RAPAT KOORDINASI ISO 9001:2000 SURVEILLANCE KJM UGM, 04 Juni 2009

Kegiatan yang perlu dikoordinasi: Visit WQA untuk ISO 9001:2000 surveillance di 9 unit kerja  18 Juni - 25 Juli 2009  Biologi 18 Juni; Peternakan 23 Juni; FMIPA 22 Juli 09; 23 Teknik Sipil dan Kimia, KJM 24, TP 15 Juli; Farmasi 16 Juli; LPPM? Audit Internal SMM ISO 9001:2000 di 9 unit kerja  10 Juni - 15 Juli 2009  Biologi 10 Juni; Peternakan 11 Juni; TP minggu III Juni.

Langkah mundur KJM Pengiriman dokumen ke WQA: 24-26 Juni ‘09 Rapat Kajiulang Manajemen : 23 Juni ‘09 Revisi Dokumen dan PTK : 20-22 Juni ‘09 Audit Internal : 19 Juni ‘09 Penyerahan Dokumen ke Auditor Internal : 15-17 Juni ‘09 Pengesahan Dokumen : 14 Juni ‘09 Penggandaan : 14 Juni ‘09 Revisi Dokumen : 28 Mei-13Juni‘09

Revisi Dokumen Inventarisasi Dokumen dan kegiatan dengan melihat temuan audit internal dan WQA (QM, QP ,WI dan FO). Mencermati Perubahan Dokumen SMM ke ISO 9001:2008 Merevisi dan melengkapi dokumen (QM, QP ,WI dan FO).

Administrasi/Keuangan yang perlu koordinasi: Biaya Visit WQA: Surveilance ISO sudah dicakup dalam kontrak Transportasi dan Akomodasi (Wisma MM) Auditor WQA : 1 kamar auditor x 1 malam, +1 tiket pp ditanggung oleh masing-masing unit Biaya Audit Internal Rapat koordinasi penentuan jadwal dan tim auditor (ditanggung KJM) 3 hari kerja: 1 desk evaluation, 1 visit, 1 report Biaya: 3 hari x 3/4 auditor x Rp 250.000,00 (ditanggung oleh masing-masing unit) KJM 2009 Rp 500 000 per auditor, untuk seluruh kegiatan. Masing-masing unit harus menganggarkan di RKAT 2009 dst. untuk keperluan mempertahankan ISO 9001:2000

Langkah – langkah yang harus dilaksanakan: Sertifikasi ISO 9001:2000 pada unit kerja harus ditindaklanjuti dengan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sistematis dan konsisten Temuan dari audit internal (AMAI Program Studi, Audit Fakultas, dan Audit Internal ISO) dan eksternal oleh WQA harus diselesaikan sesuai dengan permintaan tindakan koreksi dan hasil rapat Kajiulang Manajemen

Langkah – langkah yang harus dilaksanakan (lanjutan): Dokumen SMM yaitu Panduan Mutu (QM, Quality Manuals), Prosedur Mutu (QP, Quality Procedures), Instruksi Kerja (WI, Work Instructions), Formulir (FO, Forms), dan Rekaman Mutu (QR, Quality Records) harus selalu dimutakhirkan (updated) sesuai dengan QP Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman

Langkah – langkah yang harus dilaksanakan (lanjutan): Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan Kegiatan Utama (Bisnis Process) harus sesuai dengan QM, QP, dan WI yang mutakhir. Sebelum visitasi WQA, harus sudah dilaksanakan Audit Internal ISO, sudah ditindaklanjuti semua temuannya, sudah diselenggarakan Rapat Kajiulang Manajemen, dan sudah dilaksanakan tindakan koreksi, tindakan pencegahan, dan peningkatan mutu (diusahakan terjadwal 2 bulan sebelum visitasi audit eksternal).

Langkah – langkah yang harus dilaksanakan (lanjutan): Pada bulan Juli 09 harus sudah dilaksanakan audit eksternal oleh WQA, sudah ditindaklanjuti temuannya, sudah diselenggarakan Rapat Kajiulang Manajemen, dan sudah dilaksanakan tindakan koreksi, tindakan pencegahan, dan peningkatan mutu.

Langkah – langkah yang harus dilaksanakan (lanjutan): 7. Penyesuaian ke ISO 9001:2008 harus sudah tuntas dalam waktu 24 bulan setelah 12 Juni 08  paling lambat Nov 09. saat surveillance III November 09 harus sudah selesai.

Semua butir 1-7 ini perlu mendapatkan perhatian dan dilaksanakan dengan sungguh-sungguh, agar kita semua dapat memelihara, mempertahankan, dan bahkan meningkatkan mutu pelaksanaan SMM ISO 9001:2000/8.

Jadwal WQA PT : … KJM : 03 Juli 2009 BI : … PA : 25 Juli 2009 T.Kimia : … TP : … Farmasi : … T. Sipil : … KKN PPM : ….

Jadwal Audit Internal KJM : 15-19 Juni’09 kjm_ugm@yahoo.com PT : tridjokomurti@yahoo.com BI : mmyani@yahoo.com FA : septimawanto_apt@ugm.ac.id PA : danardono@ugm.ac.id TP : rindrati@yahoo.com T.Kimia : mfrozi@chemeng.ugm.ac.id T.Sipil : KKN PPM : kkn@ugm.ac.id eko_as2003@yahoo.com.au

Fakultas Biologi DAFTAR AUDITOR Fakultas Farmasi Dr. Ir. Hari Hartadi Andayana Puspitasari, M.Si., Apt. Ambar Kusumandari Fakultas Farmasi Drs. Agus Wahyudi, M.Si., MA. Thoriq AG., ST., M.Sc. Dr. Ir. Rini Widiati, MS. Fakultas Peternakan Leni Sophia H., ST., M.Sc., Ph.D. Ir. Suwedo Hadiwiyoto, MS., M.Phil drh. Hendry TSSG Saragih, MP. Fakultas MIPA Dr. Ir. Retno Indrati, M.Sc. Drs. Hari Purnomo, MS., Apt. Slamet Widianto, M.Sc. Eko Agus Suyono, M.App.Sc.

DAFTAR AUDITOR (LANJUTAN) Kantor Jaminan Mutu Dr. Sumantri, M.Sc., Apt. Dr. Ir. Tridjoko WM., DEA. Dr. Khabib Mustofa LPPM Drs. Sajarwa, M.Hum. Drs. Ign. Sudaryadi, M.Kes. Septimawanto Dwi P., S.Farm., M.Si., Apt. Fakultas Teknologi Pertanian Dr. JP. Gentur Sutapa, M.Sc. Dr. L. Hartanto Nugroho, M.Agr. Djoko Santosa, M.Si. Dr. Danardono

DAFTAR AUDITOR (LANJUTAN) Fakultas Teknik Kimia Thorig AG., ST., M.Sc. Ir. Djoko Murwono, M.Sc. Dr. RC. Hidayat Soesilohadi, MS. Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan Prof. Ir. Panut Mulyono, M.Eng., D.Eng Ir. Rochmadi, SU., Ph.D. Drs. Pekik Nurwantoro, MS., Ph.D.

Terimakasih