR, misalnya. PR juga bukan sekadar menjual senyum, propaganda dengan tujuan memperoleh kemenangan sendiri, atau mendekati pers dengan tujuan untuk memperoleh suatu pemberitaan.

Strategi Humas (A1) Lebih dari itu, PR mengandalkan strategi, yakni agar organisasi disukai oleh pihak-pihak yang berhubungan.Pihak yang berhubungan dengan organisasi ini dalam PR disebut stake holders atau mereka yang mempertaruhkan hidupnya pada dan untuk organisasi. Mereka pun disebut target publik organisasi. Mereka semua membentuk opini di dalam masyarakat dan dapat mengangkat atau menjatuhkan citra dan reputasi organisasi atau perusahaan.

Strategi Humas (B) B. Humas itu merupakan fungsi strategi dalam manajemen yang melakukan komunikasi untuk menimbulkan pemahaman dan penerimaan publik.

Strategi Humas (B1) Karakteristik PR secara tersurat, yakni: 1) PR adalah kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik; PR merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh manajemen suatu organisasi; Publik yang menjadi sasaran PR adalah publik internal dan eksternal; Operasionalisasi PR adalah membina hubungan yang harmonis antara organisasi dan publiknya dan mencegah terjadinya rintangan psikologi, baik yang timbul dari pihak organisasi maupun dari pihak publik.

Strategi Humas (C) C.Prinsip komunikasi dua arah dan timbal balik merupakan proses penyampaian suatu pesan seseorang atau kelompok (komunikator) untuk memberi tahu atau mengubah sikap opini dan perilaku kepada perseorangan atau kelompok (komunikan), baik berhadapan langsung maupun tidak langsung, melalui media massa sebagai alat atau saluran penyampaian pesan untuk mencapai tujuan atau target dalam proses komunikasi dua arah yang hendak dicapai.

Strategi Humas (C1) Tugas dan fungsi utama public relations officer (PRO) atau pejabat humas, tidak terlepas dari bidang penyebaran pesan, informasi, dan komunikasi mengenai kegiatan organisasi atau lembaga yang diwakilinya untuk disampaikan kepada komunikan (publik) sebagai sasaran atau targetnya. Di pihak lain, dengan teknik dan strategi humas tertentu, pejabat humas dapat merekayasa opini publik sehubungan dengan keinginan-keinginan dan tujuan utama dalam menciptakan citra dan reputasi positif.

Strategi Humas (C3) PR adalah fungsi yang melekat dan tidak terlepas dari manajemen suatu organisasi. Tujuannya adalah membentuk: 1. goodwill (itikad baik), 2.tolerance (toleransi), 3.mutual simbyosis (saling kerja sama), 4.mutual confidence (saling memercayai),

Strategi Humas (C2) 5. mutual understanding (saling pengertian), 6. mutual appreciation (saling menghargai), 7. serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan, citra dan reputasi positif berdasarkan prinsip-prinsip hubungan harmonis, baik hubungan ke dalam maupun ke luar.

Strategi Humas (D) Program pengembangan humas harus proaktif dan mampu mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, baik di bidang teknologi, informasi, ekonomi, hukum maupun politik internasional dan nasional. Tujuan sentral humas yang hendak dicapai secara strategis, tidak hanya berfungsi sebagai “peta” yang menunjukkan arah, melainkan juga menunjukkan “bagaimana” operasional konsep dan strategi komunikasinya.

Strategi Humas (D1) Strategi dalam komunikasi humas merupakan perpaduan antara communication planning (perencanaan komunikasi) dan management communication (komunikasi manajemen). Tujuan sentral PR adalah mengacu kepada kepentingan pencapaian sasaran (target) atau tujuan untuk menciptakan suatu citra dan reputasi postitif suatu lembaga.

Strategi Humas (D2) Pembentukan, pemeliharaan dan peningkatan citra dan reputasi positif harus didukung kebijakan dan komitmen pimpinan puncak. Kemampuan berkomunikasi, baik melalui lisan maupun tulisan adalah salah satu penyampaian pesan, ide, dan gagasan program kerja, dan sekaligus membentuk opini atau menguasai pendapat umum sesuai dengan yang diinginkan komunikator.

Strategi Humas (E) Seorang pejabat humas dapat berkomunikasi dengan efektif dan tepat dalam penyampaian pesan kepada sasaran melalui empat syarat: pesan dibuat sedemikian rupa dan selalu menarik perhatian; pesan dirumuskan dan mencakup pengertian dan diimbangi dengan lambang-lambang yang dapat dipahami oleh publiknya; Pesan menimbulkan kebutuhan pribadi komunikannya (penerima pesan); dan Pesan merupakan kebutuhan yang dapat dipenuhi sesuai dengan situasi komunikan.

Strategi Humas (E1) selain mampu berkomunikasi secara efektif, seorang pejabat humas pun harus mampu menggunakan media secara efektif, baik itu media massa maupun media non-massa.

Lalu Apa yang Humas UPI Lakukan ya?

VISI Mengangkat citra Universitas Pendidikan Indonesia di mata masyarakat nasional dan internasional sebagai universitas pelopor dan unggul.

MISI (1) Membangun kepercayaan masyarakat terhadap Universitas Pendidikan Indonesia sebagai Perguruan Tinggi BHMN yang berkelas Internasional. Mengelola, menyediakan dan menyosialisasikan informasi kepada publik tentang kebijakan universitas dalam menyelenggarakan berbagai layanan program pendidikan dengan hasil lulusan yang unggul dan berdaya saing.

MISI (2) Meningkatkan dan memperluas arus informasi kepada publik dan stakeholder pendidikan tentang hasil karya akademik, pengabdian pada masyarakat, prestasi mahasiswa, dan prestasi universitas serta civitas academika lainnya. Menyediakan dan melayani kebutuhan kehumasan pendidikan yang diperlukan dan mudah diakses oleh masyarakat dan stakeholder pendidikan.

