EGM Peningkatam Peran DMS, QAS dan FMS Bali – 24 Februari 2015

Sumber Dana ROMS NoKeteranganIBRD 8259-IDGrant TF Prosentase pembiayaan 80% 20% (RM) 100% 2No Rekening Khusus No Register Termasuk: IDA Credit No IND dan APBN-RM

Perubahan baru di SOP Invoice Verification Pembayaran dilakukan melalui transfer dari manajemen. Bukti pengeluaran aktual di Regional, Provinsi, dan Kabupaten akan menjadi subjek audit dan review terpisah. Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada asisten administrasi dua bulan sekali. Pengajuan tagihan atas pembayaran selambat-lambatnya dalam waktu dua bulan setelah akhir periode. LPJ paling lambat dua minggu setelah acara selesai. ……..…….

…continued Verifikasi dilakukan oleh tim resmi yang dibentuk oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Proses verifikasi harus diselesaikan dalam 10 hari kerja setelah dokumen diterima oleh tim verifikasi. Selama 10 hari kerja tersebut, hasil dan temuan dari tim verifikasi akan dikomunikasikan dan diselesaikan dengan pihak ketiga (firms dan panitia kegiatan-swakelola). Apabila diperlukan pihak ketiga akan memberikan jawaban atau perbaikan dalam kurun waktu 10 hari tersebut. Hasil pemeriksaan wajib dituangkan kedalam sebuah Berita Acara Resmi yang disepakati oleh kedua belah pihak. Proposed response: bila ditemukan fraud, tidak dapat ditagihkan lagi untuk receipts tersebut.

transfer Dari manajemen ke NoTingkatTransfer kepada 1RegionalOffice Manager 2PropinsiKoordinator Propinsi 3Kabupaten/KotaKoordinator Kabupaten/Kota

PENGAJUAN PENAGIHAN Penagihan dapat diajukan setiap bulan. Pembayaran yang telah dilakukan dapat ditagihkan maksimal 2 bulan dari tanggal pembayaran. Setelah batas kurun waktu tersebut tidak dapat ditagihkan. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyatakan valid apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan. Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, sesuai dengan periode kontrak yang bersangkutan.

Biaya dengan plafon (ceiling cost), Non Bid dengan Management Fee Biaya yang bersifat tetap (fixed cost), Bid [identik dgn Lump-sum] yaitu merupakan penagihan atas pengeluaran dari jenis biaya dengan batas atas [pagu atas] harga satuan dengan bukti: Pembiayaan didasarkan pada pemenuhan Spesifikasi Teknis dan merupakan biaya yang bersifat tetap sesuai dengan unit cost didalam kontrak - asli yang menunjukkan jumlah biaya /nilai aktual [at-cost] - dilengkapi dengan rekapitulasi sesuai RAB - disertai bukti transfer asli dari manajemen ke rekening personal/pihakketiga/ProjectManager/K oordinator Kabupaten-Kota - rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager - disertai bukti transfer asli dari manajemen ke rekening personal/pihakketiga/ProjectManag er/Koordinator Kabupaten-Kota - rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager kelengkapan bukti Kelengkapan Bukti harus merujuk pada persyaratan kontrak yaitu

Struktur Pembiayaan Kontrak [BOP] pada Kontrak ROMS No.Jenis PembiayaanSifat Unit Cost Data yang dibutuhkan I.Biaya Personil (Remuneration)Fixed Rate dgn THP Bukti transfer atas pembayaran, bukti setor pajak, kwitansi penerimaan, Time Sheet II.Reimbursable Cost (termasuk BOP/Biaya Operasional). 1.Perjalanan Dinas (Duty Travel) Biaya Perjalanan (Sea/Air Transport) Biaya Perjalanan (Inland/Local Transport) Accomodation OSA (Perdiem) Celling Rate Fixed Rate Celling Rate Fixed Rate Tiket Pesawat/Boarding/Tiket Kapal Laut/Bis/Bukti Sewa Mobil/Kwitansi Bukti Transfer 2Biaya Rumah Tangga (Utility Expenses and Office Running Cost) a.Office Supply and ConsumableFixed Rate Bukti Pembayaran Bukti Transfer b.Office Running CostFixed Rate Bukti Pembayaran Listrik, Air, Pembelian perlengkapan rumah tangga Bukti Transfer c.Sewa Kantor (Office Space)Fixed Rate Bukti Pembayaran Sewa Bukti Transfer d.Communication dan Pengiriman DokumenCelling Rate Bukti Pembayaran /Kwitansi Bukti Transfer 3Sewa Kendaraan (Vichicles Rental), include Driver Fixed RateBukti Transfer

MEKANISME VERIFIKASI TAGIHAN PIHAK KETIGA DAN SWAKELOLA BA BA BAPP DP PD

Buku Kas

Rekapitulasi Bukti Transfer

Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

TIM VERIFIKASI Verifikator adalah pejabat yang ditunjuk untuk melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban kegiatan untuk masing-masing CPIU. Penunjukan verifikator dilakukan berdasarkan surat keputusan Kepala Satker (mengikuti aturan CPIU masing-masing).

1. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek (termasuk pengendalian internal) 2. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement dan Grant Agreement), khususnya yang terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi / keuangan yang mencakup bahwa: Semua dana eksternal digunakan sesuai dengan persyaratan dan sesuai dengan tujuan pendanaan; Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran yang layak dan telah dikelompokkan dengan benar Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai dengan kesepakatan pendanaan Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan pengeluaran telah disimpan sesuai dengan kegiatan proyek. Pelaksanaan verifikasi berdasarkan hal-hal sebagai berikut: