ASPEK MANAJEMEN dan ORGANISASI
Fungsi Manajemen Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Penggerakan (Actuating) Pengendalian (Controlling)
PERENCANAAN PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down). Pimpinan organisasi mengintruksikan unit organisasi di bawahnya hanya melaksanakan hal-hal yang telah direncanakan. Untuk perusahaan yang menganut sistem desentralisasi (penyebaran kewenangan), pimpinan puncak memberikan pengarahan dan petunjuk kepada pemimpin cabang atau sejenisnya untuk menyusun rencana yang pada tahapannya akan ditinjau dan dikoreksi oleh pimpinan puncak sebelum disetujui untuk direalisasikan. Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up). pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran, dan sumber daya yang dimiliki. Selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan.
Pendekatan Campuran. Kombinasi (campuran) di antara keduanya walaupun dengan persentase yang relatif. Dengan pendekatan ini pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan di bawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada. Pendekatan Kelompok. perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan. Contoh dalam perusahaan dibentuk semacam biro atau bagian khusus seperti Biro Perencanaan. Contoh yang ada di pemerintahan adalah Bappenas (Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional).
PENGORGANISASIAN Proses yang berkaitan dengan pengaturan kegiatan dan sumber daya agar dapat tercapai sasaran kelompok secara efisien. Menyusun struktur organisasi sesuai dengan asas-asas organisasi yang berlaku. Setelah dilakukan pengkajian berdasarkan aspek-aspek ini, hendaknya diakhiri dengan suatu rekomendasi, berupa hasil studi yang menyatakan bahwa rencana pengorganisasian dapat diterima atau tidak.
ASAS-ASAS ORGANISASI Asas-asas organisasi merupakan pedoman yang secara maksimal hendaknya dilaksanakan agar didapatkan struktur organisasi yang baik sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan dengan efisien. 9 Faktor Asas-asas organisasi: Perumusan Tujuan Organisasi Departementalisasi; aktivitas menyusun satuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukan dalam rangka melaksanakan fungsi yang ada Pembagian Kerja; penetapan aktivitas terhadap masing2 fungsi Koordinasi; keselarasan antar unit untuk menghindari konflik Pelimpahan Wewenang; penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seorang pejabat ke pejabat yang lain Rentang Kendali; jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin Jenjang Organisasi; tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang Kesatuan Perintah, tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya mendapat perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu Fleksibel; mudah diubah untuk disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi
STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian ativitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tersebut sampai batas-batas tertentu. Selain itu, struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tersebut. Struktur organisasi juga menjelaskan hierarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa).
Jenis-jenis Struktur/Desain Organisasi Product Area Function Customer Matrix
1. Product Design Perusahaan mengklasifikasikan sumber dayanya berdasarkan masing-masing produk/business unitnya. Cocok untuk perusahaan yang memiliki bisnis unit yang berbeda dan segmen pasar yang berbeda. Contoh : Astra International
1. Product Design CEO Automotive Agribisnis Finance
1. Product Design + Kelebihan: Lebih fokus dan terarah Lebih responsif terhadap perubahan pasar Kelemahan : Duplikasi fungsi manajemen Sulit untuk menjalin hubungan antar divisi produksi
2. Area Design Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan lokasi /area pemasaran. Contoh : PT KA
2. Area Design CEO Daops I Daops II Daops III
2. Area Design Kelebihan Kekurangan : Respon yang lebih cepat terhadap perkembangan di daerah. Analisa pemasaran yang lebih terfokus berdasarkan karakteristik daerah. Kekurangan : Inefisiensi biaya karena terdapat duplikasi fungsi
3. Functional Design Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan fungsi umum perusahaan. Contoh: divisi HRD, divisi keuangan, divisi pemasaran, dll.
3. Functional Design Kelebihan Kekurangan Standarisasi kompetensi dalam suatu divisi Mudah mengidentifikasi apabila terdapat konflik antar divisi Kekurangan Hanya cocok untuk organisasi yang memiliki unit bisnis atau segmen pasar yang homogen.
3. Functional Design CEO Div. Keuangan Div. SDM Div. Pemasaran
4. Customer Design Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan karakteristik pelanggannya yang membutuhkan strategi khusus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Contoh: Hero supermarket dengan gerai Hero dan Giant
4. Customer Design CEO Segmen market Kelas A Segmen market Kelas B
5. Matrix Design Perusahaan mengadopsi dua bentuk desain organisasi, misal product dan area desain. Contoh : Bank Mandiri
5. Matrix Design CEO Consumer Banking Small Business Micro Banking Commercial Banking Corporate Banking Kanwil I Kanwil II
PENGGERAKAN (ACTUATING) Aspek Leadership; mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia agar mau bekerja untuk mencapai tujuan Staffing Right men on the right job
PENGENDALIAN (CONTROLLING) Fungsi pokok pengendalian tersebut adalah: Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberian sanksi yang semestinya terhadap penyimpangan yang terjadi. Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien. Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya pengendalian/pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi berikut karyawannya dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar sehingga, kesalahan dalam pelaksanaan tugas akan kecil kemungkinannya untuk muncul. Jika tindakan yang salah tidak dapat dihindari, laporan tertulis mengenai penyimpangan itu wajib diberikan. Dengan cara-cara seperti ini, diharapkan tanggung jawab terhadap pekerjaan makin lama makin tebal.