MISI (3) Menciptakan hubungan kesepahaman antara kepentingan misi universitas dengan kalangan media massa.

Gambaran posisi kelembagaan Humas Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Direktorat Akademik Internasional Office Direktorat SDM Direktorat Keuangan Kepala Biro, Aset dan Fasilitas Direktorat Kemahasiswaan Fakultas Sekolah Pascasarjana Kampus Daerah Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat Direktorat TIK Perpustakaan Hubungan Masyarakat Purek Akademik dan Hubungan Internasional Purek Keuangan Sumber Daya Usaha Purek Kemahasiswaan dan Kemitraan Purek Renlitbang Direktorat Kerjasama dan Usaha REKTOR

MODEL STRUKTUR HUMAS Kepala Kepala Divisi Hubungan Media dan Antar Lembaga Staf-Staf Kepala Divisi Hubungan Internal Publikasi dan Produksi/Media KOORDINATOR HUMAS Fakultas SPs Kampus Daerah Lembaga Direktorat Biro UPT Kepala TU/Sekretariat + Rumah Tangga Kepala Divisi Liputan Staf-Staf

HUBUNGAN MEDIA DAN ANTAR LEMBAGA HUBUNGAN INTERNAL Program PUBLIKASI DAN PRODUKSI MEDIA

HUBUNGAN MEDIA DAN ANTAR LEMBAGA Pembinaan Hubungan Kelembagaan Penggalangan Opini Publik Mengelola Jumpa Pers dan Press Release Menganalisa Pemberitaan Media Media Centre Pameran

HUBUNGAN INTERNAL Pembinaan Koordinasi Lembaga Internal Pelatihan Profesional SDM Koordinator Humas di Tingkat Unit Kerja. Peliputan Berita dan Informasi Kampus

PUBLIKASI DAN PRODUKSI MEDIA Mempublikasikan Informasi Berita Terkini dalam media kampus (UPI Chronicle, Majalah Gema Bumi Siliwangi, Televisi Upi, dan Radio UPI, Website). Membuat Paket Informasi (Goddie Bags)

JOBDESK KEPALA HUMAS (1) Bertanggungjawab untuk pencapaian tujuan humas. Koordinasi dengan pimpinan dan koordinator humas di unit kerja. Menyusun rencana dan anggaran humas Mengelola program kegiatan humas

JOBDESK KEPALA HUMAS (2) 4. Memberi informasi kepada pimpinan tentang opini publik terkini 5. Menganalisa opini publik tentang UPI dan mempersiapkan bantahan terhadap berita yang tidak relevan. 6. Menjalin Kerjasama dengan masyarakat, lembaga, perguruan tinggi nasional, media cetak, televisi dan radio. 7. Melakukan evaluasi dan kontrol

JOB DESK DIVISI HUBUNGAN MEDIA DAN ANTAR LEMBAGA Menjalin kerjasama dengan media cetak, televisi, radio dan media online untuk mempublikasi berita UPI. Menganalisa, monitoring dan rekapitulasi berita UPI. Melaksanakan press release dan konferensi pers. Menjalin kerjasama dengan stakeholders kehumasan Memberi pelayanan bagi stakeholders kehumasan

JOB DESK DIVISI HUBUNGAN INTERNAL Mengelola informasi dan menjalin kerjasama dengan koordinator humas universitas. Mengembangkan sistem layanan informasi di setiap unit kerja (information/front desk). Membina dan mengembangkan sumber daya manusia koordinator kehumasan di setiap unit kerja. Menganalisa arus informasi dalam lembaga UPI. Mengevaluasi program kerja hubungan internal.

TUPOKSI KEPALA DIVISI LIPUTAN HUMAS UPI Meliput kegiatan di semua unit kerja UPI Meliput kegiatan di luar UPI yang berkaitan dengan kehumasan Melakukan koordinasi dengan reporter dan kontributor di unit kerja Mengedit berita yang masuk ke humas sebelum diupload ke website upi, dan media cetak internal dan eksternal Koordinasi dengan media elektronik tentang liputan kegiatan UPI

KEPALA DIVISI LIPUTAN HUMAS UPI Teknis di Lapangan Mengkoordinasikan unit kerja saat melakukan event menyediakan press release dan goodie bags bagi media. Memastikan materi presentasi diperoleh sebelum dan pada saat event berlangsung Memastikan rekan media yang diundang memperoleh data publikasi yang dibutuhkan Memastikan rekan media memperoleh kesempatan untuk mewawancara orang yang tepat saat event (secara struktur organisasi/ akademik/peran saat event) Memastikan rekan media mendapat layanan yang baik saat proses peliputan Mengirimkan berita kegiatan ke jaringan media eksternal melalui email bagi rekan medi8a yang tidak hadir

JOB DESK DIVISI PUBLIKASI DAN PRODUKSI MEDIA Mendokumentasikan pemberitaan di media cetak, televisi, radio dan media online. Mendokumentasikan kegiatan dalam bentuk audiovisual kegiatan resmi dilingkungan universitas. Memproduksi kebutuhan produksi media UPI. Merancang pendirian televisi dan radio UPI.

JOB DESK KOORDINATOR HUMAS UNIT KERJA Mengidentifikasi potensi informasi yang perlu dipublikasi di unit kerja. Mengimplementasikan sistem layanan informasi di unit kerja. Melaksanakan fungsi kehumasan dengan berkoordinasidengan Huas UPI (pusat).

JOB DESK TATA USAHA Bertanggung jawab untuk tata kelola administrasi. Memfasilitasi humas dan divisi untuk melaksanakan kegiatan humas.